Ob im Verhältnis zu einem anderen Staat

  • das Verfahren nach dem Haager Übereinkommen angewendet werden kann,
  • ein bilateraler Vertrag weitere Erleichterungen vorsieht oder
  • das vollständige Legalisationsverfahren nötig ist,

ist für jeden ausländischen Staat gesondert zu prüfen. Einen Überblick über die bilateralen Verträge und deren Umfang sowie über die Mitgliedsstaaten des Haager Übereinkommens findet man z.B. unter www.apostille-service.de oder auf den Seiten des Bundesverwaltungsamtes, www.bva.bund.de unter Themen: Bürger/Verbände.

(1) Im Rahmen von bilateralen Verträgen reichen die Erleichterungen z.T. soweit, dass gar keine Form der Beglaubigung auch für steuerrechtliche Urkunden erforderlich ist. Manchmal gilt dies nur für gerichtliche Entscheidungen.

 

Beraterhinweis

In diesem Bereich kann es vorkommen, dass die Befreiung von den Beglaubigungsvoraussetzungen im Vertragsstaat nicht flächendeckend akzeptiert wird. Da jedoch alle Staaten, mit denen es in Deutschland bilaterale Verträge gibt, auch dem Haager Übereinkommen beigetreten sind, ist eine Apostille in jedem Fall ausreichend.

(2) Mit der Apostille nach dem Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 5.10.1961 (BGBl II 1965, 875) wird die Echtheit der Unterschrift und die Befugnis zur Ausstellung der Urkunde bestätigt. Das Abkommen gilt im Verhältnis zu Deutschland gegenüber einer Vielzahl von Staaten. Die Staatenliste finden Sie auf den Seiten des Auswärtigen Amtes, www.auswaertiges-amt.de, unter Reise und Sicherheit/Konsularischer Service.

Beachten Sie: Das Apostillen-Verfahren für Urkunden der Bundesländer, zu denen die o.g. steuerrechtlichen Urkunden gehören, ist in jedem Bundesland individuell geregelt. Welches Verfahren für Verwaltungsurkunden und gerichtliche Urkunden gilt, finden sie auf den Internetseiten der jeweiligen Landesregierungen. Dabei kann das Verfahren ein- oder zweistufig sein.

 

Beispiel

Als Beispiel seien hier die Regelungen in Rheinland-Pfalz beschrieben.

Die Zuständigkeit ergibt sich aus der Landesverordnung zur Ausstellung der Apostille und für Beglaubigungen (GVBl. 2000, 31). Nach § 1 der Landesverordnung ist für Urkunden des Finanzgerichts das Justizministerium zuständig, für Urkunden der Finanzämter die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion in Kaiserslautern (ADD). Dabei ist geregelt, dass die ADD erst dann die Apostille erteilt, wenn eine Vorbeglaubigung durch das Ministerium der Finanzen erfolgt ist.

 

Beraterhinweis

Der Versand der Unterlagen, u.U. an verschiedene Stellen im ganzen Bundesland, kann recht zeitaufwändig sein. Deshalb haben die meisten Behörden eine Sprechzeit oder die Möglichkeit nach Rücksprache die Dokumente persönlich einzureichen und auf Unterschrift und Dienstsiegel zu warten.

Sowohl im Rahmen der Vorbeglaubigung als auch bei der Erteilung der Apostille werden die formalen Anforderungen an die Urkunde genau überprüft. Bei Fehlern muss i.d.R. das komplette Verfahren erneut durchgeführt werden.

 

Beraterhinweis

Bereits bei der Vorbeglaubigung wird geprüft, ob der zeichnende Beamte beim FA tatsächlich existiert. Hierzu muss der Name und der Vorname in Klarschrift mit Dienstgrad unter der Unterschrift stehen. Außerdem ist ein Dienstsiegel des ausstellenden FA erforderlich.

Den erkennbaren Namen nebst Dienstgrad und -siegel muss auch die vorbeglaubigende Stelle selbst anbringen, da dies im nächsten Schritt von der ADD überprüft wird.

(3) Das Legalisationsverfahren schließlich bindet die diplomatische oder konsularische Vertretung des ausländischen Staates in Deutschland mit ein. Jedes Land kann hier im Einzelnen eigene Regeln aufstellen. Das grundsätzliche Verfahren fordert jedoch eine Vorbeglaubigung und oftmals auch eine Endbeglaubigung durch inländische Stellen. Auch hier ist die Stelle für Vorbeglaubigungen nicht bundeseinheitlich (siehe: www.bva.bund.de unter Themen: Bürger/Verbände/Apostillen). Gerichtliche Urkunden werden im Regelfall durch den Präsidenten der Landgerichte, Urkunden der Finanzämter durch, z.B. in Rheinland-Pfalz, die ADD vorbeglaubigt. Dabei ist vor dieser Vorbeglaubigung auch die weitere Vorbeglaubigung durch das Ministerium der Finanzen erforderlich.

 

Beraterhinweis

Genauere Anweisungen hinsichtlich des Verfahrens und der Kosten finden sich z.T. auch nur in Rundschreiben des Ministeriums der Justiz (s. für RLP: Rundschreiben vom 8.12.2010, Justizblatt 2010, 153).

Die Endbeglaubigung wird, soweit erforderlich, durch das Bundesverwaltungsamt mit Sitz in Köln vorgenommen. Die ausländische Vertretung nimmt sodann die förmliche Legalisation der Urkunde vor.

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