Elektronische Rechnungen: Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Aufbewahrung

Elektronische Rechnungen - Rechnungseingang: Vorsteuerabzug

Stellt der Leistende eine elektronische Rechnung aus, ist der Vorsteuerabzug möglich, sofern das Übertragungsverfahren (Rechnungseingang) und die Aufbewahrung (Archivierung und Lesbarmachung) den Vorschriften entsprechen (siehe Kapitel Elektronische Rechnungen: Rechtsrahmen).

Rechnungsausgang von elektronischen Rechnungen: Grundsätze

Ausgehende Rechnungen müssen den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) entsprechen:

Wie bei der Papierform besteht auch ein elektronisches „Radierverbot“. Es muss sichergestellt sein, dass die elektronische Rechnung weder bei der Übertragung noch bei der Archivierung verändert werden kann.

Sofern eine Rechnung mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden ist, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht in die einzelnen gespeicherten Daten zu nehmen und die Daten maschinell auszuwerten (Datenzugriff). Weiterhin kann sie einen maschinell auswertbaren Datenträger mit diesen Daten verlangen (Datenträgerüberlassung).

Speicherung und Aufbewahrung für elektronische Rechnungen

Wird die elektronische Rechnung als E-Mail-Anhang versandt,

• dient die E-Mail nur als «Briefumschlag» und kann gelöscht werden.
• Enthält die E-Mail jedoch steuerrelevante Daten – z. B. einen Hinweis auf Skonto – ist sie mit aufzubewahren und abzuspeichern.

Grundsätzlich muss beachtet werden, dass beim Speichern keine Informationen verloren gehen dürfen. Sämtliche Anhänge und Verknüpfungen sind mit abzuspeichern.

Achtung: Vorsicht beim PDF-Format

Das Anforderungskriterium der maschinellen Auswertbarkeit ist bei Belegen (=Rechnungen), die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt werden, nicht gegeben, wenn diese nur im graphischen PDF-Format abgespeichert werden. Hier ist eine Archivierung im ursprünglichen Datenformat bzw. im ASCII- oder CSV-Format erforderlich.

Anders zu beurteilen ist die Archivierung gescannter Eingangsrechnungen, die ursprünglich in Papierform vorgelegen haben. Hier ist von Beginn an keine maschinelle Auswertbarkeit gegeben. Betriebe sind nicht verpflichtet, bei der Archivierung eine maschinelle Auswertbarkeit herbeizuführen. Die Archivierung im PDF-Format ist hier zulässig.

E-Rechnungen: Rechnungskopien

Nach § 14c UStG schuldet der Unternehmer den in der Rechnung ausgestellten Steuerbetrag. Werden Rechnungskopien oder Duplikate erstellt, müssen diese als solche gekennzeichnet werden, um eine mehrfache Belastung des Unternehmens mit Umsatzsteuer zu vermeiden. Insbesondere der Rechnungsversand muss „eindeutig“ sein. Spiegel-Dateien und Archive sind als solche zu kennzeichnen.

Elektronische Rechnung: Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsunterlagen bzw. Rechnungen beträgt zehn Jahre.

Innerhalb dieses Zeitraumes müssen die Unterlagen (z. B. Rechnungen) jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Auf Verlangen des Finanzamts muss der Steuerpflichtige die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausdrucken oder ohne Hilfsmittel lesbar machen.

Hier finden Sie weitere Informationen zu dem Thema elektronische Rechnungen:

> Elektronische Rechnungen: Übermittlung, Nachweispflichten, Aufbewahrung und Archivierung

> Elektronische Rechnungen: Vorteile und Rahmenbedingungen

> Elektronische Rechnungen: Was Sie beachten müssen

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