Elektronische Rechnungen: Checkliste zur Einführung

Elektronische Rechnung einführen: Checkliste

Punkte, die bei der Einführung eines Systems zur Erstellung elektronischer Rechnungen beachtet werden sollten:

Steuerlich

• Echtheit der Rechnungsherkunft (Authentifizierung)
• Unversehrtheit des Inhalts
• Archivierung über einen Zeitraum von zehn Jahren, dazu Vorhalten entsprechender Soft- und Hardware
• Übereinstimmung mit GoBD und Handelsrecht

Betriebswirtschaftlich

• Akzeptanz bei Geschäftspartnern, weiterhin Möglichkeit zur Erstellung einer Rechnung in Papierform
• In- und Auslandskompatibilität
• Einbindung in EDV des Betriebes
  - bestehende Möglichkeiten des hauseigenen Systems prüfen
  - Implementierung allgemein
  - Zusammenspiel mit Fibu
  - Archivierung
• Implementierungsaufwand
  - Anbindung an hauseigenes System
  - Kosten
• Handling
• Optimierung von Verfahrensabläufen
  (schnellere Verbuchung und Zahlung, Reduzierung der Fehlerquellen, ...)
• Kosteneinsparung bei Wegfall von Rechnungen in Papierform
  (Personal, Büromaterial, Archivierung)
• Datenschutz

Verfahren zur Einführung der elektronischen Rechnung

Für den elektronischen Versand ist kein besonderes Verfahren vorgeschrieben (Abschn. 14.4 Absatz 2 Satz 2 UStAE).

EDI-Verfahren

EDI ist ein in der Wirtschaft verwendetes System zur sicheren elektronischen Datenübermittlung. Hier werden die Daten zwischen den Beteiligten direkt ausgetauscht. Sowohl auf Sender- wie auch auf Empfängerseite müssen die Datenverarbeitungsanlagen gegenseitig abgestimmt werden.

E-Rechnung: Elektronische Signatur

Bei diesem Verfahren wird neben dem Dokument noch ein Übertragungscode versandt. Dadurch werden die Echtheit des Absenders und Unversehrtheit des Inhalts garantiert. Zum Nachweis müssen Dokument und Übertragungscode so abgespeichert werden, dass sie einander zugeordnet werden können. Um bei der Übertragung nicht von außen mitgelesen werden zu können, sollte das Dokument (= Rechnung) selbst noch verschlüsselt werden. Die Methode ist vornehmlich für Massenverfahren geeignet.

Elektronische Rechnungen als E-Mail oder DE-Mail

Steuerlich ist der Rechnungsversand mit E-Mail möglich, sofern der Empfänger zustimmt. Rechnung und E-Mail sind zu archivieren. Datensicherheit im Sinne des Datenschutzgesetzes ist mit der einfachen E-Mail nicht gegeben, kann aber mit der DE-Mail sichergestellt werden.

E-Rechnungen als Fax

Auch eine von Computer-Fax zu Computer-Fax gesandte Rechnung stellt eine elektronische Rechnung im Sinne des UStG dar. Eine von Standard-Telefax an Standard-Telefax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax übermittelte Rechnung gilt als Papierrechnung.

ZUGFeRD: E-Rechnung

Die AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., Eschborn), gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, hat im Juni 2014 eine neue Plattform zum Erstellen und Archivieren von elektronischen Rechnungen entwickelt.

Das mit dem Kürzel «ZUGFeRD» (= Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung Deutschland) bezeichnete Format hat folgende Eigenschaften:

• Die Rechnungen bestehen immer aus einer ausdruckbaren, für das menschliche Auge lesbaren PDF-Datei und einer einheitlich strukturierten elektronischen XML-Datei (mit auswertbaren Datenfelder), die der PDF-Datei angefügt wird.
• Diese „Hybridrechnung“ kann per E-Mail versandt werden.
• Sowohl beim Aussteller, wie beim Rechnungsempfänger kann die Rechnung optional ausgedruckt werden.
• Die XML-Datei kann in das Rechnungswesen eingespielt werden.
• Bilaterale Absprachen zwischen den beteiligten Parteien sind aufgrund der verwendeten XML-Codierung nicht notwendig.
• Will der Empfänger lediglich eine Rechnung in Papierform, so kann dieser auch mit dem herkömmlichen Papierverfahren bedient werden; wird die E-Rechnung mit E-Mail versandt, kann sie der Empfänger ausdrucken. Die XML-Datei ist nach wie vor vorhanden, wird aber nicht weiter ausgewertet.
• Verarbeitung und Archivierung sind problemlos. Das verwendete PDF/A-Format (ISO-Norm 19005-3:2012) lässt auch eine Volltextsuche zu.
• Nach Angaben der AWV ist das Verfahren herstellerunabhängig.
• Betriebswirtschaftlich ist die Methode ab Einmalrechnungen und bis zu ca. 700 Rechnungen pro Monat sinnvoll.

Auf ihrer  Website beschreibt die AWV das Verfahren sowie die technische Umsetzung (XML-Standard), nennt Programmanbieter und Nutzer.

Kostenvergleich Papier und Elektronik

Der Buchführungsdienstleister DATEV hat in Zusammenwirken mit der IHK Südlicher Oberrhein einen Vergleich der Prozesskosten beim elektronischen und papierhaften Ein- und Ausgang von Rechnungen dargestellt.

Prozesskosten beim Rechnungsausgang:

Quelle: IHK Südlicher Oberrhein, 5. November 2015, Elektronische Rechnungsabwicklung – So sparen Sie Geld!

Prozesskosten beim Rechnungseingang:

Quelle: IHK Südlicher Oberrhein, 5. November 2015, Elektronische Rechnungsabwicklung – So sparen Sie Geld!

Zeitlicher Rahmen zur Einführung der elektronischen Rechnung

Die Europäische Union will die Elektronische Rechnung (E-Rechnung, X-Rechnung) für die Abrechnung des öffentlichen Auftragswesens verbindlich machen.

In Deutschland ist folgender Fahrplan vorgesehen: Abrechnung von öffentlichen Aufträgen nur noch in elektronischer Form

• bei den obersten Bundesbehörden ab 27.11.2018,
• bei allen anderen Bundesbehörden ab 27.11.2019,
• bei allen Behörden ab 27.11.2020.

Wichtig: Formvorschriften

Rein bildliche Formate (z. B. herkömmliches PDF-Format, reine Faxe) scheiden bei der Umsetzung der behördlichen Vorgabe aus.

Zulässig (und sinnvoll) sind nur Formate, die automatisiert weiterverarbeitet werden können (z. B. ZUGFeRD-Format).

Wann die Umsetzung auch für den nicht-öffentlichen Bereich inkrafttreten soll, ist in Deutschland noch nicht entschieden bzw. absehbar. Eine Vorreiterrolle übernimmt hier Italien, wo die elektronische Rechnung für alle Bereiche vorgeschrieben ist.

Hier finden Sie weitere Informationen zu dem Thema elektronische Rechnungen:

> Elektronische Rechnungen: Übermittlung, Nachweispflichten, Aufbewahrung und Archivierung

> Elektronische Rechnungen: Vorteile und Rahmenbedingungen

> Elektronische Rechnungen: Was Sie beachten müssen

Alle Informationen zum Thema "ZUGFeRD" finden Sie auf dieser Themenseite.