Für viele Mandanten ist die jährliche Bilanzbesprechung der wichtigste Termin mit ihrem Steuerberater. Mit einer verständlichen und nutzbringenden Bilanzbesprechung können Sie die Zufriedenheit und Mandantenbindung oft deutlich erhöhen und zudem aktive Weiterempfehlungen auslösen.

Die Jahresabschlussbesprechung sollte aus einer wirtschaftlichen und steuerlichen Analyse des ­abgelaufenen Geschäftsjahrs und der Diskussion ­zukünftiger Handlungsalternativen und Verbesserungsmöglichkeiten bestehen.

Die Jahresabschlussbesprechung ist aber oft nicht nur ein fachliches Gespräch über unternehmerische Fragen, sondern oft auch ein Verkaufsgespräch: Im Hinblick auf das nicht unerhebliche Honorar müssen dem Mandanten neben fachlichen Informationen auch der Umfang und Nutzen der erbrachten Leistung vermittelt werden.

Vorbereitung des Gesprächs

Der Erfolg der Bilanzbesprechung hängt entscheidend von einer sorgfältigen Vorbereitung ab. Stellen Sie sich auf die Persönlichkeit des Mandanten und auf seine Branche ein. Mit dem Inhaber eines kleinen Handwerksbetriebs werden Sie nicht die gleiche Besprechung führen, wie mit dem Inhaber eines international ausgerichteten mittelständischen Unternehmens. Manche Mandanten sind Detail orientierte "Zahlenmenschen", andere Mandanten werden von "Zahlenfriedhöfen" abgeschreckt. Mit A-Mandanten führen Sie eine längere Besprechung als mit C-Mandanten, bei denen ein langes Gespräch in vielen Fällen weder erforderlich noch erwünscht ist.

Überlegen Sie, ob aus der Buchführung oder aus zurückliegenden Gesprächen individuelle Probleme des Mandanten bekannt sind, oder fragen Sie den Mandanten vorab telefonisch nach individuellen Wunschthemen.

Bei Bedarf können Sie sich auch vorab kurz über die aktuelle Branchensituation des Mandanten informieren (z. B. durch Branchenstudien des Berufsverbandes, der Kreditinstitute oder Branchenhandbücher). Aus dieser Vorbereitung ergibt sich dann eine individuell auf den Mandanten abgestimmte Agenda.

Empfang in der Kanzlei

Bereits beim Betreten der Kanzlei sollte beim Mandanten eine angenehme und positive Grundstimmung erzeugt werden. Überlegen Sie sich für die Begrüßung einige Smalltalk-Themen, mit denen Sie zum Gesprächseinstieg zunächst einen guten zwischenmenschlichen Kontakt herstellen können. Im Besprechungsraum sollten Beamer, Laptop und Flipchart bereitstehen. Idealer Weise sieht der Mandant beim Betreten des Besprechungsraums sein Unternehmens-Logo auf einem dieser Medien. Schreibutensilien und Getränke dürfen ebenfalls nicht fehlen.

Analyse des Jahresabschlusses

Am Anfang des Gesprächs steht die betriebswirtschaftliche Analyse des Jahresabschlusses anhand von Kennzahlen, die im Zeit- oder Branchenvergleich gegenübergestellt werden. Durch Grafiken und Torten- oder Stabdiagramme können die wichtigsten Zahlen lesefreundlich dargestellt und für alle Besprechungsteilnehmer auf einer Leinwand oder einem Bildschirm anschaulich sichtbar gemacht werden. Diese Visualisierung wertet den Jahresabschluss optisch auf, und hat zugleich den Vorteil, dass sich alle Teilnehmer stets auf dieselben Zahlen konzentrieren – und nicht an unterschiedlichen Stellen des Jahresabschlusses blättern. Falls noch nicht in anderem Zusammenhang besprochen, interessiert den Mandanten dann insbesondere die Höhe seiner Steuerzahlungen. Die immer wieder gestellte Frage, wo der in der GuV ausgewiesene Gewinn geblieben ist, können Sie bei Bedarf mit einer Kapitalflussrechnung beantworten, falls nicht bereits ein Hinweis auf die Privatentnahmen ausreicht.

Versuchen Sie während des Gesprächs, möglichst den Nutzen Ihrer Beratung finanziell zu quantifizieren (z. B. durch einen Vergleich der Steuerzahlungen mit und ohne die von Ihnen gewählten Gestaltungen oder ausgeübten Wahlrechte). Wenn Sie zusätzlich den Umfang Ihrer Tätigkeiten verdeutlichen möchten, so können Sie auf die bei der Erstellung des Jahresabschlusses eingesetzten Checklisten hinweisen. So wird für den Mandanten erkennbar, dass der Jahresabschluss nicht nur auf Knopfdruck durch die EDV erstellt wird.

Achten Sie im Gespräch auch immer wieder auf die Verständlichkeit Ihrer Erläuterungen, denn was der Mandant nicht versteht, hat für ihn auch keinen Wert. Steuerliche Fachbegriffe sollten daher unbedingt entweder vermieden oder allgemeinverständlich erläutert werden.

Versäumen Sie auch nicht, Ihre Anerkennung für gute unternehmerische Leistungen des Mandanten auszusprechen. Jeder Mensch freut sich über Lob und Anerkennung! Bei problematischer Unternehmenslage können Sie Ihrem Mandanten hingegen Mut zusprechen, um dann über mögliche Verbesserungsmöglichkeiten zu diskutieren.

Verbesserungsmöglichkeiten und Handlungsempfehlungen

Nach der Vergangenheitsanalyse sollte der Schwerpunkt des Gesprächs auf zukünftigen Verbesserungsmöglichkeiten liegen. Verbesserungsmöglichkeiten stoßen beim Mandanten meist auf deutlich größeres Interesse als die detaillierte und ermüdende Analyse des bereits abgelaufenen Jahres. Je mehr Sie das Gespräch auf die Gestaltung der ...

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