Leitsatz (amtlich)

1. Die ordnungsmäßige Ausgangskontrolle im Büro eines Steuerberaters erfordert grundsätzlich, daß Fristen im Fristenkontrollbuch erst aufgrund der Eintragung im Postausgangsbuch gelöscht werden (Anschluß an BGH-Beschluß vom 20.November 1984 VI ZB 19/84, VersR 1985, 145, HFR 1985, 579).

2. Das Fehlen einer ordnungsmäßigen Ausgangskontrolle ist nur dann nicht ursächlich für eine Fristversäumnis, wenn die mit der Versendung beauftragte Hilfsperson ausdrücklich auf die Bedeutung und Eilbedürftigkeit des Schriftstücks hingewiesen wurde.

 

Orientierungssatz

Ausführungen und Rechtsprechung zur Führung eines Fristenkontrollbuches, zum Umfang der Ausgangskontrolle und zur Entschuldbarkeit von Mängeln bei der Fristenkontrolle.

 

Normenkette

AO 1977 § 110 Abs. 1

 

Tatbestand

Gegen den Einkommensteuerbescheid 1983 vom 24.Oktober 1985 legte der jetzige Prozeßbevollmächtigte des Klägers und Revisionsklägers (Kläger) für diesen mit Schreiben vom 9.Dezember 1985 Einspruch ein. Zugleich beantragte er Wiedereinsetzung in den vorigen Stand mit der folgenden Begründung:

Der Kläger habe ihm, dem Bevollmächtigten, am 24.Oktober 1985 den Bescheid vorgelegt mit dem Auftrag, Einspruch einzulegen. Er habe am 28.Oktober 1985 das Einspruchsschreiben abgefaßt und für den 22.November 1985 zur Wiedervorlage notiert, weil die ausstehende Steuererklärung abgewartet werden sollte. Die Ausfertigung des Einspruchs sei ihm weisungsgemäß am 22.November 1985 vorgelegt worden. Nachdem er festgestellt habe, daß die Steuererklärung dem Einspruch noch nicht beigefügt werden könne, habe er dem mit dem Postausgang beauftragten Mitarbeiter das Original-Einspruchsschreiben und einen Begleitbrief an den Mandanten mit einer Durchschrift des Einspruchsschreibens übergeben. Dieser Mitarbeiter habe die ausdrückliche Anweisung erhalten, beide Schriftstücke mit der Post zu versenden. Versehentlich habe dieser "sonst absolut zuverlässig arbeitende" Mitarbeiter sowohl das Einspruchsschreiben als auch die Durchschrift an den Mandanten, der sich bei Zustellung am 23.November 1985 in Urlaub befand, übersandt. Am 30.November 1985 habe der Mandant --der Kläger-- beide Schriftstücke vorgefunden. Daraufhin sei der Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gestellt worden.

Die Kontrolle von Rechtsbehelfsfristen werde ausschließlich von ihm persönlich überwacht. Grundsätzlich würden eingehende Steuerbescheide von ihm geprüft. In Fällen, in denen ein Rechtsbehelf einzulegen sei, werde der Rechtsbehelf sofort bearbeitet. Wenn ein Rechtsbehelf ausnahmsweise nicht sofort eingelegt werden könne, notiere er eine persönliche Wiedervorlage im Tagebuch. Der Vorgang werde dann in einem Ordner nach Wiedervorlageterminen sortiert und aufbewahrt und termingerecht wieder vorgelegt. Der im Tagebuch notierte Termin werde "nach Bearbeitung der Sache" gestrichen. Eine gesonderte Ausgangskontrolle finde nicht statt. Die ausgehenden Schreiben würden in einem Postausgangsbuch festgehalten.

Im Tagebuch des Prozeßbevollmächtigten ist unter dem 22.November 1985 notiert "WV H'83". In seinem Postausgangsbuch ist unter demselben Datum als Empfänger vermerkt: "H, Kopie des Einspruchs an FA HN".

