Mandanten wenden sich an ihre Berater

"Im Rahmen von unterjährigen Beratungs- und Jahresabschlussgesprächen werden Vertriebswege, wie zum Beispiel der Online-Handel, von uns thematisiert, sofern dies für den Mandanten eine vielversprechende Lösung sein könnte", sagt Kunde. Wichtig sei es, auch Planungsrechnungen zu erstellen, die aufzeigen, ob der Verkauf via Web rentabel sein wird.

Neue Absatzchancen und neue Risiken

"Firmen, deren Kundschaft sich zuvor auf eine bestimmte Region konzentriert hat, unterschätzen häufig die enorme Ausweitung ihres Aktionsradius durch das Internet", so Kunde. Das eröffnet zwar neue Absatzchancen, doch womöglich wird es rechtlich schnell heikel, etwa weil die jeweilige Firma mit einem Mal viele Kunden im Ausland hat. Die Steuerberaterin verweist auf die Lieferschwelle im europäischen Versandhandel, die fürs Online-Shopping gleichfalls gilt. Liefert ein Unternehmen in Deutschland an Privatkunden beispielsweise in Österreich Waren im Wert von über 35.000 EUR, muss die Umsatzsteuer – Satz in Österreich: 20 Prozent – an den österreichischen Fiskus abgeführt werden. Andernfalls muss man damit rechnen, wegen Steuerhinterziehung belangt zu werden.

Digitalisierung der Belegerfassung

Unterschätzt wird ferner die Datenmenge, die zu bewältigen ist: Die kann sich selbst bei einer verhaltenen Web-Präsenz auf weit mehr als 1.500 Bestellungen pro Monat summieren. Das hat viele Buchungen zur Folge, die rasch ein Volumen erreichen, das sich händisch nicht mehr bewältigen lässt. An einer Digitalisierung der Belegerfassung und ihrer Weiterverarbeitung führt deshalb kein Weg vorbei. "Optimal ist für uns, wenn wir bei Mandanten die benötigten Daten selbst durch die Anbindung an eine Schnittstelle abrufen können", betont Online-Branchenkennerin Kunde.

Erst Bezahlung, dann Lieferung

"Ferner ist es im Internet – anders als in der analogen Geschäftswelt – meist üblich, dass zuerst bezahlt und dann die Ware geliefert wird", gibt Steuerberater Peter Strumberger, Inhaber der Strumberger AG Steuerberatungsgesellschaft in München, zu bedenken. Daraus resultieren für die ordnungsgemäße Erfassung von Geschäftsvorfällen in der Finanzbuchhaltung einige Schwierigkeiten:

Da im Online-Handel die klassische Zuordnung von Zahlung und Rechnung über die Rechnungsnummer allenfalls selten möglich ist, braucht man eine speziell ausgetüftelte Software und Schnittstellen, um sie zusammenzuführen. "Das geht nur mit einer Offenen-Posten-Buchhaltung", erklärt Stefan Kaumeier, Geschäftsführer von Deutscher Konverterdienst (Dekodi) in Fürth. Dekodi hat sich auf Pro­zess­automatisierungs- und Schnittstellenlösungen im Bereich des kaufmännischen Rechnungswesens spezialisiert. Erst mit einer Offenen-Posten-Buchhaltung sind Plausibilitätskontrollen durchführbar, um Irrläufer ausfindig zu machen und zu eliminieren.

Kalkulation und BWA

Aber es geht um mehr, als lediglich Zahlungen und Rechnungen korrekt miteinander zu verknüpfen. Eine saubere Datenaufbereitung ist nicht nur unverzichtbar, damit der Steuerberater die Finanzbuchhaltung realisieren kann, sondern darüber hinaus zur Erstellung einer aussagekräftigen Kalkulation. "Von hohen Umsätzen sollte man sich nicht blenden lassen", warnt Strumberger. Insbesondere wenn die Margen knapp kalkuliert sind, sei es ratsam, Gebühren und Wechselkurse von Abrechnungssystemen wie der Ebay-Tochter Paypal genau zu begutachten.

Online-Händlern werden von Paypal saftige Gebühren vom Verkaufserlös abgezogen, und die für die Umrechnung zugrunde gelegten Wechselkurse sind laut Kaumeier deutlich ungünstiger als die von Banken. "Aber das wird nirgends ausgewiesen", kritisiert er. Bei Paypal erhält man keinen ausgedruckten Kontoauszug, der einen laufenden Saldo ausweist. Papier gibt es praktisch nicht mehr. Der Händler bekommt nur PDF-Dokumente. Will er Abrechnungen im Detail nachvollziehen, muss er auf entsprechende Abrechnungsdateien zurückgreifen, die ohne eine spezielle Software oder zumindest die Aufbereitung durch ein Tabellenkalkulationsprogramm nicht lesbar sind. "Um Ungereimtheiten schnell auf die Spur zu kommen, sind hier gleichfalls Plausibilitätskontrollen vonnöten", empfiehlt Kunde. Ärgerlich ist ferner, dass es bei Amazon & Co. Kaumeier zufolge üblich ist, die Gebühren vom Brutto-Umsatz zu berechnen, also vom Verkaufswert der Ware plus Umsatzsteuer.

Regelmäßig eine BWA zu erstellen, ist wichtig für die dauerhafte, erfolgreiche Web-Präsenz. Sie ermöglicht einen Soll-Ist-Vergleich der Preiskalkulation, des Artikelabsatzes und der Margenentwicklung. Retourenquote und Hauptumsatzträger werden ebenfalls ermittelt. Kunde fertigt einmal pro Monat eine oftmals individuell strukturierte BWA an, die sie mit dem Mandanten analysiert.