Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führ... / I. Grundregeln

1. In Betracht kommende Aufwendungen

 

Rz. 35

Stand: EL 105 – ET: 02/2015

Reisekosten sind alle Aufwendungen, die dem ArbN im Zusammenhang mit der Auswärtstätigkeit entstehen. Dazu gehören: Fahrtkosten (vgl § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4a EStG; > Rz 60 ff), Verpflegungsmehraufwendungen vgl § 9 Abs 4a EStG; > Rz 80 ff), Übernachtungskosten (vgl § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 5a EStG; > Rz 110 ff) und Reisenebenkosten (> R 9.8 LStR; > Rz 124 ff). Sie sind bei einer beruflich veranlassten (> Rz 50 ff) Auswärtstätigkeit (> Rz 20 ff) als WK abziehbar, soweit sie nicht vom ArbG steuerfrei ersetzt werden (> Rz 3, 4). Aufwendungen, die nicht so gut wie ausschließlich durch die berufliche Reisetätigkeit veranlasst und nicht aufteilbar sind, zB für Reisekleidung (> Kleidung) sowie Aufwendungen für die Anschaffung von Koffern und anderer Reiseausrüstung (zB Reisewecker, Tageszeitungen) sind keine Reisekosten (> R 9.4 Abs 1 Satz 5 LStR; ergänzend vgl EFG 1981, 12; 1988, 67). Reiseausrüstungen sind Gegenstände, die zum "Haushalt" des Stpfl gehören; für sie gilt weiterhin das einen Abzug ausschließende Aufteilungsverbot des § 12 Nr 1 EStG (> Lebensführung Rz 5 ff). Eine Ausnahme gilt uE, wenn ein Koffer von einem viel reisenden ArbN zusätzlich für den so gut wie ausschließlich beruflichen Einsatz angeschafft wird und damit zum >  Arbeitsmittel wird; glA EFG 2011, 2057 für einen ständig beruflich genutzten Pilotentrolley. Zum Wertverlust auf Grund eines Schadens an solchen mitgeführten Gegenständen, zB infolge Diebstahls > Rz 129 ff. Über Auslagen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden anlässlich einer Auswärtstätigkeit > Bewirtung Rz 15 ff, 34ff.

 

Rz. 36

Stand: EL 105 – ET: 02/2015

Zusätzliche Aufwendungen, die durch eine Erkrankung während einer Auswärtstätigkeit entstehen, sind als > Reisekosten nicht ohne weiteres abziehbar. WK sind sie nur, wenn sie ganz überwiegend durch die berufliche Tätigkeit veranlasst sind (> Werbungskosten Rz 15, 33ff). Abziehbar sind zB Krankheits- und Prozesskosten zur Beseitigung der Folgen eines auf einer ausschließlich beruflichen Kraftwagenfahrt erlittenen Unfalls, es sei denn, der Unfall ist ausnahmsweise durch Umstände verursacht, die keinen beruflichen Hintergrund haben (BFH 124, 43 = BStBl 1978 II, 105; > Berufskrankheiten und > Kraftfahrzeugunfall). Ebenso Aufwendungen zur Behandlung einer Malaria, an der der ArbN auf einer Auslandsdienstreise erkrankt ist. Entschädigungen, die bei Auswärtstätigkeiten erkrankte ArbN vom ArbG erhalten, sind Arbeitslohn (RFH, RStBl 1935, 335), soweit nicht Steuerfreiheit nach § 3 Nr 11 EStG gegeben ist (> Beihilfen Rz 12 ff, 41ff). Wegen einer während der Auswärtstätigkeit verwirkten GeldbußeRz 126. Zu Reisegepäck- und UnfallversicherungenRz 127, 128; zur Mitnahme von nahen AngehörigenRz 45 ff.

 

Rz. 37

Stand: EL 105 – ET: 02/2015

Die Art und Höhe der für die Auswärtstätigkeit aufzuwendenden Ausgaben bestimmt der ArbN grundsätzlich selbst; es kommt nicht darauf an, dass diese Aufwendungen objektiv notwendig sind. Ergänzend > Werbungskosten Rz 29. Zu den Besonderheiten beim Verpflegungsaufwand vgl > Rz 80 ff und zu den Übernachtungskosten > Rz 110 ff.

 

Rz. 38

Stand: EL 105 – ET: 02/2015

Der ArbN hat Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen, zB Bahntickets, ein > Fahrtenbuch über den Umfang der > Kraftfahrzeugbenutzung, Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr, nachzuweisen oder glaubhaft zu machen (> R 9.4 Abs 1 Satz 5 LStR; > Beweislast Rz 2).

2. Besonderheiten bei Aufwendungsersatz durch den Arbeitgeber

 

Rz. 39

Stand: EL 105 – ET: 02/2015

Der ArbG wird idR anhand der betrieblichen Reisekostenabrechnung die Aufwendungen des ArbN ersetzen; die ersetzten Beträge bleiben im Rahmen von § 3 Nr 13 und Nr 16 EStG steuerfrei; zu Einzelheiten > Auslösungen bei privaten Arbeitgebern und > Reisekostenvergütungen. Ersetzt der ArbG geringere Beträge als die amtlichen Km-Sätze laut BRKG für die Kfz-Benutzung (> Rz 63) oder die gesetzlichen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand (> Rz 84 ff), so werden die Unterschiedsbeträge grundsätzlich bei der Besteuerung des ArbN (> Rz 3) als WK abgezogen. Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwendungen werden mit den gleichen Pauschbeträgen angesetzt, wie sie der ArbG steuerfrei hätte erstatten können. Zur Berücksichtigung von Tagegeld bei gestellter Verpflegung > Rz 108 ff. Übernachtungskosten (> Rz 110 ff) kann der ArbN aber nur in Höhe der ihm tatsächlich entstandenen Aufwendungen abziehen; das gilt bei Übernachtung im Inland und Ausland (> R 9.7 Abs 2 LStR; > Rz 113). Die für die Erstattung durch den ArbG allein maßgebenden Pauschbeträge (> R 9.7 Abs 3 LStR; > Auslösungen bei privaten Arbeitgebern Rz 52 ff) gelten nicht für den WK-Abzug; der ArbN kann also nur tatsächlich entstandene, über die pauschale Erstattung durch den ArbG hinausgehende Übernachtungskosten abziehen. Für die Ermittlung von WK, die die steuerfreie ArbG-Erstattung übersteigen, ist die Auswärtstätigkeit aber einheitlich zu betrachten. Deshalb dürfen die vom ArbG erstatteten Beträge nicht zun...

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