Der Beklagte und Revisionsbeklagte (das Finanzamt --FA--) verwarf den Einspruch als unzulässig. Die hiergegen gerichtete Klage hatte keinen Erfolg.

Mit der Revision rügt der Kläger fehlerhafte Anwendung des § 110 Abs.1 der Abgabenordnung (AO 1977). Er trägt vor: Möglicherweise vorhandene Mängel im Organisations- bzw. Kontrollsystem seien für die Versäumung der Rechtsmittelfrist nachweislich nicht kausal gewesen. Auch die Führung eines Fristenkontrollbuchs hätte nicht verhindert, daß die beiden Schreiben entgegen der ausdrücklichen Anweisung in einem einzigen Briefumschlag versandt wurden. Grund für die Fristversäumnis sei gewesen, daß ein Mitarbeiter die konkret ausgesprochene Anweisung, eine unterzeichnete und "fertig adressierte" Einspruchsschrift am gleichen Tage zur Post zu geben, fehlerhaft ausgeführt habe. Ein Prozeßbevollmächtigter müsse die Durchführung seiner Anordnung über die Absendung von Schriftstücken nicht persönlich überwachen. Der Mitarbeiter des Prozeßbevollmächtigten, dem dieser die Briefe mit dem Absendungsauftrag ausgehändigt habe, sei "die Poststelle" gewesen. Es sei nicht die Aufgabe eines Steuerberaters, nach Frankierung zu überprüfen, ob sich die richtigen Briefe in den richtigen Umschlägen befänden.

Der Kläger beantragt, das Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts (FG) vom 31.Oktober 1986 aufzuheben, ihm Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu gewähren und die Sache zur weiteren Sachentscheidung an das FG zurückzuverweisen.

Das FA beantragt, die Revision zurückzuweisen.

 

Entscheidungsgründe

Die Revision ist unbegründet. Das FG hat die Entscheidung des FA, keine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand (§ 110 Abs.1 AO 1977) zu gewähren, im Ergebnis zu Recht bestätigt.

1. Das FG hat die Klage abgewiesen mit der Begründung, daß nach dem eigenen Vortrag des Klägers und dem Ergebnis der Beweisaufnahme hinsichtlich der Fristen- und insbesondere Ausgangskontrolle ein nicht entschuldbarer Organisationsmangel vorgelegen habe. Die Organisation im Büro des Steuerberaters O habe nicht den u.a. im Beschluß des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 7.Dezember 1982 VIII R 77/79 (BFHE 137, 221, BStBl II 1983, 229) aufgestellten Grundsätzen entsprochen. Ein Fristenkontrollbuch werde nicht geführt. Eine Vertretung im Falle von Krankheitsfällen gebe es nicht. Die Mitarbeiter des Prozeßbevollmächtigten würden in Fristensachen nicht ständig überwacht und kontrolliert. Mit dem Postausgang seien abwechselnd Auszubildende befaßt. Diesen würden --so auch im Streitfall-- jeweils die Schreiben mit Briefumschlägen übergeben. Der Auszubildende trage dann die Post in das Postausgangsbuch ein. Gegen Abend würden die Briefe zur Post gebracht. Diese Art des Postausgangs werde vom Prozeßbevollmächtigten nicht überwacht.

Es kann dahingestellt bleiben, ob diese Erwägungen, bezogen auf den Streitfall, sämtlich rechtserheblich und rechtsfehlerfrei sind. Jedenfalls ist die Entscheidung des FG im Ergebnis richtig.

