Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS)

BMF, 5.7.1978, IV A 7 - S 0316 - 7/78

Bezug:

	Punkt 6 der Niederschrift vom 4.3.1976 - IV A 7 - S 1555 - 7/75 - über die Sitzung der Bp-Referenten am 27./28.10.1975 (Bp II/75)
	Punkt 4 der Sitzung der Bp-Referenten am 14./15.11.1977 (Bp II/77)
	Mein Schreiben vom 13.2.1978 - IV A 7 - S 0316 - 4/77 -
	Punkt II/1 der Sitzung der Bp-Referenten am 26./28.4.1978 (Bp I/78)

1 Anlage: GoS

Die beigefügten "Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung" (GoS) sind von dem "Ausschuß für wirtschaftliche Verwaltung in Wirtschaft und öffentlicher Hand e.V. (AWV)", Eschborn, unter Mitwirkung der von den Betriebsprüfungsreferenten der obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder eingesetzten Arbeitsgruppe "Speicherbuchführung" ausgearbeitet worden. Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterungen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt für die Anwendung dieser Grundsätze folgendes:

I. Rechtsgrundlage, Wesen und Anwendungsbereich (Tz. 1 der GoS)

	Nach § 146 Abs. 5 der Abgabenordnung 1977 (AO) können die nach steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht; § 147 Abs. 2 AO lässt unter gewissen Voraussetzungen die Aufbewahrung von Unterlagen auf Datenträgern zu. Als "Datenträger" i.S. dieser Vorschriften kommen in erster Linie die nur maschinell lesbaren Datenträger (z. B. Lochkarte, Lochstreifen, Magnetband, Magnetplatte, Diskette) in Betracht.
	Mit den GoS sollen die allgemeinen GoB insbesondere für den Bereich der Speicherbuchführung ergänzt werden. Deren Ordnungsmäßigkeit richtet sich grundsätzlich nach den gleichen Vorschriften und Grundsätzen, die auch für die anderen Buchführungsformen maßgebend sind. Insbesondere sind neben den allgemein maßgebenden handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung die §§ 145 bis 147 AO zu beachten. Die wichtigsten der bisher geltenden GoB sind in Abschnitt 29 der Einkommensteuer-Richtlinien 1975 (EStR 1975) dargestellt. Sie gelten grundsätzlich auch für die Speicherbuchführung, soweit sie nicht an die Neuregelung der Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften in der AO und im HGB anzupassen sind (z. B. Abschnitt 29 Abs. 3 Satz 1, Abs. 5 Satz 4, Abs. 5 Satz 6).
	Wenn sich auch die GoS unmittelbar nur auf die Speicherbuchführung beziehen, so schließt dies nicht aus, dass ein Teil dieser Grundsätze auch für andere ADV-Buchführungen maßgeblich sein kann. Die Speicherbuchführung ist nur eine Art der ADV-Buchführung. Während bei der Speicherbuchführung die einzelnen Geschäftsvorfälle verarbeitungsfähig gespeichert werden (s. Tz. 3.0 der GoS), steht bei den anderen ADV-Buchführungen die Verarbeitung der Daten stets im engen zeitlichen Zusammenhang zu der Datenerfassung. Die Verarbeitung der Daten erfolgt durch programmgesteuerte Funktionsabläufe (z. B. Rechnen, Vergleichen, Übertragen, Sortieren, Prüfen, Verdichten, Ausdrucken) innerhalb der Datenverarbeitungsanlage; hierdurch entsteht das Buchführungswerk, das entweder sofort oder erst später ganz oder teilweise lesbar gemacht wird. Bei der Speicherbuchführung wird der Zeitpunkt des Abschlusses der Datenverarbeitung hinausgeschoben; dies stellt erhöhte Anforderungen an die Betriebsbereitschaft der Hardware, Software und Datenbestände, um die Daten später, z. B. anlässlich einer Außenprüfung, endgültig verarbeiten und lesbar machen zu können. Im übrigen gibt es keine entscheidenden Unterschiede gegenüber anderen ADV-Buchführungen, denn die Verarbeitungsergebnisse werden bei jeder ADV-Buchführung durch programmgesteuerte Funktionsabläufe gewonnen. Da diese neben der Dateneingabe und Datenerfassung zu den wichtigsten Bereichen eines ADV-Abrechnungsverfahrens gehören, ist es sachgerecht, wenn die allgemeinen Grundsätze der Anforderungen an die Dokumentation und Prüfbarkeit (Tz. 6 der GoS) auch für andere ADV-Buchführungen als maßgeblich angesehen werden.

II. Belegaufbereitung und Belegfunktion (Tz. 2 der GoS)

Bei ADV-Buchführung kann durch Programm sichergestellt werden, daß alle Vorgänge vergleichbarer Ausgangslage einheitlich verarbeitet werden. Es ist in einem solchen Fall nicht erforderlich, die Verarbeitung jedes einzelnen Vorgangs zu belegen, sondern es genügt, wenn der Nachweis für dieselbe Kategorie von Buchungsvorfällen nur einmal geführt wird. Dieser Nachweis erfolgt durch die Dokumentation (s. zu IV. sowie Tz. 6 der GoS) des betreffenden programmierten Verfahrensablaufs, sofern der Verfahrensablauf und die Dokumentation den GoB entsprechen. Der Dokumentation kommt insoweit auch die Funktion eines Dauerbelegs (s. Tz. 2.0 der GoS) zu. Ein solcher Nachweis kann in Betracht kommen bei der automatischen Korrektur der Vorsteuer, bei der Inanspruchnahme von Lieferantenskonti, bei der Berechnung der Kursdifferenzen für Auslandskunden, bei der Bonusabrechnung auf der Grundlage des Jahresbezugs und in ähnlichen Fällen.

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