FG München Urteil vom 23.05.2001 - 9 K 5141/98 (veröffentlicht am 10.08.2001)

Entscheidungsstichwort (Thema)

Rückstellungsfähigkeit des in Zusammenhang mit der Lagerung von nach gesetzlichen Vorschriften aufzubewahrenden Geschäftsunterlagen entstandenen Mietaufwands

Leitsatz (redaktionell)

Aufwendungen, die durch den Abschluss eines Mietvertrages über Räumlichkeiten zur Lagerung der nach § 257 HGB und § 147 AO 1977 aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen entstehen, sind nicht rückstellungsfähig.

Normenkette

HGB § 249 Abs. 2, 1; AO 1977 § 147; HGB § 257; EStG § 5 Abs. 1

Nachgehend

BFH (Urteil vom 19.08.2002; Aktenzeichen VIII R 30/01)

Gründe

I.

Die Klägerin (Klin) betreibt in M. ein Vertriebszentrum für Auto-Ersatzteile und Zubehör. Versorgt werden Einzelhandelsfirmen der inländischen Vertriebsorganisation des … Konzerns mit Zubehör, Betriebsmitteln und Betriebseinrichtungen. Zur Vertriebsorganisation innerhalb des Geschäftsbereichs gehörten Ende 1993 in den alten Bundesländern 195 Händler, 260 Vertragswerkstätten und 1 Zweigbetrieb, in den neuen Bundesländern insgesamt 328 Händler. Die Umsatzerlöse beliefen sich in 1993 auf rd. 455 Mio. DM.

Jeder Partnerbetrieb innerhalb des Geschäftsbereichs wird von Montag bis Freitag in der Regel einmal täglich beliefert. Bei jeder Auslieferung von Ersatzteilen und Zubehör fallen automatisch erstellte Ausgangsrechnungen und Lieferscheine an, die elektronisch gespeichert werden. Sonstige mit der Auslieferung verbundene Unterlagen wie Frachtbriefe und manuell erstellte Rechnungen für besondere Waren und Leistungen (z. B. Durchleitung von Werbemitteln, EDV-Nutzung durch Partnerbetriebe, Schulungen etc.) werden mangels entsprechender technischer Schnittstellen in Urschrift aufbewahrt. Das Gleiche gilt für Eingangsrechnungen, Personalunterlagen für die rd. 400 Mitarbeiter, Verträge mit den Partnerbetrieben, Reklamationen, Buchungsunterlagen, Bankauszüge, Schriftverkehr u. Ä.

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen umfassen pro Jahr nach Schätzung der Klin:

• 240 Ordner Finanzbuchhaltung,
• 10 Kisten (40 × 30 × 35 cm) mit Bank- und Kassenbelegen,
• 70 Ordner für den Personalbereich.

Die Klin hat zum Betrieb ihres Unternehmens das Grundstück in … mit den Flnrn. 117/1 und 116/1 von der … H. KG in M. gemietet. Auf dem Grundstück befinden sich das Vorrats- und Auslieferungslager und die Verwaltungsgebäude. Im ersten Obergeschoss ist ein Archiv mit einer Fläche von 225 qm eingerichtet. Weitere 25 qm stellen sonstige unbebaute Fläche dar (Flur, Gehweg, etc.), die dem Archiv zuzuordnen sind (vgl. Bauplan). Das Archiv diente anfänglich im Wesentlichen zur Lagerung des Prospektmaterials und von Werbemitteln. Die Buchführung wurde zunächst von dem Gesellschafter H. in dessen Betrieb durchgeführt, die Unterlagen wurden dort gelagert. Anfang 1987 schied Herr H. aus der Klin aus. Die Buchführung wird seither von der Klin selbst wahrgenommen. Ab Ende 1988 übernahm zudem die V. den Vertrieb der Neufahrzeuge im Direktgeschäft durch ihre Niederlassung Süd in von der Klin angemieteten Räumen auf dem Betriebsgelände in M. Das Werbemittelarchiv wurde nicht an die V. AG vermietet. Die Räumlichkeiten werden seither durch die Klin selbst zur Lagerung der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen verwendet.

Die Klin hat für die mit der Aufbewahrung verbundenen künftigen Kosten erstmals in ihrem handelsrechtlichen Jahresabschluss zum 31.12.1993 eine Rückstellung gebildet. Eine entsprechende Rückstellung wurde auch in der Steuerbilanz 1993 angesetzt.

Nach einer Außenprüfung stellte das FA mit Sammeländerungsfeststellungsbescheid vom 23. Oktober 1998 die Einkünfte aus Gewerbe 1993 auf 27.320.990 DM fest. Nicht berücksichtigt wurde die in der Steuerbilanz unter der Bezeichnung „Rückstellungen für allgemeine Wagnisse” passivierte Verbindlichkeitsrückstellung nach § 249 Abs. 1 Satz 1 Handelsgesetzbuch – HGB – für die Aufbewahrung von bestimmten Unterlagen (§ 257 Abs. 1 HGB, § 147 Abgabenordnung – AO–) in Höhe von 500.000 DM.

Mit ihrer Sprungklage, für die das FA die Zustimmung nach § 45 Finanzgerichtsordnung – FGO – erteilt hat, begehrt die Klin weiterhin die Anerkennung einer Rückstellung für die Aufbewahrung von mit der Buchführung zusammenhängenden Unterlagen, Ein- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheinen, Frachtpapieren, Personalunterlagen, Verträgen, Bankauszügen und Schriftverkehr. Eine Rückstellung von 250.000 DM sei im Streitjahr gerechtfertigt, da die Unterlagen ab 1988 gesammelt worden seien.

Die Rückstellung für Aufbewahrungskosten sei aus folgenden Gründen zu Recht nach § 5 Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) i. V. m. § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB gebildet worden:

Nach § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB habe jeder Kaufmann für Ungewisse Verbindlichkeiten in der Handelsbilanz und über den Maßgeblichkeitsgrundsatz des § 5 Abs. 1 EStG auch in der Steuerbilanz Rückstellungen zu bilden. Die Ungewisse Verbindlichkeit der Klin zur Aufbewahrung der Unterlagen ergäbe sich vorwiegend aus § 257 HGB, 147 AO. Nach diesen Bestimmungen habe jeder Kaufmann, der buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig sei, Geschäftsunterlag...