Firmenwagenüberlassung an Arbeitnehmer / 2.3.3 Wahlrecht des Arbeitgebers: Monatspauschale oder tatsächliche Fahrten

Die Finanzverwaltung gewährt bei der 1 %-Methode ein Wahlrecht zwischen dem 0,03 %-Monatszuschlag und der 0,002 %-Tagespauschale, bei der die Firma den geldwerten Vorteil nur noch für die tatsächlich durchgeführten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte versteuern muss.^[1]

Im Lohnsteuerverfahren ist der Arbeitgeber auf Verlangen des Arbeitnehmers allerdings verpflichtet, die tageweise Berechnung mit 0,002 % des maßgebenden Bruttolistenpreises durchzuführen, wenn er dem Arbeitgeber jeweils monatlich die tatsächlich durchgeführten Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte schriftlich anzeigt.^[2]

Ohne weitere Nachweise bleibt es bei dem Grundsatz, dass der geldwerte Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit einer festen Monatspauschale von 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer als Zuschlag zu dem für die Privatnutzung des Firmenwagens anzusetzenden 1 %-Betrag zu berechnen ist. Dies gilt immer dann, wenn der Arbeitnehmer im Betrieb, Büro oder in einer sonstigen Arbeitgebereinrichtung seine erste Tätigkeitsstätte begründet. Als Folge der geänderten Rechtsprechung kann der Arbeitgeber vom Monatsprinzip zur tageweisen Berechnung der tatsächlich mit dem Firmenwagen durchgeführten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte wechseln. Hierzu ist es erforderlich, dass der Arbeitnehmer Aufzeichnungen führt, aus denen sich unter Angabe des Kalenderdatums die Tage ergeben, an denen der Firmenwagen zu Arbeitgeberfahrten tatsächlich genutzt hat. Die Erklärung des Arbeitnehmers ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen. Das Finanzgericht Nürnberg legt für den Nachweis der tatsächlich durchgeführten Fahrten großzügigere Maßstäbe als die Finanzverwaltung an.^[3] Für die tagweise Berechnung ist danach die kalendermäßige Angabe nicht erforderlich, wenn an der Anzahl der angesetzten Fahrten keine Zweifel bestehen.

Das Wahlrecht zugunsten des Ansatzes der tatsächlich durchgeführten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (0,002 %-Tagespauschale) kann für das jeweilige Kalenderjahr nur einheitlich ausgeübt werden. Ein Wechsel zwischen der 0,03 %-Monatspauschale und der 0,002 %-Tagespauschale ist während des Jahres auch beim Austausch des Dienstwagens nicht zulässig.^[4]

Praxis-Beispiel

Berechnungsvergleich zwischen Monats- und Tagespauschale

Einem Kundendienstmonteur steht für seine berufliche Auswärtstätigkeit ab 2023 ein Firmenwagen (Bruttolistenpreis 30.000 EUR) auch zu privaten Zwecken zur Verfügung. Jeweils freitags sucht er ganztägig die Firma auf, die der Arbeitgeber als erste Tätigkeitsstätte festgelegt hat, um seine Aufträge entgegenzunehmen bzw. abzurechnen. Die Entfernung Wohnung – Betrieb beträgt 45 km. Aufzeichnungen des Arbeitnehmers liegen dem Lohnbüro nicht vor.

Durch die arbeitsrechtliche Festlegung hat der Außendienstmitarbeiter am Betriebssitz seine erste Tätigkeitsstätte. Bei der Firmenwagenbesteuerung muss deshalb zusätzlich ein geldwerter Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte i. H. v. 405 EUR (= 0,03 % × 30.000 EUR × 45 km) angesetzt werden.

Abwandlung

Sachverhalt wie oben, der Arbeitnehmer legt dem Lohnbüro eine schriftliche Erklärung vor, an welchen Tagen im Monat er den Firmenwagen tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat. Für den betreffenden Monat Januar 2022 ergeben sich insgesamt 5 Fahrten am 4.1., 14.1., 21.1., 25. und 30.1.2023.

Bei Anwendung der Einzelbewertung für die tatsächlichen Arbeitgeberfahrten ergibt sich folgender geldwerter Vorteil für die Firmenwagennutzung in der Januar-Lohnabrechnung.

Privatfahrten:	1 % von 30.000 EUR =	300 EUR
Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte:	0,002 % × 30.000 EUR × 45 km × 5 Fahrten =	135 EUR
steuerpflichtiger geldwerter Vorteil		435 EUR

Durch den Wechsel zur fahrtbezogenen Berechnungsweise ergibt sich gegenüber der bisherigen Monatspauschale von 0,03 % ein geldwerter Vorteil, der deutlich geringer ausfällt. Allein bei der Januar-Abrechnung ist der Sachbezug Firmenwagen beim Arbeitnehmer 270 EUR niedriger anzusetzen.

Stehen dem Arbeitnehmer mehrere Firmenwagen zur Verfügung, sind die Angaben für jedes Fahrzeug getrennt zu führen. Der Wechsel von der 0,03 %-Monatspauschale zur 0,002 %-Tagespauschale kann für sämtliche dem Arbeitnehmer überlassenen Firmenwagen nur einheitlich erfolgen. Ein Wechsel zwischen der 0,03 %-Monatspauschale und der 0,002 %-Tagespauschale ist während des Jahres auch beim Austausch des Dienstwagens nicht zulässig.

Die Finanzämter lassen neuerdings bei entsprechender Nachweisführung einen rückwirkenden Wechsel von der Monats- zur Tagespauschale für das gesamte Kalenderjahr zu.^[5] Der Arbeitgeber kann im Lohnsteuerverfahren während des Jahres von der 0,03 %-Regelung zur tagesweisen Einzelbewertung mit 0,002 % und umgekehrt übergehen, wenn der Arbeitnehmer rückwirkend für das gesamte Kalenderjahr dem Arbeitgeber, d. h. auch für die Vormonate, die hierfür erforderlichen Aufzeichnungen vorlegen kann. Der Arbeitgeber muss...