Kfz-Überlassung an Arbeitnehmer, Nutzungsvereinbarung / 2.1 Einkommen-/Lohnsteuer

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Fahrzeug zur Benutzung, stellt das für den Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil dar. Dieser ist steuerfrei, soweit das Fahrzeug ausschließlich für beruflich veranlasste Tätigkeiten/Fahrten und nur für den Weg zur Arbeit benutzt wird.^[1]

Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass der Arbeitnehmer nur eine erste Tätigkeitsstätte haben kann.^[2]

Nach § 9 Abs. 4 EStG richtet sich der Ort der ersten Tätigkeitsstätte vorrangig nach der dauerhaften Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten durch arbeits- oder dienstrechtliche Weisungen des Arbeitgebers und durch die diese ausfüllenden Absprachen. Insbesondere, wenn der Arbeitnehmer unbefristet oder für die Dauer des Dienstverhältnisses oder für einen Zeitraum von über 48 Monaten an einer Tätigkeitsstätte tätig werden soll, wird eine dauerhafte Zuordnung unterstellt.^[3] Fehlt eine solche dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte oder ist sie nicht eindeutig, ist erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer

• typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder
• je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.^[4]

Eine besondere Dokumentationspflicht der Zuordnungsentscheidung besteht nach der Rechtsprechung des BFH nicht.^[5]

Bei einem befristeten Beschäftigungsverhältnis kommt eine unbefristete Zuordnung i. S. d. § 9 Abs. 4 Satz 3 Alt. 2 EStG zu einer ersten Tätigkeitsstätte nicht in Betracht. War der Arbeitnehmer im Rahmen eines befristeten Arbeits- oder Dienstverhältnisses bereits einer ersten Tätigkeitsstätte zugeordnet und wird er im weiteren Verlauf einer anderen Tätigkeitsstätte zugeordnet, erfolgt diese zweite Zuordnung nicht mehr gem. § 9 Abs. 4 Satz 3 Alt. 2 EStG für die Dauer des Dienstverhältnisses.^[6]

Bei privater Mitbenutzung gehört der geldwerte Vorteil zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn.^[7] Dieser wird entweder nach der 1-%-Regelung^[8] pauschal ermittelt oder mit den tatsächlichen Fahrzeugkosten angesetzt (Fahrtenbuchmethode), die auf die private Nutzung des Kraftfahrzeugs durch den Arbeitnehmer entfallen (§ 8 Abs. 2 Sätze 2 bis 4 EStG). Eine zeitanteilige Aufteilung – etwa, weil der Arbeitnehmer den Firmenwagen erst gegen Ende eines Monats zur Verfügung gestellt bekommen hat – findet nach herrschender Auffassung bei der 1-%-Regelung nicht statt. Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer mehr als ein Kfz auch zur privaten Nutzung, so ist der in der Überlassung des Fahrzeugs zur privaten Nutzung liegende geldwerte Vorteil für jedes Fahrzeug nach der 1-%-Regelung zu berechnen.^[9] Eine Minderung des geldwerten Vorteils des Arbeitnehmers aus der Überlassung eines betrieblichen Kfz erfolgt nur für solche Aufwendungen, die für diesen aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen notwendig sind, die also zur Erfüllung einer arbeitsvertraglichen Klausel oder zur Inbetriebnahme des Fahrzeugs erforderlich sind.^[10]

An die Führung eines Fahrtenbuchs stellen die Finanzverwaltung und die Rechtsprechung hohe Anforderungen.^[11] Das zeitnah und in geschlossener Form zu führende Fahrtenbuch muss die betriebliche Verwendung des Fahrzeugs in einer schlüssigen Form belegen. Die Aufzeichnungen müssen daher zu den geschäftlichen Reisen Angaben enthalten, anhand derer sich die betriebliche Veranlassung der Fahrten plausibel nachvollziehen und ggf. auch nachprüfen lässt. Hierfür hat das Fahrtenbuch neben dem Datum und den Fahrtzielen grds. auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung wie etwa den Besuch einer bestimmten behördlichen Einrichtung, einer Filiale oder einer Baustelle aufzuführen.^[12]

Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System reicht zur Führung eines Fahrtenbuchs nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.^[13]

Der Umstand, dass die von einem Arbeitnehmer laut Arbeitsvertrag für den ihm von seinem Arbeitgeber überlassenen Dienstwagen zu führenden Fahrtenbücher nicht hinreichend aussagekräftig für die Unterscheidung zwischen dienstlichen und privat veranlassten Fahrten waren und zudem nicht durch den Arbeitgeber kontrolliert worden sind, kann eine dem Finanzamt erst nach seiner ursprünglich erklärungsgemäßen Einkommensteuerfestsetzung bekannt gewordene "neue" Tatsache sein.^[14]

Der Bruttolistenneupreis als Bemessungsgrundlage für die 1-%-Regelung ist auch für gebrauchte Fahrzeuge verfassungsgemäß.^[15] Ein Fahrtenbuch muss über einen Zeitraum von einem ganzen Kalenderjahr geführt werden (jahresbezogene Betrachtung), um als ordnungsgemäßes Fahrte...