Haben wir uns einen Überblick verschafft, besprechen wir zunächst intern die verschiedenen Software-Möglichkeiten und Anwendungsszenarien. Ziel hierbei ist immer, dass möglichst ohne erneute Medienbrüche gearbeitet wird, sprich digitale Daten sollen dort abgegriffen werden, wo sie entstehen. Dadurch lassen sich die Prozesse verschlanken, sodass der Mandant nicht das Gefühl hat, er oder seine Mitarbeiter müssten mehr Zeit investieren.
Denn oft ist die Sorge in den Erstgesprächen, dass mehr Zeit investiert werden muss. I. d. R. ist aber genau das Gegenteil der Teil der Fall, z. B. durch die Nutzung der per OCR ausgelesenen Belegdaten für die automatische Erstellung von Zahlungsträgern.
Wir haben uns ca. 1 Jahr intensiv mit den bereits bestehenden Lösungen rund um das von uns genutzte Programm Unternehmen Online beschäftigt, denn u. E. sollte sich der Mandant nicht an die Lösung anpassen müssen, sondern die Lösung sollte zu den Abläufen des Mandanten passen. Hierdurch können wir den Mandanten verschiedene ergänzende Lösungen bieten, bei denen wir wissen, wie diese funktionieren.
Hier ein paar Beispiele:
- Digitalisierung von Belegen: DATEV Belegtransfer, candis, dropscan
- Abruf digitaler Belege: invoicefetcher, getmyinvoices
- Archivierung digitaler Belege: DATEV Unternehmen Online, CompuDMS (CompuSME), Docuware
- Erstellung von Rechnungen/Angeboten/WaWi: DATEV Auftragswesen online, lexoffice, easybill, sevdesk, scopevisio
- Zahlungsverkehr (mit Belegzuordnung): DATEV Bank online, lexoffice
- Auswertungen: DATEV Controlling Report mobil, kontool
Für die Kommunikation mit dem Mandanten nutzen wir i. d. R. GoToMeeting. Für die Fernwartung nutzen wir entweder das Programm Teamviewer oder das Fernbetreuungs-Modul der DATEV.
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