2. Zutreffend hat das FG darauf abgestellt, daß der Prozeßbevollmächtigte keine wirksame Ausgangskontrolle geschaffen hat. Bei einer ordnungsgemäßen, den von der Rechtsprechung entwickelten Grundsätzen entsprechenden Organisation der Postversendung wäre das Versehen des Mitarbeiters nicht unentdeckt geblieben.

a) Ein Bevollmächtigter ist verpflichtet, seinen Bürobetrieb so zu organisieren, daß Fristversäumnisse ausgeschlossen sind. Dazu ist es --grundsätzlich (siehe unten Nr.4)-- unerläßlich, daß ein Fristenkontrollbuch (Fristenkalender oder eine vergleichbare Einrichtung) geführt wird. Im Fristenkalender muß der Fristablauf für jede einzelne Sache vermerkt sein. Die Einhaltung der laufenden Fristen muß durch tägliche Einsichtnahme in den Fristenkalender gesichert werden (grundlegend BFH-Urteil vom 9.Mai 1961 I 237/60 S, BFHE 73, 491, BStBl III 1961, 445). Zur Organisationspflicht gehört es, eine Ausgangskontrolle zu schaffen, die ausreichende Gewähr dafür bietet, daß fristwahrende Schriftstücke nicht über den Fristablauf hinaus im Büro liegenbleiben (BFH-Beschluß vom 18.Januar 1984 I R 196/83, BFHE 140, 146, 148 f., BStBl II 1984, 441; BFH-Urteil vom 17.November 1987 IX R 56/83, BFH/NV 1988, 318; Beschlüsse des Bundesgerichtshofs --BGH-- vom 26.Juni 1980 VII ZB 9/80, Höchstrichterliche Finanzrechtsprechung --HFR-- 1981, 240; vom 21.April 1988 VII ZB 4/88, Versicherungsrecht --VersR-- 1988, 942 jeweils mit Nachweisen). Zu der hiernach geforderten Endkontrolle gehört die Anweisung, Fristen erst dann zu löschen, wenn das fristwahrende Schriftstück tatsächlich gefertigt und abgesandt ist oder zumindest "postfertig" (postausgangsbereit) vorliegt. Postfertig ist ein Schriftstück erst dann, wenn es unterschrieben und mit einem --ggf. ordnungsgemäß frankierten-- Umschlag versehen ist (BGH-Beschlüsse vom 28.Februar 1980 III ZB 2/80, VersR 1980, 554 m.w.N.; vom 22.März 1983 VI ZB 1/83, HFR 1984, 78). Dementsprechend dürfen Fristen erst nach der Bereitstellung der Schriftstücke für die Mitnahme zur Post gelöscht werden. Das Schriftstück bleibt solange im Bereich der Fristenkontrolle, bis es in einem letzten mechanischen Arbeitsgang den räumlichen Kontrollbereich verläßt.

b) Zur Wahrung der Sorgfaltspflicht reicht es nicht aus, daß die Rechtsmittelfristen in einem Fristenkalender eingetragen werden und die Absendung der fristwahrenden Schriftstücke aufgrund allgemeiner Anweisung in einem Postausgangsbuch festgehalten wird. Ein zuverlässiges Kontrollsystem erfordert, daß zwischen beiden Büchern eine Übereinstimmung in der Weise sichergestellt wird, daß die Fristen im Kalender auf der Grundlage der Eintragungen im Postausgangsbuch gelöscht werden (BGH-Beschluß vom 20.November 1984 VI ZB 19/84, VersR 1985, 145 = HFR 1985, 579).

Dem Kläger ist darin zuzustimmen, daß der Mangel der von der Rechtsprechung geforderten Fristenkontrolle für die Versäumung der Frist ursächlich sein muß (siehe bereits BFH in BFHE 73, 491, BStBl III 1961, 445; BGH-Beschluß vom 9.Juli 1986 VIII ZB 22/86, VersR 1987, 49; Zöller/Stephan, Zivilprozeßordnung, 15.Aufl., 1987, § 233 Anm.22 m.w.N.). Dieser Einwand verhilft der Revision aber nicht zum Erfolg. Zwar ist es denkbar, daß dem im übrigen zuverlässig arbeitenden Personal bei mechanischen Büroarbeiten --sodann entschuldbar-- Verwechslungen unterlaufen, insbesondere Schriftstücke falsch kuvertiert werden (vgl. BFH-Urteil vom 7.März 1985 V R 128/83, nicht veröffentlicht --NV--). Wird ein Schriftstück in den falschen (beschrifteten) Briefumschlag eingelegt, kann dieses Versehen durch die vorstehend dargestellte Ausgangskontrolle nicht entdeckt werden. Der hier zu beurteilende Sachverhalt liegt indes anders: Ausweislich des Postausgangsbuches ist nur das für den Kläger bestimmte Schriftstück versandt worden. Eine Notierung der Einspruchsfrist hätte nur gelöscht werden dürfen, wenn im Postausgangsbuch auch eine Postsendung an das FA HN vermerkt gewesen wäre (vgl. --zum Abgleich zwischen Fristenkontrollbuch und Postausgangsbuch-- BGH in VersR 1985, 145 = HFR 1985, 579; BFH-Beschluß vom 9.April 1987 III R 132/84, BFH/NV 1987, 792, unter 2.b). Bei einer solchen Handhabung der Ausgangskontrolle wäre bemerkt worden, daß ein für das FA bestimmtes Schreiben nicht postfertig bereitlag.

