Durch die Kostenträgerrechnung werden die Selbstkosten der Produkte und Dienstleistungen ermittelt. Diese Selbstkosten bilden die Grundlage für die Kalkulation der Verkaufspreise.
Übersicht: Die wichtigsten Kalkulationsschemata
Für die typischen Hauptbranchen Handel, Produktion, Handwerk und Dienstleistung haben sich in der Praxis unterschiedliche Kalkulationsschemata bewährt.
| Handel | Produktion | Handwerk | Dienstleistung | |
| Handelskalkulation | X | - | - | - |
| Zuschlagskalkulation | - | X | X | - |
| Maschinenstundensatzkalkulation | - | X | X | - |
| Stundensatzkalkulation | - | - | X | X |
Kalkulationsschema für Handwerker und Dienstleister (Stundensatzkalkulation)
| Ermittlung der abrechenbaren Stunden | ||
| Kalendertage pro Jahr | 365 Tage | |
| ./. | Wochenenden | 104 Tage |
| = | Arbeitstage | 261 Tage |
| ./. | Urlaubstage | 30 Tage |
| ./. | Feiertage | 10 Tage |
| ./. | Krankheitstage | 11 Tage |
| ./. | Fortbildungstage | 10 Tage |
| = | Anwesenheitstage | 200 Tage |
| Anwesenheitsstunden (200 Tage x 8 Std) | 1.600 Std | |
| ./. | nicht abrechenbare Zeit (25 %) | 400 Std |
| = | abrechenbare Stunden | 1.200 Std |
| Ermittlung des Stundensatzes | ||
| Jahresgehalt (inkl. Sonderzahlungen und Nebenkosten) | 42.000 EUR | |
| Teilkosten-Stundensatz (42.000 EUR/1.200 Std) | 35,00 EUR | |
| + | Zuschlag für Gemeinkosten (80 %) | 28,00 EUR |
| = | Volkosten-Stundensatz | 63,00 EUR |
| + | Gewinnaufschlag (10 %) | 6,30 EUR |
| = | Abrechnungs-Stundensatz | 69,30 EUR |
Erläuterungen/Anwendungshinweise zur Stundensatzkalkulation
Die für eine Stundensatzkalkulation erforderlichen Daten (Anwesenheitstage, Anwesenheitsstunden, nicht abrechenbare Zeiten) können meist nur gemeinsam mit dem Mandanten ermittelt werden, da dazu eine detaillierte Kenntnis der betrieblichen Verhältnisse erforderlich ist.
Falls im Mandantenbetrieb keine detaillierte Zeiterfassung existiert und der Mandant daher keine genauen Angaben zu den erforderlichen Daten machen kann, so kann ggf. mit geschätzten Werten gearbeitet werden, um zumindest eine ungefähre Vorstellung von der Höhe der Stundensätze zu erhalten. Bei Bedarf können in diesem Fall mehrere Alternativrechnungen durchgeführt werden (z. B. Alternative 1 mit nicht abrechenbaren Zeiten von 25 % und Alternative 2 mit nicht abrechenbaren Zeiten von 15 %).
Fall: Angebotskalkulation für ein Dienstleistungsunternehmen
C betreibt als Einzelunternehmer ein Grafikdesign-Büro. C beschäftigt einen angestellten Mitarbeiter (M 1), der ein Festgehalt bezieht, und einen freien Mitarbeiter (M 2), der nach Stunden bezahlt wird.
Die A-GmbH plant eine neue Werbekampagne und wendet sich an C mit der Bitte, ein Angebot über die Durchführung dieser Werbekampagne abzugeben.
C muss nun kalkulieren, zu welchem Preis er den Auftrag annehmen kann.
Er überlegt zunächst, wie viele Stunden er und seine Mitarbeiter voraussichtlich an dem Auftrag arbeiten werden. C schätzt, dass die Bearbeitung ca. 230 Stunden in Anspruch nehmen wird. Zur Angebotskalkulation benötigt er nun noch einen Stundensatz. Da C und seine beiden Mitarbeiter an den Aufträgen des Büros in etwa gleichem Umfang mitarbeiten beschließt C einen durchschnittlichen Stundensatz für sich und seine beiden Mitarbeiter zu ermitteln.
Die jährlichen Gesamtkosten seines Büros (Personalkosten, kalkulatorischer Unternehmerlohn, Abschreibungen, Zinsen, Miete, Strom, Wasser, Heizung, Versicherungen, Werbung, Bürobedarf, Kfz) betragen rd. 113.000 EUR.
Die anfallenden Materialkosten werden dem jeweiligen Auftrag nach Verbrauch zugerechnet.
M ermittelt nun die Anzahl der Stunden, die er und seine beiden Mitarbeiter pro Jahr durchschnittlich im Unternehmen arbeiten. Nach Abzug von Sonn- und Feiertagen, Urlaubs- und Krankheitstagen sowie nicht abrechenbaren Stunden kommt er auf rd. 3.700 Stunden.
Der durchschnittliche Stundensatz pro Arbeitsstunde beträgt damit (113.000 EUR/3.700 Std =) 31 EUR/Std.
C kalkuliert sein Angebot daher wie folgt:
| 230 Std x 31 EUR = | 7.130,00 EUR | |
| + | Materialkosten (nach Verbrauch) | 2.250,00 EUR |
| = | Selbstkosten | 9.380,00 EUR |
| + | Gewinnaufschlag (20 %) | 1.876,00 EUR |
| = | Summe | 11.256,00 EUR |
| + | USt (19 %) | 2.138,64 EUR |
| = | Gesamt | 13.394,64 EUR |
Zu einem Preis von 13.395 EUR kann C ein Angebot abgeben.
Er hat noch etwas Spielraum für Preisverhandlungen mit seinem Auftraggeber, wenn er
- seinen Gewinnaufschlag auf 15 % reduziert oder
- den Auftrag in kürzerer Zeit als in 230 Stunden bearbeitet (z. B. durch Rationalisierung interner Arbeitsabläufe) oder
- Teile des Auftrags an freie Mitarbeiter abgibt, die zu einem niedrigeren Stundensatz arbeiten.
Kalkulationsschema für Handelsbetriebe (Aufschlagskalkulation)
| Listeneinkaufspreis | 100,00 EUR | ||
| ./. | Lieferantenrabatt | 10 % | 10,00 EUR |
| = | Zieleinkaufspreis | 90,00 EUR | |
| ./. | Lieferantenskonto | 2 % | 1,80 EUR |
| = | Bareinkaufspreis | 88,20 EUR | |
| + | Bezugskosten (Versand, Transportversicherung) | 11,80 EUR | |
| = | Einstandspreis | 100,00 EUR | |
| + | Gemeinkosten (Miete, Personal usw.) | 40 % | 40,00 EUR |
| = | Selbstkosten | 140,00 EUR | |
| + | Gewinnaufschlag | 25 % | 35,00 EUR |
| = | Barverkaufspreis | 175,00 EUR | |
| + | Kundenskonto | 3 % | 5,41 EUR |
| = | Zielverkaufspreis | 180,41 EUR | |
| + | Kundenrabatt | 10 % | 20,05 EUR |
| = | Listenverkaufspreis (netto) | 200,46 EUR | |
| + | USt | 19 % | 38,09 EUR |
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