Anforderungen an Registrierkassen

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, muss gem. § 146 a Abs. 1 Satz 1 AO ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.

Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen nach § 146 a Abs. 1 Satz 1 AO sind nun faktisch ab dem 1.4.2021[1] durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle bestehen.[2]

Das BMF-Schreiben v. 3.5.2021 betrifft die Übergangsregelung bis zur Aufnahme von Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge in die Ausnahmetatbestände der Kassensicherungsverordnung.[3]

Die digitalen Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen sowie Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar zu halten.[4]

 
Achtung

Ältere Kassensysteme auf Anforderungen der Finanzverwaltung prüfen

Wurden Registrierkassen nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft, die den Anforderungen des BMF-Schreibens v. 26.11.2010[5] entsprechen und die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, sodass sie die Anforderungen des neuen § 146 a AO nicht erfüllen, dürfen diese Registrierkassen bis zum 31.12.2022 abweichend von den § 146 a und § 379 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 4 AO weiter verwendet werden.[6]

Die Kosten einer Zertifizierung trägt der Antragsteller. Die Besondere Gebührenverordnung BMI vom 2.9.2019[7] in der jeweils geltenden Fassung ist anzuwenden.[8]

Meldepflichten zur den Registrierkassen und zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen

Ab dem 1.1.2020 müssen Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, u. a. die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitteilen.[9] Diejenigen Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 1.1.2020 angeschafft haben, mussten diese Meldung bis zum 31.1.2020 machen.

Belegausgabepflicht

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle i. S. d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO erfasst, muss ab dem 1.1.2020 dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten (Kunden) in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall unbeschadet anderer gesetzlicher Vorschriften einen Beleg über den Geschäftsvorfall ausstellen und dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten zur Verfügung stellen.[10]

Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Mit der Belegausgabepflicht entsteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs.[11]

§ 146a Abs. 2 Satz 2 AO sieht eine Befreiung von der seit dem 1.1.2020 geltenden Belegausgabepflicht im Massengeschäft vor.[12]

[2] § 146 a Abs. 1 Satz 2 und 3 AO; welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen etc., wird gem. § 146 a Abs. 3 AO durch eine Rechtsverordnung festgelegt, die im Jahr 2017 erarbeitet wurde; s. Kassensicherungsverordnung v. 26.9.2017, BGBl I 2017 S. 3515; siehe auch BMF, Schreiben v. 17.6.2019, IV A 4 – S 0316-a/18/10001, zur Einführung des § 146a AO durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016 – AEAO zu § 146a AO, BStBl I 2019 S. 518.
[7] BGBl I 2019 S. 1359.
[9] § 146a Abs. 4 AO i. V. m. § 1 Satz 1 KassenSichV; BMF, Schreiben v. 6.11.2019, IV A 4 -S 0319/19/10002:001; § 1 Satz 1 KassenSichV neu gefasst durch VO v. 30.7.2021, BGBl I 2021 S. 3295, mit Wirkung ab 10.8.2021.
[10] § 146a Abs. 2 Satz 1 AO; OFD Karlsruhe, Verfügung v. 31.3.2020, S 0315 – St 42, Merkblatt betr. Informationen zur Belegausgabepflicht.

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