Spätestens im Anschluss an das Erstgespräch erwartet der Mandant ein Angebot bzw. eine Auftragsbestätigung. Selbst wenn das im Gespräch nicht explizit angesprochen wurde, gehört es zum guten Ton, dass Sie die Inhalte noch einmal schriftlich zusammenfassen und zusammen mit einem Honorarangebot Ihrem Mandanten zukommen lassen. Das dient entscheidend der Auftragsklarheit. Denn falls Sie etwas missverstanden haben oder der Mandant andere Vorstellungen hat, können Sie jetzt noch reagieren.

Der Mandant weiß dadurch, welche Leistungen Sie für ihn erbringen werden und welches Honorar auf ihn zukommt. In diesem Stadium haben Sie noch Spielraum und können den Leistungsumfang beispielsweise abspecken, wenn das Honorar aus Sicht des Mandanten zu hoch ist. Wenn Sie die Leistung bereits erbracht haben und der Mandant reklamiert, wird es für beide Seiten immer unangenehm.

Grundregeln für ein schriftliches Angebot

  • Setzen Sie Ihr (lächelndes) Foto auf den rechten Briefrand mit der Unterschrift "Ihr Gesprächspartner StB Thomas Sonnenberg". Dadurch wird beim Leser sofort das positive Gesprächsklima in Erinnerung gerufen und er liest den Brief in entspannter Stimmung.
  • Nehmen Sie im Eingangsabsatz direkten Bezug auf einen konkreten Gesprächspunkt. So sieht der Leser sofort, dass Sie kein Standardschreiben verwenden, sondern sich individuell für ihn Mühe machen.
  • Was interessiert einen Kunden am meisten, wenn er ein Angebot angefordert hat bzw. erhält? Die Gesamtsumme (Wenn Sie daran denken, als Sie zuletzt mehrere Angebote z. B. für eine anstehende Dachreparatur eingeholt haben, werden Sie dieses Verhalten vermutlich bestätigen). Wo steht diese normalerweise? Ganz zum Schluss des Briefes auf Seite 2, 3 oder gar noch weiter hinten. Was passiert? Der Leser liest das Angebot erst einmal gar nicht, sondern blättert so lange bis er auf diese Gesamtsumme stößt (oder noch schlimmer, wenn er sie selbst aufaddieren muss). Die Wahrscheinlichkeit, dass er sich jetzt die Mühe macht und den Brief im Detail durchliest, ist leider gering. Denn sein Informationsbedürfnis ist befriedigt. Sie befinden sich mit diesem Angebot also im Preiskampf mit möglichen anderen Anbietern. Die Lösung: Nennen Sie das Gesamthonorar bereits auf der ersten Seite und befriedigen Sie so das Hauptanliegen des Lesers. Denn dann haben Sie die Chance, ihn zum Weiterlesen zu bewegen und Ihre Besonderheiten und den Nutzen aufzuzeigen.
  • Sie wissen im Vorfeld oft nicht, ob der Mandant sich weitere Angebote eingeholt hat. Und deshalb auch nicht, womit Sie sich vergleichen lassen müssen. Durch den speziellen Aufbau konnten Sie hoffentlich vermitteln, dass der Mandant bei Ihnen das Quantum Mehr bekommt. Doch das sollten Sie durch telefonisches Nachfragen sicherstellen. Beenden Sie den Brief deshalb entsprechend und kündigen Sie – am besten gleich mit Termin – an, wann Sie sich telefonisch bei dem Mandanten melden, um die Details zu besprechen und Rückfragen zu klären.
  • Verschicken Sie diese Gesprächszusammenfassung bzw. das Angebot innerhalb von 24 Stunden, um die Qualität der Arbeit gleich an dieser Stelle zu demonstrieren.