Ermessensausübung bei Akteneinsicht

OFD Frankfurt, 27.11.2003, S 0622 A - 20 - St II 4.01

1. Allgemeines

Die Beteiligten (§§ 78, 359 AO) und deren Bevollmächtigte haben im Besteuerungsverfahren einschließlich des außergerichtlichen Rechtsbehelfsverfahrens keinen Rechtsanspruch auf Akteneinsicht. Sie können jedoch beanspruchen, dass über ihren Antrag nach pflichtgemäßem Ermessen entschieden wird (BFH-Beschl. vom 8.6.1995, IX B 168/94, BFH/NV 1996 S. 64). Eine rechtswidrige Verweigerung der Akteneinsicht stellt eine Verletzung des Anspruchs auf rechtliches Gehör dar (BFH-Beschl. vom 31.7.1997, II B 89/96, BFH/NV 1998 S. 459).

Der fehlende Anspruch auf Akteneinsicht im Besteuerungsverfahren und die insoweit der Finanzverwaltung eingeräumte Ermessensausübung verstoßen nicht gegen verfassungsrechtliche Grundsätze. Ein Anspruch auf Akteneinsicht im steuerlichen Ermittlungsverfahren lässt sich auch nicht aus der Richtlinie 95/46/EG herleiten, die ihre Umsetzung in innerstaatliches Recht durch das BDSG und entsprechende landesrechtliche Datenschutzgesetze erfahren hat. Sowohl die Richtlinie 95/46/EG als auch die nationalen Datenschutzgesetze (vgl. z.B. § 3 Abs. 3 HDSG) erkennen den Vorrang einschränkender bereichsspezifischer Regelungen in Steuerangelegenheiten an. Die Normierungen der §§ 30 ff. AO regeln den Datenschutz für das Besteuerungsverfahren abschließend und vollständig, so dass die Regelungen der AO als leges speciales sowohl dem HDSG als auch dem BDSG vorgehen (BFH-Beschl. vom 4.6.2003, VII B 138/01, BStBl 2003 II 2003 S. 790).

Ist der die Akteneinsicht Begehrende Gesamtschuldner oder Mitgesellschafter einer Gesellschaft oder Gemeinschaft, sind seine Interessen auf Akteneinsicht und das Interesse der anderen Gesamtschuldner oder Mitgesellschafter gegeneinander abzuwägen. Grundsätzlich wird dem Antragsteller Akteneinsicht zu gewähren sein, wenn er die Akteneinsicht zur Rechtsverfolgung in einem Besteuerungsverfahren begehrt, es sei denn, gewichtige, das Interesse an Akteneinsicht bei weitem überwiegende Gründe geböten es, zum Schutze der anderen Beteiligten die Einsicht abzulehnen (BFH-Urt. VI 349/63 U vom 6.8.1965, BStBl 1965 III 1965 S. 675).

Das Akteneinsichtsrecht von Hinzugezogenen (§§ 174 Abs. 5, 360 AO) hat dort seine Grenzen, wo die Interessen des Steuerpflichtigen bzw. des Einspruchsführers, die nichts mit dem Gegenstand der Hinzuziehung zu tun haben, durch die Akteneinsicht berührt werden können.

2. Ermessenserwägungen

2.1 Begehrt der Beteiligte Einsicht in „seine” Steuerakten, so ist Folgendes zu beachten:

2.1.1 Der Beteiligte muss ein berechtigtes Interesse an der Akteneinsicht haben. Sein Begehren muss in einem unmittelbaren Zusammenhang mit dem Gegenstand des steuerlichen Verfahrens stehen. Ein anzuerkennender Grund ist auch der Beraterwechsel, wenn nur im Wege der Akteneinsicht Besteuerungsvorgänge nachvollzogen (beispielsweise weil der bisherige Bevollmächtigte Informationen verweigert) oder durch Fotokopie wichtiger Unterlagen (Belege, Dokumente, Urkunden) die Grundlagen für die Erfüllung steuerlicher Mitwirkungspflichten erfüllt werden können.

2.1.2 Die Gewährung von Akteneinsicht ist Ausfluss des Anhörungsrechts der Beteiligten, § 91 Abs. 1 AO. Nach Abschluss des Verfahrens (z.B. durch Bestandskraft des Steuerbescheids) kann die Akteneinsicht daher abzulehnen sein (Ermessensreduzierung auf null), weil eine Anhörung nicht mehr in Betracht kommt, FG Mecklenburg-Vorpommern, Urteil vom 23.6.1994, I 174/93, EFG 1995 S. 50.

2.1.3 Im Hinblick darauf, dass bei einem unzulässigen Einspruch die Einsichtnahme in die Akten nicht dazu geeignet ist, dem Rechtsschutz des Steuerpflichtigen in diesem Verfahren zu dienen, ist der Antrag auf Akteneinsicht in derartigen Fällen grundsätzlich abzulehnen (vgl. BFH-Beschluss vom 5.8.1996, X B 83/96, BFH/ NV 1997 S. 61, und BFH-Beschluss vom 17.12.2002, X B 136/02, BFH/NV 2003 S. 500).

2.1.4 Wirtschaftliche Interessen der Beteiligten, z.B. eine Überprüfung der Steuerakten nach Anhaltspunkten für etwaige Schadensersatzansprüche, begründen im Regelfall kein Akteneinsichtsrecht, Hessisches FG, Urteil vom 16.3.1990, I K 4538/89, EFG 1990 S. 503.

2.1.5 Die Ablehnung eines Antrags auf Akteneinsicht ist in der Regel ermessensfehlerfrei, wenn anderenfalls das Steuergeheimnis verletzt würde (vgl. FG, Köln, Urteil vom 3.5.2000, 11 K 6922/98, EFG 2000 S. 903).

2.1.6 Sind in den Akten Kontrollmitteilungen oder Hinweise (z.B. des Außenprüfers) bezüglich der (z.B. bei der nächsten Außenprüfung) zu überprüfenden Sachverhalte bzw. Unregelmäßigkeiten enthalten, ist zu prüfen, ob dem Beteiligten die Akteneinsicht nicht nach Entnahme der entsprechenden Unterlagen gewährt werden kann. Dementsprechend ist auch zu verfahren, wenn sich aus den Akten durch das Steuergeheimnis geschützte Verhältnisse Dritter (z.B. eines Anzeigeerstatters, von Gewährspersonen usw.) ergeben.

2.2 Im Übrigen müssen bei der Entscheidung über den Antrag auf Akteneinsicht die Interessen der Verwaltung an einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang berücksichtigt ...