Wesentliches Unterschiedsmerkmal einer Bürogemeinschaft gegenüber der Sozietät ist, dass die Ratsuchenden ein Beratungsverhältnis mit jeweils einem bestimmten Partner der Bürogemeinschaft eingehen und nicht mit der Gemeinschaft als solche.[1] Bei Bürogemeinschaften von Steuerberatern mit Lohnsteuerhilfevereinen, ist es daher dringend erforderlich zu dokumentieren, mit wem das Beratungsverhältnis eingegangen wurde, insbesondere auch im Hinblick auf die unterschiedlichen Vergütungssysteme bei Lohnsteuerhilfeverein und Steuerberater.
Dabei ist strikt darauf zu achten, dass die Geschäftspapiere, die zur Abwicklung genutzt werden, sich eindeutig unterscheiden und den jeweiligen Vertragspartner erkennen lassen. Selbst bei Schriftverkehr von nur nachrichtlichem Charakter dürfen nicht gemeinschaftliche Papiere verwendet werden oder Formulare der Bürogemeinschaft nicht zur Vereinfachung ausgetauscht werden.
Das jeweilige Beratungsverhältnis wird grundlegend durch die mit dem Ratsuchenden geschlossene Vereinbarung bestimmt – Aufnahmeantrag in den Lohnsteuerhilfeverein auf der einen, Beratungsvertrag auf der anderen Seite. Auch die Vertretungsvollmacht ist für jeweils den zutreffenden Partner auszustellen. Auch bei fristgebundenen Sachen ist ein Austausch der Partner nicht möglich, auch wenn der eine im Augenblick nicht zur Verfügung steht und der andere ebenfalls die Vertretungsbefugnis in der entsprechenden Angelegenheit besitzt.
Vorsicht ist vor allem dann geboten, wenn der Lohnsteuerhilfeverein erkennt, dass die Beratungsbefugnis nach den Verhältnissen eines Mitglieds überschritten ist und er Beratung durch einen Steuerberater benötigt. Ist der Beratungsstellenleiter gleichzeitig Steuerberater, genügt es nicht, dass er das Vereinsmitglied auf diesen Umstand aufmerksam macht und gleichzeitig erkennen lässt, dass er als Steuerberater den Fall vertreten kann. Es ist notwendig, das neue Beratungsverhältnis durch einen entsprechenden Beratungsvertrag zu dokumentieren. Anders als bei einem beliebigen Neumandanten geht nämlich der Honoraranspruch des Steuerberaters verloren, wenn der Beratene der Auffassung ist, er werde weiterhin im Rahmen seiner Mitgliedschaft beraten. Dann ist nach den Umständen nämlich keine angemessene Vergütung zu erwarten.[2]
Michel/Beyme, Stbg 2021 S. 406.
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