Steuerfreie Einnahmen-ABC / Telefonkosten für ein Autotelefon

Hinsichtlich der lohnsteuerlichen Behandlung der Aufwendungen für ein Autotelefon ist zwischen dem Telefon im betrieblichen Fahrzeug, das dem Arbeitgeber gehört, und dem arbeitnehmereigenen Telefon im Pkw des Arbeitnehmers zu unterscheiden.^[1]

Wichtig

Gleiche Besteuerungsgrundsätze für Mobil- und Autotelefone

Die nachfolgenden Grundsätze gelten sinngemäß auch für andere Mobiltelefone, je nachdem, wem das Mobiltelefon als Eigentümer, Leasingnehmer oder sonstigem Berechtigten gehört.

• Autotelefon des Arbeitgebers

Das Gesetz enthält für geldwerte Vorteile aus der Privatnutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte eine Steuerbefreiung.^[2] Die Vorschrift beschränkt sich auf die Überlassung von Telekommunikationsgeräten an Arbeitnehmer, findet also bei Gewinneinkünften keine Anwendung. Sie umfasst die Privatnutzung sämtlicher betrieblicher Telekommunikationsgeräte und nicht nur diejenigen, die sich am Arbeitsplatz des Arbeitnehmers befinden. Unter die gesetzliche Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG fallen deshalb auch geldwerte Vorteile aus Privatgesprächen vom Autotelefon im Firmenwagen.

• Autotelefon des Arbeitnehmers

Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ganz oder teilweise die Ausgaben für Telefongespräche vom Autotelefon in einem Fahrzeug des Arbeitnehmers, sind die Ersatzleistungen nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei, soweit der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Ausgaben für betrieblich veranlasste Gespräche in Rechnung stellt. Die Regelungen zur lohnsteuerlichen Behandlung der vom Arbeitgeber ersetzten Ausgaben für Telefongespräche in dessen Wohnung sind entsprechend anzuwenden.^[3]

• Telefonkosten für ein Telefon im Betrieb

Der Gesetzgeber gewährt eine Steuerbefreiung für den geldwerten Vorteil aus der privaten Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte.^[4] Die gesetzliche Regelung umfasst neben der Privatnutzung des Telefons am Arbeitsplatz auch die private Nutzung von Internetanschlüssen am Arbeitsplatz. Sie ist nach ihrem Wortlaut daran geknüpft, dass es sich um betriebliche Telekommunikationsgeräte handelt. Begünstigt sind deshalb ausschließlich solche Geräte, die der Arbeitgeber als Eigentümer, als Leasingnehmer oder als sonstiger Berechtigter dem Arbeitnehmer zur Nutzung überlässt. Die Steuerfreiheit gilt nur für die Überlassung zur Nutzung, nicht dagegen für den Fall der Schenkung der Telekommunikationsgeräte durch den Arbeitgeber. Sie umfasst bei der Nutzungsüberlassung auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten). Für die Steuerfreiheit unerheblich ist es, in welchem Verhältnis die berufliche Nutzung zur privaten Nutzung steht. Ebenso kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder aufgrund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden. Aufzeichnungen über den Umfang der Privatgespräche sind nicht erforderlich.

Wichtig

Steuerfreie Privatnutzung betrieblicher Mobiltelefone

Die Steuerfreiheit ist nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sie gilt unter den genannten Voraussetzungen auch für die Überlassung betrieblicher Telekommunikationsgeräte zur Nutzung in der Wohnung des Arbeitnehmers. § 3 Nr. 45 EStG findet selbst dann Anwendung, wenn die betriebliche Telekommunikationseinrichtung in der Wohnung des Arbeitnehmers ausnahmsweise zur ausschließlichen Privatnutzung überlassen wird.

• Telefonkosten für ein Telefon in der Wohnung

Bei arbeitnehmereigenen Telefonanschlüssen entsteht anders als bei betrieblichen Telekommunikationsgeräten in der Wohnung durch die Privatnutzung des Arbeitnehmers kein geldwerter Vorteil. Aus lohnsteuerlicher Sicht stellt sich stattdessen die Frage, in welchem Umfang der Arbeitgeber für die vom häuslichen Telefon geführten betrieblichen Gespräche steuerfreien Auslagenersatz gewähren kann. Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ganz oder teilweise die Ausgaben für Telefongespräche in dessen Wohnung, sind die Ersatzleistungen nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei.

Die lohnsteuerliche Behandlung von Auslagenersatz für die berufliche Nutzung arbeitnehmereigener Telekommunikationsgeräte im Einzelnen findet sich unter dem Abschnitt Auslagenersatz in den Lohnsteuer-Richtlinien.^[5] Hierunter fallen insbesondere der Umfang der steuerfrei zulässigen Arbeitgeberleistungen für die betriebliche Nutzung des privaten Telefon- und Internetanschlusses in der Wohnung des Arbeitnehmers sowie die berufliche Nutzung des arbeitnehmereigenen Mobilte­lefons, zu dem auch das Telefon im privaten Pkw des Arbeitnehmers zählt.^[6]

Der Umfang der steuerfrei zulässigen Arbeitgeberleistungen zur Erstattung von Aufwendungen für die betriebliche Nutzung privater Telekommunikationsgeräte des Arbeitnehmers bestimmt sich nach folgenden Kriterien:

Nachweisführung

Der Arbeitgeber kann die Aufwendungen für die berufliche Nutzung arbeitnehmereigener Telefone entsprechend dem vom Arbeitnehmer durch Rechnungsbelege nachgewiesenen beruflichen Anteil steuerfrei ersetzen. Der s...