Leitsatz (amtlich)

Die Verbuchung von Geschenk- und Bewirtungsaufwand in der letzten Spalte des Amerikanischen Journals zusammen mit anderen Kosten genügt nicht den Anforderungen der besonderen Aufzeichnungspflicht nach § 4 Abs. 6 EStG.

 

Normenkette

EStG § 4 Abs. 6

 

Tatbestand

Die Klägerin und Revisionsbeklagte (Klägerin) ist die Witwe und Alleinerbin des verstorbenen Klägers. Der verstorbene Kläger war Handelsvertreter und Großhändler mit Gewinnermittlung nach § 5 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Er bewirtete und beschenkte in den Streitjahren Geschäftsfreunde.

Die Aufwendungen verbuchte er in seinem Amerikanischen Journal in der letzten Spalte, die die Überschrift "Verschiedene Konten" trug. Außer den Bewirtungsspesen und Präsenten wurden in dieser Spalte auch die Kosten für Kraftfahrzeuge, Bürobedarf, Mieten u. a. verbucht. Jeweils zum Monatsende gliederte der Kläger die Kosten auf die unterschiedlichen Kostenarten auf und übertrug sie in das Hauptbuch.

Der Beklagte und Revisionskläger (das Finanzamt - FA -) vertrat nach einer Betriebsprüfung die Auffassung, daß der Kläger nicht den Aufzeichnungspflichten des § 4 Abs. 6 EStG genügt habe, und erkannte diese Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben an. Dementsprechend ergingen geänderte Einkommensteuerbescheide und Gewerbesteuerbescheide für 1972 bis 1974. Die Einsprüche blieben erfolglos. Das Finanzgericht (FG) gab durch Urteil vom 22. August 1978 V 252 und 253/77 (Entscheidungen der Finanzgerichte 1979 S. 326 - EFG 1979, 326 -) der Klage statt. Es ist der Ansicht: Dem gesetzlichen Erfordernis der einzelnen und getrennten Aufzeichnung sei durch die tägliche und fortlaufende Eintragung in der letzten Spalte des Journals genügt worden. Diese Spalte repräsentiere entsprechend ihrer Bezeichnung mehrere Konten. In den Freiräumen rechts neben der letzten Spalte sei jeweils das angesprochene Konto angegeben worden. Die monatliche Aufgliederung im Hauptbuch werde vollends dem Sicherungszweck des § 4 Abs. 6 EStG gerecht.

Das FA rügt mit der vom FG zugelassenen Revision die Verletzung des § 4 Abs. 6 EStG. Es macht geltend, die Bewirtungskosten und Geschenkaufwendungen seien im Journal zwar fortlaufend, aber nicht getrennt von anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet worden. Im Hauptbuch sei zwar monatlich getrennt gebucht worden; es habe jedoch an einer fortlaufenden Einzelaufzeichnung gefehlt.

Das FA beantragt, unter Aufhebung des angefochtenen Urteils die Klage abzuweisen.

Die Klägerin beantragt, die Revision zurückzuweisen.

Zur Begründung verweist sie auf ihre Klagebegründung und die Entscheidungsgründe des angefochtenen Urteils.

 

Entscheidungsgründe

Die Revision ist begründet. Sie führt zur Aufhebung der Vorentscheidung und Abweisung der Klage.

Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG 1971/74 scheiden Aufwendungen für Geschenke an Geschäftsfreunde mit einem Wert von mehr als 100 DM im Wirtschaftsjahr bei der Gewinnermittlung aus. Gleiches gilt nach § 4 Abs. 5 Satz 2 EStG 1971/74 für andere Aufwendungen, die die Lebensführung berühren und nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind; hierunter können auch Bewirtungsspesen fallen. Derartige Aufwendungen sind gemäß § 4 Abs. 6 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen; der Abzug ist bei einer Verletzung der Aufzeichnungspflicht unabhängig von Abs. 5 zu versagen.

Nach der Rechtsprechung des IV. und I. Senats des Bundesfinanzhofs (BFH), der sich der erkennende Senat anschließt, liegt, sofern eine Buchführung eingerichtet ist, eine getrennte Aufzeichnung nur vor, wenn die Aufwendungen im Sinne des § 4 Abs. 5 EStG auf besonderen Konten verbucht werden (BFH-Urteile vom 10. Januar 1974 IV R 80/73, BFHE 111, 111, BStBl II 1974, 211; vom 3. April 1974 I R 241/71, BFHE 112, 178, BStBl II 1974, 497). Der Senat braucht nicht zu der buchhalterischen Frage Stellung zu nehmen, ob die letzte Spalte im Amerikanischen Journal eine Zusammenfassung mehrerer Konten darstellt oder ob jede Spalte - also auch die letzte - ein Konto ist. Getrennte Aufzeichnungen im Sinne des § 4 Abs. 6 EStG sind Buchungen, die nacheinander die Aufwendungen des Abs. 5 ohne jede Vermischung mit anderen Betriebsausgaben darstellen. Dem genügt im Amerikanischen Journal nur eine Spalte, die ausschließlich diese Aufwendungen aufnimmt. Bereits das BFH-Urteil vom 28. Mai 1968 IV R 150/67 (BFHE 92, 487, BStBl II 1968, 648) hat im Anschluß an Abschn. 20 der Einkommensteuer-Richtlinien (EStR) ein besonderes Konto oder mehrere besondere Konten oder "eine besondere Spalte" im Rahmen der Buchführung oder der Ausgabenaufzeichnungen gefordert; dem steht nicht entgegen, daß die BFH-Urteile in BFHE 111, 111, BStBl II 1974, 211, und BFHE 112, 178, BStBl II 1974, 497 verkürzend lediglich von besonderen Konten sprechen.

Das Hauptbuch mit seiner monatlichen Aufgliederung der Aufwendungen kann weder für sich noch zusammen mit der letzten Journalspalte die Funktion des § 4 Abs. 6 EStG übernehmen. Monatliche Aufgliederungen sind keine Einzelaufzeichnungen.

Der Senat verkennt nicht, daß das Amerikanische Journal räumlich beengt ist und eine zu starke Aufgliederung an Raumnot scheitern kann. Es ist jedoch nicht zulässig, steuerrechtliche Aufzeichnungspflichten wegen buchhaltungstechnischer Schwierigkeiten abzuschwächen. Die Buchführung hat sich vielmehr an den gesetzlichen Aufzeichnungspflichten auszurichten. Ist dies nicht möglich, muß ggf. ein anderes Buchführungssystem gewählt werden, das in der Lage ist, den gesetzlichen Anforderungen zu genügen.

 

Fundstellen

Haufe-Index 73655

BStBl II 1980, 745

BFHE 1981, 370

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