Zusammenfassung

 
Überblick

Lohnsteuerbescheinigungen müssen von Arbeitgebern ohne mas chinelle Lohnabrechnung elektronisch erstellt werden. Für das Jahr 2022 kommt die Erteilung einer Lohnsteuerbescheinigung auf Papier nur noch für solche Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung in Betracht, die ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in ihren Privathaushalten beschäftigen.

Als Folge der gesetzlich vorgeschriebenen elektronischen Lohnsteuerbescheinigung stehen bei der Einkommensteuerveranlagung 2022 die Lohndaten der Arbeitnehmer den Finanzämtern nur per Abfrage über die Datenzentrale zur Verfügung. Damit ist die dem Arbeitnehmer elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellte Lohnsteuerbescheinigung unverzichtbare Grundlage für die Erstellung der Einkommensteuererklärung für den Veranlagungszeitraum 2022.

 

1 Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung

1.1 Gesetzliche Verpflichtung

Die Arbeitgeber müssen die entsprechenden Daten des Arbeitnehmers elektronisch unmittelbar an eine zentrale Übermittlungsstelle der Finanzverwaltung übersenden. Eine Ausnahme besteht für Arbeitgeber, die aufgrund der Härtefallregelung des § 39e Abs. 7 EStG vom elektronischen Lohnsteuerverfahren befreit sind.[1] Hierunter fallen insbesondere Arbeitgeber, die ausschließlich geringfügig Beschäftigte im Privathaushalt beschäftigen.[2] Der Gesetzgeber unterstellt für diesen Personenkreis die Unzumutbarkeit des elektronischen Datenabrufs. Diese Arbeitgeber können auch in Zukunft anstelle der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung dem Arbeitnehmer eine entsprechende Bescheinigung in Papierform erteilen.

Für 2022 sind die Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, der Finanzverwaltung bis zum 28.2.2023[3] eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln. Ohne Authentifizierung ist eine elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung nicht mehr möglich.[4]

Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die Datenübermittlung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung authentifiziert vorzunehmen. Dies geschieht im ElsterOnline-Portal der Finanzverwaltung (www.elsteronline.de) oder über die Programmversion ElsterFormular, das die Finanzverwaltung für Anwender des Betriebssystems zum Download bereithält.[5]

1.2 Zuordnungskriterien Identifikationsnummer und eTIN

Für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung hat der Arbeitgeber als Ordnungsmerkmal die persönliche Identifikationsnummer (ID-Nr.) des Arbeitnehmers zu verwenden. Der Arbeitnehmer hat diese bei Eintritt in das Dienstverhältnis zum Zwecke des Abrufs der elektronischen Lohnsteuerkarte seinem Arbeitgeber mitzuteilen. Die ID-Nr. ist ins Lohnkonto einzutragen.[1] Die sog. eTIN (= elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) ist für die Lohnsteuerbescheinigung ab 2023 nicht mehr als Ordnungsmerkmal zulässig.[2]

Als Ordnungsmerkmal darf nur noch die ID-Nr. verwendet werden, die sowohl in der Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2023 als auch in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 2023 anzugeben ist.

 
Wichtig

Weitergeltung der eTIN für bestimmte, im Ausland wohnende Steuerpflichtige

Auch nach der Einführung des ELStAM-Verfahrens sind Fälle möglich, in denen (aus technischen Gründen) ein Arbeitnehmer derzeit noch nicht am elektronischen Datenabruf teilnehmen kann. Bei im Ausland wohnenden Arbeitnehmern, bei denen im Rahmen der beschränkten Steuerpflicht ein Lohnsteuerfreibetrag zum Abzug kommt oder die nach § 1 Abs. 3 EStG auf Antrag unbeschränkt steuerpflichtig sind (sog. Grenzpendler)[3] kann verfahrenstechnisch eine Teilnahme am ELStAM-Verfahren frühestens ab 2024 erfolgen. Hier bleibt es bis 2022 bei der bisherigen eTIN als Ordnungsmerkmal für die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung; ebenso in Ausnahmefällen, wenn dem Arbeitgeber keine ID-Nr. vorliegt. Die früher durch BMF-Schreiben geregelte Verfahrenspraxis ist durch eine gesetzliche Regelung ersetzt worden.[4] Die eTIN als Ordnungsmerkmal für die Lohnsteuerbescheinigung ist letztmals für das Jahr 2022 anzuwenden.[5]

In die Anlage N sind wie bisher die Lohndaten einzutragen, insbesondere der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn sowie die im Lohnsteuerverfahren einbehaltene Lohnsteuer und die sonstigen Steuerabzugsbeträge. Anhand der ebenfalls dort anzugebenden ID-Nr. bzw. eTIN kann das Fin...

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