20.01.2015 | Top-Thema Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Datenformat

ZUGFeRD-Datenformat für e-Rechnungen: Die Erleichterungen

Kapitel
Bild: Michael Bamberger

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie unterstützt das Datenformat ZUGFeRD, das den Austausch von Daten ermöglicht. Es hat hierzu praktische Informationen zu den Erleichterungen, die das ZUGFeRD-Datenformat bei e-Rechnungen bringt, zusammenfassen.

Die elektronische Rechnung, kurz e-Rechnung, im ZUGFeRD-Datenformat ermöglicht den Austausch von Daten ohne vorherige Absprache der Partner über das Datenformat. Als Container wird eine pdf/A3-Datei genutzt. In diese Datei werden strukturierte XML-Daten eingebunden. Damit gibt es kein Entweder-oder, also analog oder digital, sondern es gibt ein „Sowohl-als-auch“, ein maschinenlesbares Dokument, das als pdf auch immer menschenlesbar ist, wie bislang die analoge Rechnung auf Papier. ZUGFeRD steht für Zentrale User Guideline Forum elektronische Rechnung Deutschland.

Die entscheidende Erleichterung gegenüber heute genutzten Datenaustauschverfahren für e- Rechnungen ist ein Austausch von Rechnungen ohne vorherige Absprache.

 Das FeRD-Rechnungsdatenformat erlaubt es,

  • Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF Datei zu übermitteln und
  • diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten.

Die Verbuchung kann vollständig automatisiert werden. Steuer- und handelsrechtliche Anforderungen an elektronische Rechnungen sind beachtet.

Ein zusätzlicher Vorteil:

Auf jeder Station vom Versender bis zum Empfänger gibt es eine Rückfallmöglichkeit in die analoge Welt: Es kann immer noch ganz altmodisch eine Rechnung auf Papier ausgedruckt werden.

Die finale Version 1.0 des ZUGFeRD-Datenformats extended steht seit dem 25. Juni 2014 zum Dowlnoad bereit.

Erste Erfahrungen mit ZUGFeRD bei e-Rechnungen aus der Praxis

Ein Unternehmen, das das ZUGFeRD-Datenmodell auf der Rechnungsausgangsseite einsetzt, spart durch den Einsatz des Datenformatas verbunden mit einer Prozessoptimierung rund 10 EUR. Es senkt die Kosten um 60 Prozent je Rechnung . Darüber hinaus werden im Durchschnitt die Rechnungen 5,3 Tage früher bezahlt.

Von den Neukunden akzeptieren 97 Prozent eine elektronische Rechnung. Bei den Bestandskunden gingen die Zahlungen in 30 Prozent der Fälle schneller ein.

Mit dem übergreifenden Datenformat wird der digitale Rechnungsaustausch gerade auch für kleinere Unternehmen ohne vorherige Abstimmung des Datenformats möglich. Die Geschäftsbeziehungen können sowohl zwischen Unternehmen als auch zu Behörden deutlich entbürokratisiert werden.

Hier finden Sie weitere Informationen zu dem Thema elektronische Rechnungen:

Elektronische Rechnung – Vorteile und Rahmenbedingungen

Elektronische Rechnungen: So gelingt Ihnen die Einführung

Elektronische Rechnungen: Was Sie beachten müssen

Ministerialrat Dr. Friedrich Wilhelm Haug (Referatsleiter VIIA5 - BMWi)

Elektronische Rechnung, Digitale Rechnung, Rechnung, Steuerrecht, Handelsrecht, Prozessoptimierung, ZUGFeRD