Mandantenveranstaltungen sind ein besonders wirksames Mittel zur Mandantengewinnung und -bindung. Denn die Verknüpfung von nützlichen Informationen mit einem attraktiven Veranstaltungsort führt bei Mandanten zu einem nachhaltigen Eindruck und zu entsprechender "Mund-zu-Mund-Propaganda". Durch den direkten Mandantenkontakt anlässlich einer solchen Veranstaltung lässt sich insbesondere die persönliche Beziehung zu den Mandanten oft deutlich intensivieren.

Die Themenauswahl

Bei der Themenauswahl sollten Sie bedenken, dass rein steuerliche Themen (z. B. aktuelle Steuerrechtsänderungen) für Ihre Mandanten meist weniger interessant sind, weil sie davon ausgehen, dass ihr Steuerberater ohnehin die jeweils steuergünstigste Gestaltung wählen wird. Neben steuerlichen Informationen darf eine Mandantenveranstaltung daher durchaus auch nichtsteuerliche Themen behandeln. Für betriebliche Mandanten bieten sich insbesondere betriebswirtschaftliche Themen an (z. B. Unternehmensführung, Finanzierung, Marketing, Mitarbeiterführung, Unternehmensnachfolge). Im Übrigen eignen sich alle Themen "rund ums Geld" (z. B. Geldanlage, Finanzierung, Altersvorsorge, Erbschaft). Aber auch nichtfachliche Themen können infrage kommen (z. B. Zeitmanagement oder Stressbewältigung). Fragen Sie sich: "Was hat der Mandant von der Teilnahme, das nicht bereits im Rahmen der normalen Beratung abgedeckt wird?" Bei nichtsteuerlichen Themen werden Sie i. d. R. auf externe Referenten zurückgreifen müssen. Ein Referentenhonorar "rechnet" sich für Sie in diesem Fall aber fast immer, wenn Sie bedenken, wie viel Zeit Sie investieren müssten, um einen solchen Vortrag selbst vorzubereiten. Vielleicht kommt aber auch einer Ihrer Mandanten als Referent infrage, z. B. ein Architekt zum Thema Immobilienkauf oder ein Arzt zum Thema Gesundheit.

Der Veranstaltungstermin

Als Wochentag für die Veranstaltung sollten Sie Dienstag oder Donnerstag wählen. Montag und Freitag sind hingegen weniger geeignete Tage. Veranstaltungsbeginn sollte der frühe Abend sein (ca. 19:00 Uhr).

Der Veranstaltungsort

Wenn in der Kanzlei ein Besprechungsraum vorhanden ist, können kleinere Veranstaltungen dort durchgeführt werden. In diesem Fall entstehen keine Zusatzkosten für externe Räumlichkeiten und Sie können die Veranstaltung auch zu einer kleinen Kanzleiführung nutzen, um die Kanzlei zu präsentieren und die Arbeitsabläufe zu erläutern.

Mit der Versorgung der Teilnehmer sollten Sie in diesem Fall ein Catering-Unternehmen beauftragen. Größere Veranstaltungen werden Sie vermutlich in einem Hotel oder Veranstaltungszentrum durchführen.

Die Einladung

In den meisten Fällen wird die Einladung per E-Mail oder per Brief erfolgen und die Gliederung des Seminars sowie ein Anmeldeformular beigefügt. Versenden Sie die Einladungen ca. 3 Wochen vor dem Veranstaltungstermin. Die Anmeldung sollte für den Mandanten per Brief, Fax oder E-Mail möglich sein. Wenn Sie auch Nichtmandanten für eine Teilnahme gewinnen wollen, so ist die Einladung für diese Personen der erste Eindruck von Ihrer Kanzlei. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, einen attraktiv gestalteten Flyer drucken zu lassen. 10 Tage vor der Veranstaltung können Sie dann per E-Mail nochmals an die Veranstaltung erinnern.

Teilnahmegebühr – ja oder nein?

Die Frage, ob für die Veranstaltung eine Teilnahmegebühr erhoben werden sollte, kann nicht einheitlich beantwortet werden. Eineinhalbstündige Abendveranstaltungen, die vorrangig der Mandantengewinnung und -bindung dienen, sollten kostenlos sein. Mandantenveranstaltungen zu speziellen Themen, die eher Seminarcharakter haben, rechtfertigen hingegen eine Teilnahmegebühr. Wenn Sie sich eines externen Referenten bedienen, wird eine Teilnahmegebühr von den Mandanten tendenziell eher akzeptiert, da den meisten Mandanten klar ist, dass Sie den externen Referenten bezahlen müssen. Ein Skript bzw. eine Seminarunterlage wertet die Veranstaltung in diesem Fall zusätzlich auf und dient ebenfalls dazu, eine Teilnahmegebühr zu rechtfertigen. Es müssen keine umfangreichen Skripte sein, einige Seiten mit den wichtigsten Aussagen sind i. d. R. vollkommen ausreichend. Im Übrigen wird eine Teilnahmegebühr bei nichtsteuerlichen Themen eher akzeptiert als bei steuerlichen Informationen, da der Mandant davon ausgeht, dass alle steuerlichen Informationen bereits durch das Steuerberatungshonorar abgedeckt sind.

Teilnehmergewinnung

Der Teilnehmerkreis richtet sich zwar grundsätzlich nach den angebotenen Themen, Sie sollten trotzdem immer alle Mandanten einladen. Bei Mandanten, bei denen Sie vermuten, dass das angekündigte Thema diese nicht besonders interessieren wird, können Sie die Einladung mit der Bitte verbinden, die Ankündigung im Bekanntenkreis weiterzugeben. Fordern Sie Ihre Mandanten auch gezielt auf, Freunde, Bekannte, Geschäftspartner und Mitarbeiter mitzubringen, z. B. durch die Formulierung "Wir würden uns freuen, Sie zu dieser Veranstaltung begrüßen zu dürfen. Wenn Sie Freunde oder Bekannte haben, für die dieses Thema eb...

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