3. Der Kläger bezieht sich zu Unrecht auf den Grundsatz, daß sich ein Prozeßbevollmächtigter darauf verlassen darf, sein sonst zuverlässiges Personal werde eine --wenn auch nur mündlich erteilte-- besondere Weisung befolgen (BGH-Urteil vom 6.Oktober 1987 VI ZR 43/87, VersR 1988, 185, 186 m.w.N.). Ein festgestellter Organisationsmangel ist grundsätzlich dann nicht ursächlich für die Fristversäumnis, wenn eine diesen Mangel ausgleichende konkrete Einzelanweisung ergangen, jedoch vom Büro nicht befolgt worden ist (BGH-Beschluß vom 4.Februar 1987 IVb ZB 132/86, Zeitschrift für das gesamte Familienrecht --FamRZ-- 1987, 1017 f. m.w.N.); dies gilt auch für mündliche Weisungen (BGH in VersR 1988, 185). Dieser Grundsatz ist aufgestellt worden in Fällen, in denen die Ausführung der erteilten Anweisungen nicht mittels organisatorischer Vorkehrungen --es sei denn durch nachträgliche Rückfrage-- institutionell überwacht werden konnte (vgl. z.B. BGH-Urteil vom 24.Juni 1985 II ZR 69/85, VersR 1985, 1140; BGH-Beschluß vom 27.Februar 1986 III ZB 21/85, VersR 1986, 764). Die Rechtsprechung hat diesen Grundsatz aber dahin eingeschränkt, daß die strengen Anforderungen an eine wirksame Ausgangskontrolle nicht vermindert werden dürfen: Wegen der besonderen Bedeutung der rechtzeitigen Absendung fristwahrender Schriftstücke ist es nicht zu rechtfertigen, im Fristenkalender eingetragene Rechtsmittelfristen bereits nach Erteilung der Weisung zur Absendung eines Schriftsatzes mit der Post und damit vor dem Zeitpunkt zu löschen, zu dem die Sendung zumindest postfertig gemacht worden ist. Erst nach diesem Zeitpunkt braucht ein Prozeßbevollmächtigter im Regelfall nicht mehr zu prüfen, ob seine Weisung zur Absendung des Schriftstücks auch wirklich durchgeführt worden ist (BGH-Beschluß in VersR 1985, 145, 146 m.w.N.). Die Prüfung der fristwahrenden Handlung anhand des Postausgangsbuchs ist daher nicht deswegen entbehrlich, weil der Prozeßbevollmächtigte eine Weisung erteilt hatte, den fristwahrenden Schriftsatz mit der Post zu versenden.

