Steuerberater und Kanzleimitarbeiter als Schnittstellenp ... / 4 Über Schnittstellen Mandanten anbinden

Mandanten digitalisieren sich häufig in Eigenregie. Die Folge ist ein Flickenteppich unterschiedlichster Buchhaltungslösungen in der eigenen Mandantschaft. Doch als Kanzlei kann Aufklärungsarbeit dahingehend geleistet werden, dass Mandanten nur mit solchen Systemen arbeiten, die eine digitale Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater unterstützen. In der Regel erfolgt diese Zusammenarbeit über direkte Schnittstellen der Software oder über spezielle Portale, auf denen Steuerberater ihre Mandanten anlegen, verwalten und ihre Buchhaltungsdaten einsehen können.

Um Daten an die Software des Steuerberaters zu übergeben, bieten Buchhaltungs-Lösungen meist verschiedene Export-Möglichkeiten. Einige wenige verfügen über eine direkte Datev-Connect-Online-Schnittstelle. Auf diese Weise können alle relevanten Daten direkt per Mausklick von der Lösung des Mandanten in die DATEV-Kanzleisoftware des Steuerberaters übertragen werden – inklusiver der zugehörigen Belege. Das spart das Importieren und Exportieren sowie das Zurverfügungstellen dieser Daten und verbessert die Datenqualität.

Sind die Schnittstellen korrekt aufgesetzt, kann der Steuerberater jederzeit den aktuellen Status Quo seines Mandanten einsehen, inklusiver unternehmenskritischer Daten wie etwa der Liquidität. Um eine direkte Datev-Connect-Online-Schnittstelle einzurichten, stellt Datev über seine Website einen digitalen Einrichtungsassistenten zur Verfügung und bietet telefonischen Support.

Die Anbindung via Schnittstelle reduziert nicht nur die Fehleranfälligkeit und beschleunigt die Prozesse: sie ermöglicht es Steuerberatern auch, sich verstärkt dem Beratungsthema zu widmen. Lassen sich die Mandanten-Daten jederzeit einsehen, kann ein Steuerberater frühzeitig eingreifen und z. B. zu Investitionen oder Kreditaufnahmen beratend tätig werden.

Das Schnittstellen-Thema ist ein technologisches, es kann jedoch in der Regel ohne tiefe IT-Kenntnisse erledigt werden, da die Software-Hersteller Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Support anbieten. Digitale Vorreiter wie die Kanzlei Meschede & Wehmeier zeigen, dass es möglich ist, die digitalen Kompetenzen inhouse aufzubauen. In diesem Fall können die eigenen Kanzleimitarbeiter die Mandanten digital anbinden.

Praxis-Beispiel

Kanzlei Meschede & Wehmeier

Wohin die Entwicklung gehen kann, zeigen digitale Vorreiter wie die Kanzlei für Steuer- und Rechtsberatung Meschede & Wehmeier in Bielefeld. Die Kanzlei wurde bereits in den 1980er Jahren gegründet. Im Jahr 2016 gab es einen substanziellen Partnerwechsel und damit einhergehend eine strategische Neuausrichtung. Unter der neuen Geschäftsführung der beiden Partner Meschede und Wehmeier wurde die Digitalisierung zu einer zentralen Aufgabe erklärt. Konsequent wird seitdem das Deklarationsgeschäft automatisiert. Die frei gewordene Zeit wird für Beratung genutzt – die nachhaltige und intensive Zusammenarbeit mit der Unternehmensführung ist eine Besonderheit der Kanzlei.

Dank der weitgehenden Automatisierung des Deklarationsgeschäfts ist die Kanzlei heute in der Lage, Unternehmen zu beraten, wie sie im Finanz- und Rechnungswesen effizienter arbeiten können. Außerdem unterstützt die Kanzlei ihre Unternehmenskunden, dass deren Prozesse und Abläufe optimiert und sicherer werden. Erklärtes Ziel ist es, für die Mandanten verlässliche Fakten zu schaffen, auf deren Grundlage Unternehmer ihre Firmen erfolgreich steuern können. Der Bedarf in der Zielgruppe – Firmen bis 200 Mitarbeiter – ist groß.

In Sachen Digitalisierung geht die Kanzlei mit gutem Beispiel voran. Alle Mitarbeiter sind vernetzt und können autark von jedem Ort der Welt arbeiten. Die Kanzleisoftware wird als Software-as-a-Service genutzt. Das bedeutet, dass in der eigenen Firma keine Software installiert ist, sondern sich auf einem Server in einem sicheren Rechenzentrum befindet. Alles was für die tägliche Arbeit der Mitarbeiter nötig ist, sind ein PC oder Laptop und ein Internetanschluss. Pendelordner gibt es nur noch vereinzelt als Restbestände, alles wird auf digital umgestellt. Auch die internen Prozesse erfolgen papierarm über ein digitales Dokumentenmanagementsystem. Ein Qualitätsmanagementsystem ist installiert.

Seit 2016 wächst der lukrative Unternehmensberatungsanteil für die Kanzlei kontinuierlich. Heute nehmen Meschede & Wehmeier nur noch Mandate von Firmen an, die über eine digitale Buchhaltung verfügen oder die sich dazu bereit erklären, auf eine digitale Buchhaltung umzustellen. Die digitale Transformation der Mandanten – z. B. Implementierung von neuer Software und Hardware und die Optimierung der damit verbundenen Prozesse – begleitet die Kanzlei, die dafür eigens ein 2-köpfiges Kompetenz-Team aus speziell geschulten Mitarbeitern aufgebaut hat. Dank seiner hohen Prozess-Effizienz ist die 20-köpfige Kanzlei heute sogar in der Lage, Mandate von großen Konzernen anzunehmen, die mehrere hundert Millionen Euro Umsatz pro Jahr erzielen. Eine Kunden-Klientel, die aufgrund der Arbeitsintensität früher nur großen Kanzleien vo...