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Zur Vorbereitung auf den Besuch ist eine Checkliste sinnvoll Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Ein Interessent, der sich entschließt zu Ihnen in die Kanzlei zu kommen, um über die Möglichkeiten der Zusammenarbeit zu sprechen, ist in den meisten Fällen auch bereit, Mandant zu werden.

Widmen Sie diesem Punkt trotzdem Aufmerksamkeit, denn damit legen Sie den Grundstein für die dauerhafte Zufriedenheit des Mandanten und können gleich so begeistern, dass Sie weiterempfohlen werden.

Denn auch im Vorfeld können Sie schon einen positiven Akzent setzen, indem Sie dem Interessenten einen Willkommens-Brief oder eine E-Mail schreiben, worin die wichtigsten Eckpunkte für die Anfahrt, die Parkmöglichkeiten, die mitzubringenden Unterlagen und die Besprechungspunkte aufgeführt sind. Auch wenn das vermutlich alles auch auf Ihrer Internet-Seite zu finden ist, zeigen Sie damit wie wichtig Ihnen dieser Mensch mit seinen Bedürfnissen ist

Checkliste hilft bei der Vorbereitung

Für den Besuch selbst ist eine Checkliste sinnvoll, um im Vorfeld kurz durchzugehen, was vorzubereiten ist und auf was Sie während des Gesprächs achten wollen:

  • Information aller Mitarbeiter über Besuch (am Tag des Besuches sind die Büros auf jeden Fall ordentlich zu halten)
  • Begrüßung mit Namen am Flipchart im Besprechungsraum vorbereiten
  • Besprechungstisch mit Block, Stift, frischen Blumen vorbereiten
  • Begrüßungsmappe mit Namen + Logo des Besuchers bereit legen
  • Kaltgetränke bereitstellen, Getränkekarte
  • Nach kurzem Small-Talk mit Kanzleirundgang starten
  • Wenn möglich Mitarbeiter präsentieren, der künftig die Bearbeitung übernimmt. Oder noch besser, diesen Mitarbeiter gleich zum Gespräch dazu holen, wenn es um die Details der Zusammenarbeit geht
  • Zuerst Interessenten über sein Unternehmen sprechen lassen und seine Erwartungshaltung erfragen
  • Kanzlei präsentieren mit Spielregeln Zusammenarbeit, Leistungsumfang, evtl. mit unterstützender Power-Point-Präsentation am PC oder Aufsteller in Ordnerform 
  • Details für Angebotsgestaltung erfragen und aufnehmen
  • Rubbellos (oder andere kleine Überraschung) zum Abschied für Extra-Aha-Effekt

Auf jeden Fall nachhaken

Wenn die Chemie stimmt und Sie solche Punkte beachten, wird der Interessent ganz sicher zu einem begeisterten Mandanten. Sollte aus irgendeinem Grund der Auftrag an diesem Tag nicht zustande kommen und sich der Mandant nicht mehr bei Ihnen melden, scheuen Sie sich nicht und fragen Sie persönlich nach den Hintergründen. Das ist aufschlussreich für die nächsten Gespräche die Sie führen und zeigt natürlich auch noch einmal dem Interessenten, wie wichtig er Ihnen ist. Bitten Sie auf jeden Fall darum, weiter per Newsletter oder Mandantenzeitschrift in Kontakt bleiben zu dürfen. Denn vielleicht passt dieser eine mögliche Mandant nicht zu Ihnen, aber er hat andere Kontakte, bei denen er gut über Sie spricht.

Schlagworte zum Thema:  Kanzleimarketing, Kanzleimanagement, Steuerberater, Steuerberatung, Mandant

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