4. Es kann dahingestellt bleiben, ob die Führung eines Fristenkontrollbuchs stets unerläßlich ist (so zuletzt BFH-Beschluß vom 27.Februar 1985 II R 218/83, BFH/NV 1985, 90), oder ob nicht im Einzelfall eine wirksame Kontrolle des Postausgangs "von Fall zu Fall" ausreicht, wenn nur vergleichsweise wenige Fristen zu wahren sind (vgl. --für Behörden-- Beschluß in BFHE 137, 221, 223, BStBl II 1983, 229; Urteil des Bundessozialgerichts --BSG-- vom 18.März 1987 9b RU 8/86, BSGE 61, 213, 217). Jedenfalls muß dann aber der Postausgang durch eine ausdrückliche und eindeutige Weisung an die Hilfskraft sichergestellt werden (vgl. BGH-Beschlüsse vom 15.Mai 1985 IVb ZB 27/85, HFR 1986, 319; vom 19.Juni 1986 X ZB 5/86, VersR 1986, 1205). Das Verschulden eines "Boten" --hierzu zählt auch ein in der Poststelle mit der Postversendung betrauter Mitarbeiter-- geht dann nicht zu Lasten des Prozeßbevollmächtigten und damit des Rechtsmittelführers, wenn entweder eine wirksame Ausgangskontrolle besteht (vorstehend zu 2.) oder der Bote auf die Bedeutung und Eilbedürftigkeit des Schriftstücks ausdrücklich hingewiesen worden ist. Hat der Rechtsmittelführer in dieser Weise im Rahmen der äußersten, den Umständen nach angemessenen und vernünftigerweise zu erwartenden Sorgfalt dafür gesorgt, daß der Schriftsatz rechtzeitig zur Post gegeben wird, braucht er die Anordnung der Versendung weder persönlich zu überwachen noch ist er gehalten, sich durch eine nachträgliche Rückfrage über die Befolgung seiner Anweisung zu vergewissern. Das BFH-Urteil vom 28.März 1969 III R 2/67 (BFHE 96, 85, 88, BStBl II 1969, 548) hat diese besondere Hinweispflicht gefordert für den Fall, daß der Rechtsmittelführer mit der Übersendung der Rechtsmittelschrift bis ans Ende der Frist zuwartete. Die Beschränkung dieser besonderen Hinweispflicht auf den Fall einer knappen Restfrist ist später fallengelassen worden (BFH-Beschlüsse vom 1.Oktober 1981 IV R 100/80, BFHE 134, 220, 222 f., BStBl II 1982, 131; in BFHE 137, 221, 223, BStBl II 1983, 229; vom 9.April 1987 V B 111/86, BFHE 149, 146, BStBl II 1987, 441; vom 9.Juni 1988 VII R 125/87, NV).

Dem schließt sich der erkennende Senat an. Gerade wenn eine Überwachung "von Fall zu Fall" zugelassen wird, weil die Versendung fristwahrender Schriftsätze nicht zur alltäglichen Arbeitsroutine gehört, ist ein besonderer Hinweis auf die Bedeutung dieser Schriftstücke unerläßlich; dies gilt ungeachtet dessen, ob die fristwahrende Handlung darüber hinaus auch eilbedürftig ist. Nur wenn die Weisung an den "Boten" hinreichend konkret und nachdrücklich ist, sind die Erledigung des Auftrags und somit die Einhaltung der Frist gewährleistet.

Im Streitfall ist nicht festgestellt worden, daß der Prozeßbevollmächtigte auf die Bedeutung des Einspruchsschreibens besonders hingewiesen hätte. Nach dem eigenen Vortrag des Klägers ist der Auszubildende ohne zusätzlichen Hinweis auf das Erfordernis der Fristwahrung beauftragt worden, Schriftstücke durch Aufgabe zur Post zu versenden. Auf die vom FG erörterte Frage, ob ein Auszubildender mit der Absendung von Fristsachen betraut werden darf (vgl. hierzu BGH-Beschluß vom 10.März 1987 VI ZB 14/86, VersR 1987, 769), kam es daher nicht mehr an.

 

Fundstellen

Haufe-Index 62053

BFH/NV 1989, 9

BStBl II 1989, 266

BFHE 155, 275

BFHE 1989, 275

BB 1989, 1047-1048 (LT1-2)

DB 1989, 612 (K)

DStR 1989, 209 (KT)

HFR 1989, 229 (LT)

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