Rz. 64
Gehilfen und andere Büroangestellte darf der steuerliche Berater nach neuerer Rspr. auch Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Fristenüberwachung weitgehend erledigen lassen[1]. Der Berater kann mechanische Tätigkeiten nicht besonders schwieriger Art wie das Eintragen von Fristen in das Fristenkontrollbuch und die Überwachung der Fristen einer zuverlässigen Bürokraft überlassen[2]. Der berufsmäßige Vertreter soll sich aber nach m. E. überspitzter Auffassung des BFH nicht blindlings auf die Richtigkeit eines Eingangsstempels verlassen dürfen, sondern prüfen müssen, ob das dort angegebene Datum mit dem auf dem Zustellungsumschlag eingetragenen Zustellungsdatum übereinstimmt[3]. So ist der Berater nicht gehalten, jede kleine Einzelheit im Zusammenhang mit der Fristwahrung selbst zu überprüfen. Enthält eine Rechtsbehelfsschrift die zutreffenden Empfänger- und Ortsangaben und ist die Anschrift nicht sonst offensichtlich unzureichend, so bedeutet es kein Verschulden des Beraters, wenn er die übrigen Anschriftsangaben nicht im Detail nachprüft[4]. Der Berater bleibt in diesen Fällen verpflichtet, den Fristablauf eigenverantwortlich nachzuprüfen, wenn ihm die Sache zur Vorbereitung der fristgebundenen Handlung vorgelegt wird[5]. Kein Organisationsmangel, sondern ein dem Vertretenen nicht zurechenbares Gehilfenversehen ist auch anzunehmen, wenn der Vertreter einem zuverlässigen Büroangestellten das fristgebundene (Fristablauf Dienstag nach Ostern) Schriftstück zum Einwerfen am Gründonnerstag mitgibt, dieser es jedoch erst am Karsamstag einwirft[6]. Überhaupt braucht ein Berater keine besonderen Vorkehrungen dafür zu treffen, dass die mit der Besorgung der ausgehenden Post beauftragte Hilfskraft, die bisher zuverlässig gewesen ist, auch das fristwahrende Schriftstück in den Postkasten wirft[7]. Ebenso braucht er nicht zu prüfen, ob neben der richtigen Angabe des Adressaten auch dessen Anschrift zutreffend auf dem Brief angegeben ist[8]. Das Absenden eines Telefaxes darf der Rechtsberater im Rahmen der gebotenen organisatorischen Vorkehrungen einer hinreichend geschulten und überwachten Bürokraft übertragen, da es sich dabei um eine einfache technische Verrichtung handelt[9].
Auch die Führung des Fristenkontrollbuchs und die Überwachung der Fristen darf der steuerliche Berater zuverlässigen Büroangestellten übertragen. Nicht eindeutig ist bisher die Rspr. zu der Frage, ob auch die Feststellung des Beginns und des Ablaufs von Rechtsbehelfsfristen dem Büro überlassen werden darf oder ob der Vertreter diese selbst vorzunehmen hat. Wegen der steigenden Belastungen der Berater und wegen der immer größer werdenden Notwendigkeit zur Arbeitsteilung auch in den Beraterbüros ist die Möglichkeit einer weitgehenden Delegation auch für diese Tätigkeiten erforderlich. Die großzügigere Handhabung der Frage in der Rspr. der Gerichte anderer Rechtswege[10] hat den BFH zunächst veranlasst zuzulassen, dass die Berechnung einfacher und im Büro geläufiger Fristen gut ausgebildeten und sorgfältig überwachten Angestellten anvertraut werden darf[11]. Der BFH hat dies dann allgemein ausgedehnt auf die Kontrolle der Fristen und die Führung eines Fristenkalenders oder Fristenkontrollbuchs durch gut ausgebildete, erfahrene und zuverlässige Büroangestellte, sofern klare Anweisungen, die Organisation des Bürobetriebs und die Überwachung der Angestellten sichergestellt sind[12]. Bei einem Wechsel der Gehilfen ist eine besondere Sorgfalt und Kontrolle des Vertreters erforderlich[13]. BFH v. 27.3.1984, IV R 47/81, BStBl II 1984, 446 ist jedoch darin zuzustimmen, dass schwierige Fristen wie die Revisionsbegründungsfrist nur bei besonders sorgfältiger Überwachung dem Personal überlassen werden dürfen, wenn sie im Büro nur selten vorkommen[14]. In solchen Fällen und bei Führung des Fristenkontrollbuchs durch den Vertreter hat dieser Vorkehrungen zu treffen, dass das Büropersonal nicht eigenmächtig im Fristenkalender eingetragene Fristen löscht[15]. Bei einer Vorfrist hat der Vertreter eine weitere Überprüfung der notierten Frist vorzunehmen[16]. Werden Fristensachen weiterbearbeitet, muss dies vermerkt werden[17]. Im Übrigen hat der Vertreter durch klare Anweisungen, regelmäßige Belehrungen und Überwachungsmaßnahmen die ordnungsmäßige Fristenüberwachung sicherzustellen[18].
Rz. 65
Hat der Berater einen zuverlässigen Gehilfen wie z. B. den Bürovorsteher mit einer fristgebundenen Angelegenheit betraut, so muss er sich doch bei dessen Erkrankung darum kümmern, dass die Frist gewahrt wird[19]. Der Vertreter hat sich bei allen über den routinemäßigen Bürobetrieb hinausgehenden Vorgängen in Bezug auf fristgebundene Verfahrenshandlungen intensiv um die ordnungsmäßige Abwicklung zu bemühen. Die Tatsache, dass einem bis dahin zuverlässigen Gehilfen gleich mehrere Fehler bei einem Vorgang unterlaufen sind, ändert an den Qualitätsanforderungen nichts[20]. Wird er persönlich mit der Sache befasst, etwa durch Aktenvorlage zur Bearbeitung, hat er die Pflicht zur ...
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