- Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems
- Bestandteile des Qualitätsbegriffs
- Definition der Kanzleiziele
- Arbeiten mit Checklisten
Im Rahmen der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems werden die Aktionen nicht als Einzelaktion ausgeführt, sondern das Prozess-System wird als Ganzes eingeführt.
Man unterscheidet im Rahmen des Qualitätsbegriffs 3 Bereiche:
Prozessqualität
Beschreibt die optimale Kombination aus Personal, EDV und sonstigen Hilfsmitteln. Dabei müssen die gesetzlichen Rahmenbedingungen bei der Leistungserstellung eingehalten werden.
Produktqualität
Diese wird an dem Zufriedenheitsgrad der Mandanten gemessen.
Verhaltensqualität
Hier ist es wichtig, dass jeder einzelne Mitarbeiter der Steuerkanzlei positiv motiviert wird und sich eine richtige Einstellung zur Qualität der Arbeit verschafft.
Will man umschreiben, wobei es sich um ein Qualitätsmanagementsystem in der Steuerberatung handelt, kann man sich darunter eine Arbeitsprozessfolge mit Zielen vorstellen, die sich dann auch als Kreislauf darstellen lassen.
So gehört zum Arbeitsprozess „Aufträge akquirieren“ die Zielsetzung neue Aufträge und Mandanten gemäß dem Mandantenprofil zu gewinnen. Zu dem Prozess „Aufträge durchführen“ gehört das Ziel der Erbringung einer optimalen Qualität der Arbeit. Oder aber der Prozess der „Verbesserung der Mandantenzufriedenheit“ hat das Ziel, die Mandanten besser zu betreuen.
Zu den vorbereitenden Arbeiten gehört, dass sich jeder verantwortliche Mitarbeiter Gedanken macht, was zu seinen Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren gehört. Diese sollten entsprechend niedergeschrieben und mit den jeweiligen Mitarbeitern besprochen werden. Zu den Erfolgsfaktoren kann z.B. ein gutes Arbeitsklima in der Kanzlei gehören. Auf der Misserfolgsseite kann fehlendes Teamwork zu Stresssituationen in der Kanzlei führen.