Im Hinblick auf die Form gibt es keine besonderen Anforderungen. Insbesondere muss eine Selbstanzeige nicht zwingend in Form der amtlichen Erklärungsvordrucke (z. B. KAP/AUS) geschehen. Manche Finanzämter weisen zwar auf eine solche nach ihrer Ansicht bestehende Pflicht hin, wenn eine Selbstanzeige ohne die Vordrucke abgegeben worden ist. Dieser Hinweis gilt jedoch nach zutreffender Ansicht nur für die steuerliche Verpflichtung zur Abgabe, wenn bisher keine Erklärung abgegeben worden ist. Für die Selbstanzeige sind Vordrucke unter strafrechtlichen Gesichtspunkten (Vollständigkeit) nicht erforderlich.
Zwar kann eine Selbstanzeige auch mündlich erfolgen. Dies ist jedoch aus Beweisgründen nicht empfehlenswert und dies bleibt nur eine Notlösung in bestimmten akuten Situationen, in denen die Schriftform ausscheidet. Die Praxis zeigt, dass die Selbstanzeige dem zuständigen Finanzamt durch ein Fax vorab übermittelt werden sollte.
Zuständigkeit: Für die Beratungspraxis ist es empfehlenswert, die Selbstanzeige gegenüber der zuständigen Finanzbehörde abzugeben, um Diskussionen um ihre strafbefreiende Wirkung von vorneherein zu vermeiden. Sollte die Abgabe der Selbstanzeige gegenüber einer unzuständigen Finanzbehörde geschehen sein, so kann in der Verteidigungssituation (nachträglich) argumentiert werden, dass die Selbstanzeige nach überwiegender Ansicht nicht zwingend gegenüber der sachlich und örtlich zuständigen Finanzbehörde erfolgen muss. Da sich der BGH hierzu jedoch noch nicht festgelegt hat, sollte diese Ansicht nicht in der Beratungssituation vor Abgabe der Selbstanzeige zugrundegelegt werden. Zudem kann das Risiko drohen, dass die Tat durch Abgabe bei der unzuständigen Behörde als entdeckt gilt bevor die Selbstanzeige bei der zuständigen Behörde eintrifft.[1]
Selbstanzeige im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung
Unstreitig anerkannt ist, dass eine Selbstanzeige auch im Rahmen einer Außenprüfung gegenüber einem Betriebsprüfer erfolgen kann, da der Betriebsprüfer zur Weiterleitung der Information an die zuständige Finanzbehörde verpflichtet ist.[2]
Keine Bezeichnung als "Selbstanzeige"
Die Selbstanzeige sollte nicht als solche in der Überschrift bezeichnet werden. In der Praxis wird im Betreff z. B. von "Nacherklärung" oder "Korrekturerklärung" gesprochen. In den Fällen, in denen (möglicherweise) keine Selbstanzeige, sondern ggf. eine bloße steuerliche Berichtigungserklärung gem. § 153 AO vorliegt (weil die Kenntnis von den Besteuerungsgrundlagen erst jetzt erlangt worden ist), sollte entsprechend auch von einer bloßen Berichtigung gesprochen werden. Da der Berater vorab oft aber nicht einschätzen kann, ob eine Nacherklärung letztlich als Selbstanzeige oder bloße Berichtigungserklärung gem. § 153 AO gewertet wird, sollte jede Nacherklärung vorsorglich den Voraussetzungen des § 371 AO genügen.
Bereits bei der Formulierung einer Berichtigungserklärung gem. § 153 AO sollte Vorsorge getroffen werden, um eine unzutreffende Qualifizierung als Selbstanzeige möglichst zu vermeiden. Es kann im Einzelfall abgewogen werden, ob die amtlichen Erklärungsvordrucke (in Papierform oder elektronisch) oder eine Erklärung in frei formulierter Form abgegeben wird. Um Missverständnisse zu vermeiden, kann sich ein Begleitschreiben anbieten.[3] Ist die Selbstanzeige vollständig formuliert, wird diese am besten per Fax an das zuständige Finanzamt übermittelt. In einem Begleitschreiben sollte Fristverlängerung zur Konkretisierung der Besteuerungsgrundlagen erbeten werden. 2 bis 3 Monate werden oft gewährt (auch eine spätere weitere Verlängerung ist u. U. möglich, wobei aber regionale Unterschiede bestehen).
Mehrere Steuerarten und/oder Steuerpflichtige
Sind mehrere Steuerarten und/oder Steuerpflichtige betroffen, so müssen die Nacherklärungen für alle Steuerarten und Steuerpflichtigen gleichzeitig per Fax an die jeweils zuständigen Finanzämter übermittelt werden. Dies gilt z. B. dann, wenn eine Erbengemeinschaft nicht nur die ESt betreffend ein geerbtes Auslandskonto nacherklären will, sondern auch die ErbSt nacherklärt werden muss. Hier ist eine Koordination geboten, z. B. ob eine Erklärung für alle Steuerpflichtigen abgegeben werden soll, ob sich alle auf einen Entwurf einigen und ob ggf. Interessenkollisionen bei mehreren Betroffenen bestehen, sodass im Ausnahmefall u. U. aus berufsrechtlichen Gründen verschiedene Berater tätig werden müssen.
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