Aufbewahrung von Rechnungen bei Kassensystemen (zu § 14b UStG)

Kommentar

Wichtig

Das BMF-Schreiben ergänzt Abschn. 14b.1 Abs. 1 UStAE.

In der Praxis werden zunehmend elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen eingesetzt; teilweise ist – nicht aus umsatzsteuerrechtlichen Gründen – die Verwendung solcher Kassensysteme vorgeschrieben. Im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht des leistenden Unternehmers für von ihm ausgestellte Kleinbetragsrechnungen^[1], stellt die Finanzverwaltung fest, dass es bei der Erteilung mithilfe elektronischer oder computergestützter Kassensysteme oder Registrierkassen ausreicht, wenn ein Doppel der Ausgangsrechnung (Kassenbeleg) aus den unveränderbaren digitalen Aufzeichnungen reproduziert werden kann. Voraussetzung ist, dass die übrigen Anforderungen der GoBD^[2] erfüllt sind – dies betrifft insbesondere die Vollständigkeit, Richtigkeit und Zeitgerechtigkeit der Erfassung.

Praxis-Tipp

Sollten sich aus anderen Gründen besondere Aufbewahrungspflichten ergeben, bleiben diese davon unberührt.

Konsequenzen für die Praxis

Die Anpassung erfolgt aufgrund der geänderten Rechtsvorschriften über die Erteilung von Rechnungen und den technischen Fortschritt. Die bisher in den Verwaltungsanweisungen enthaltene Regelung, die eine Aufzeichnung des Tagesendsummenbons vorsah, ist damit entfallen. Es müssen aus dem System die Einzelbelege reproduzierbar sein.

Die Regelung ist in allen offenen Fällen anzuwenden. Für Zeiträume bis zum 31.12.2021 wird es aber nicht beanstandet, wenn die Aufbewahrungspflicht noch nach der bisherigen Regelung des Abschn. 14b.1 Abs. 1 Satz 2 UStAE erfüllt wird; dies betrifft insbesondere die Tagesendsummenbons.

Link zur Verwaltungsanweisung

BMF, Schreiben v. 16.11.2021, III C 2 – S 7295/19/10001 :001, BStBl 2021 I S. 2329.

[1] Die Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen ergeben sich aus § 33 UStDV und liegen bis zu einem Gesamtbetrag von bis zu 250 EUR vor.

[2] Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, BMF, Schreiben v. 28.11.2019, BStBl 2019 I S. 1269, .