13.11.2014 | Top-Thema Qualitätsmanagement

Umdenken in Kanzleien

Kapitel
Dank QM den Durchblick behalten
Bild: Veer Inc.

Keine Zeit, kein Geld und Angst vor Veränderungen: Wer Steuerberater nach den Gründen fragt, auf ein strukturiertes Qualitätsmanagement zu verzichten, bekommt meist die gleichen Antworten. Dabei können einheitliche und transparente Prozesse einen Qualitätsstandard sichern sowie zu mehr Effizienz und nicht zuletzt zufriedenen Mandanten beitragen.

Christian Wolf, Steuerberater mit eigener Kanzlei, hat lange gezögert, bevor er sich auf die Qualitätsmanagement-Reise machte: "Die größte Hürde war in meinem Kopf, denn wie viele Kollegen dachte ich, man könne QM einkaufen, dabei ist es eine Managementaufgabe, die man mit den richtigen Mitarbeitern Schritt für Schritt umsetzt."

Seit gut zwei Jahren setzt StB Wolf auf gemanagte Qualität. Letztlich erfüllte er den Wunsch seiner Angestellten nach festgeschriebenen Prozessen, ohne sich ständig mit dem Chef abzusprechen. Heute arbeiten Wolfs Mitarbeiter anstehende Aufgaben rückfragenfrei ab. "Und das alles ohne QM-Monster", betont der Kanzleichef.

Mehr Freiraum für strategische Überlegungen

Für StB Evelyn Oettinger, Inhaberin einer kleinen Kanzlei in Nordrhein-Westfalen, war Qualitätsmanagement kein Thema, solange sie noch alles selbst machte. "Doch mit jedem weiteren Mandanten stieg meine Unsicherheit, ob meine Mitarbeiter so arbeiten, wie ich es mir wünsche", erinnert sie sich. "Unser System gibt nun den Mitarbeitern Halt, sie kennen meine Ziele und Visionen", betont Oettinger, die ihre Mitarbeiter zu Miniunternehmern erziehen will. Die Steuerberaterin selbst findet heute mehr Freiräume für unternehmerische Aufgaben und strategische Überlegungen. 

So wie bei StB Wolf und StB Oettinger helfen einheitliche Standards in Steuerkanzleien, die Qualität der Dienstleistung hoch zu halten. Checklisten, Vorlagen oder ein QM-Handbuch sichern beispielsweise einheitliche Arbeitsabläufe, die allen Mitarbeitern klar sind. Dadurch reduzieren sich Fehler und Zeitaufwand der Mitarbeiter. 

Auch Mandanten profitieren

Sichtbar wird das QM-System auch für Mandanten – bei StB Wolf durch einen monatlichen Erfolgsreport zum Rechnungswesen, Checklisten und Hinweise zu Auffälligkeiten oder ein Besprechungsexemplar zum Abschluss. Diese Elemente vermitteln den Mandanten neben einer prozessorientierten Bearbeitung ihres Mandats vor allem Wertschätzung und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit.  

"Der routinierte Umgang mit ihren Anliegen gibt Mandanten das Gefühl, in einer Kanzlei gut aufgehoben zu sein. Sichtbar wird dies beispielsweise darin, dass auf Anfragen schnell und kompetent reagiert wird", bestätigt Christian Michel, Referent für Berufsrecht beim Deutschen Steuerberaterverband e. V. (DStV). Daher empfiehlt er einen QM-Beauftragten zu bestellen, der die entsprechenden Aktivitäten koordiniert.

Schlagworte zum Thema:  Kanzleimanagement, Qualitätsmanagement

Aktuell

Meistgelesen