Viele webbasierte Buchhaltungslösungen bieten steuerberaterfreundliche Produkt-Features und besondere Services für Steuerberater. Im 8. Teil unserer Serie stellen wir die Lösung lexoffice vor.
lexoffice ist eine der umfassendsten Lösungen am Markt. Die cloudbasierte Buchhaltung bietet neben einer Bankschnittstelle, Texterkennung und Kassenbuch viele weitere Buchhaltungsfeatures wie eine Elsterschnittstelle, eine mobile Belegerfassung sowie eine direkte Schnittstelle, um Daten digital an den Steuerberater zu übertragen. Aus dem Beleg werden alle relevanten Infos mit automatischer Texterkennung ausgelesen und die Eingabefelder für die Buchung befüllt. Der Beleg und die entsprechende Buchung sind automatisch verknüpft. Alle Buchungen erscheinen übersichtlich in der Buchungsliste.
Integrierte Datev-Schnittstelle
Über die "DATEVconnect online"-Schnittstelle werden die relevanten Daten per Mausklick direkt in die Datev-Kanzleisoftware des Steuerberaters überspielt. Darüber hinaus gibt es weitere Exportmöglichkeiten für Buchhaltungsdaten, zum Beispiel im standardisierten DATEV-Format, als PDF, im CSV- oder TXT-Format. Der Datev-Export verknüpft Buchungsdaten und Belegbilder. Dadurch dass der User in SKR03 und SKR04 geführt wird und keine eigenen Konten angelegt werden können, wird ein sehr sauberes Datenformat geschrieben, das sich problemlos in die Kanzlei-Software importieren lässt.
Unterschreiben auf dem iPad
Das Arbeiten auf mobilen Geräten ist ebenfalls möglich. Nutzer können unterwegs Angebote und Rechnungen erstellen, Belege erfassen, Kundendaten verwalten und Einblick in ihre Finanzen nehmen. Eine App ist sowohl für iOS als auch Android verfügbar. Die Lösung unterstützt die Apple Watch und das Unterschreiben von Angeboten auf dem iPad oder iPhone.
Vielfältige Möglichkeiten der Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant
Besonderes Augenmerk wird auf die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater gelegt: Nutzer können ihrem Steuerberater einen kostenfreien Zugang zur Lösung gewähren. In einem speziellen Steuerberater-Cockpit kann dieser sich dann beispielsweise die aktuellen Finanzreports ansehen oder Belege und Daten in seine Kanzleisoftware übernehmen. Mit dem Direktzugriff können Steuerberater sich auf die Sicht ihres Mandanten einwählen, Korrekturen durchführen oder Grundeinstellungen ändern. Es kann dabei jederzeit nachvollzogen werden, wer welche Änderungen durchgeführt hat.
Verfahrensdokumentation zur Belegablage auf Knopfdruck
Seit einiger Zeit lassen sich Betriebsprüfer vermehrt die Verfahrensdokumentation vorlegen. Es handelt sich hierbei um ein zentrales Informationsdokument für die Abläufe und den Aufbau der elektronischen Buchführung – so wurde es schon 1995 in den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) – dem Vorgänger der GoBD – festgelegt. In lexoffice ist die Erstellung dieser Dokumentation sehr elegant gelöst. Im Steuerberater-Zugang reicht ein Klick und die Verfahrensdokumentation wird auf Basis der Muster-Verfahrensdokumentation der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung und der individuellen lexoffice-Einstellungen sowie der angelegten Benutzer mit den entsprechenden Rechten im Word-Format generiert. Diese kann dann durch den Steuerberater ergänzt und finalisiert werden.
Steuerberaterseite für mehr Reichweite
Außerdem bietet der Hersteller Webinare für Steuerberater sowie Mandantenschulungen an. Eine Steuerberatersuche soll Mandanten helfen, mit Steuerberatern zusammenzukommen, die ebenfalls lexoffice nutzen. Sie ist auf der lexoffice-Website und direkt in der Anwendung angebunden. Steuerberater können sich nach Registrierung in dieser Suche listen lassen.
Hinweis: Das beschriebene Produkt lexoffice ist – ebenso wie das Portal haufe.de/steuern – ein Angebot der Haufe-Lexware GmbH.
dass ich als Freiberufler nicht zur Zielgruppe dieses Programms gehöre habe ich verstanden. Die hohe Bedeutung der DATEV Schnittstelle zum Austausch mit dem Steuerberater habe ich dargestellt, da ich selber nicht in der Lage bin einen Jahresabschluss zu erstellen. Bei der Texterkennung geht es nicht primär um die richtige Erkennung des Textes, dass ist von der Vorlage abhängig, die automatische Zuordnung des Textes ist nicht immer genau und sollte daher überprüft und ggf. korrigeirt werden. Was ich nicht mehr überprüfen kann, da ich den Vertrag gekündigt habe, ob es möglich wäre eine simple Einnahmenüberschussrechnung korrekt zu erstellen. Ich würde gern das Ergebnis des Steuerberaters überprüfen. Und das das Programm - auch für einen Freiberufler ohne Bilanzierungspflicht - nicht geeignet ist auf einen Steuerberater zu verzichten haben Sie ja bestätigt. Der Steuerberater kostet mich ca. 60 Euro pro Monat für Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldung, dann kann ich mir auch die Kosten für das Programm sparen, da ich ja auf den Steuerberater nicht verzichten kann.
leider konnten wir Ihre Erwartungen an die Lexoffice Buchhaltungssoftware nicht erfüllen, aber wir möchten versuchen Ihren Standpunkt aufzugreifen und dazu Stellung zu nehmen.
Lexoffice hat nicht den Anspruch eine Komplettlösung für Ihren Jahresabschluss zu sein. Problemlos, flexibel einsetzbar und schnell, hilft Ihnen Lexoffice bei der Verarbeitung der laufenden Geschäftsvorfälle auf Basis von Belegen, ersetzt aber keinen Steuerberater. Manuelle Buchungen zu denen auch die jährlich anfallenden Abschreibungsbuchungen ins Anlagevermögen gehören sind im Rahmen der Jahresabschlusserstellung von Ihrem Steuerberater eingepflegt werden. Sollten Sie in Erwägung ziehen Ihre Buchführung nicht zum Steuerberater zu geben, können wir Ihnen Lexware Financial Office empfehlen.
Es ist bisher tatsächlich nicht möglich, die mit der Kreditkarte getätigten Geschäftsvorfälle in Lexoffice einzuspielen. Hier bitten wir um Geduld, dieses Feature wird unseren Anwendern in Kürze zur Verfügung stehen.
Nahezu für jede Belegart ist die digitale Belegerfassung einsetzbar, sofern eine standardisierte Form vorliegt. Undeutliche, verschobene oder schwer lesbare Schriften auf Belegen können das Einlesen verhindern, weswegen eine Überprüfung immer erforderlich ist.
Wir hoffen, dass Ihnen dieses Feedback hilft und bitten um Ihr Verständnis.