Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Pauschalierung ... / 6. Pauschalbesteuerung bei Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich von Auswärtstätigkeiten

Rz. 153

Stand: EL 134 – ET: 06/2023

Steuerpflichtige Vergütungen für Verpflegung bei einer Dienstreise oder einer anderen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit iSv > R 9.4 LStR (> Reisekosten Rz 20), im In- und Ausland kann der ArbG pauschal mit 25 % besteuern (§ 40 Abs 2 Satz 1 Nr 4 EStG); damit soll der betriebliche Erfassungsaufwand niedrig gehalten werden (Gesetzesbegründung – BT-Drs 13/5952, 48). Zur Rechtsentwicklung > Rz 50/1. Hat der ArbN eine > Doppelte Haushaltsführung, ist die Pauschalierung nach § 40 Abs 2 Satz 1 Nr 4 EStG unzulässig (> R 40.2 Abs 1 Nr 4 LStR). Die pauschal besteuerten Vergütungen sind beitragsfrei in der > Sozialversicherung (> Rz 32). § 37b EStG ist in den Fällen des § 40 Abs 2 EStG nicht anwendbar (vgl § 37b Abs 2 Satz 2 EStG).

Rz. 154

Stand: EL 134 – ET: 06/2023

Nach dem Wortlaut des Gesetzes (Vergütungen, die der ArbG "zahlt") sind nur Barvergütungen begünstigt, nicht jedoch die Gestellung von Mahlzeiten (vgl Goydke, DStZ 1997, 95), die grundsätzlich mit den Sachbezugswerten dem LSt-Abzug unterliegen und seit 2014 pauschal besteuert werden dürfen, wenn wegen der Kürze der Auswärtstätigkeit keine Verpflegungspauschale anfällt (> Rz 142 ff).

Seit 2014 gilt § 40 Abs 2 Satz 1 Nr 4 EStG für eine ‚Tätigkeit’ iSd § 9 Abs 4a Satz 2 oder Satz 4 EStG, und für Verpflegungspauschalen iSv § 9 Abs 4a Sätze 3, 5 und 6 EStG (siehe auch BMF vom 25.11.2020, Rz 58 ff, BStBl 2020 I, 1228, > Anh 2 Reisekosten (allgemein)), die nicht nach § 9 Abs 4a iVm § 3 Nr 16 EStG steuerfrei sind (> Auslösungen bei privaten Arbeitgebern Rz 30 ff). Steuerpflichtige Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen fallen idR nur an, wenn der ArbG mehr als die steuerfreien Verpflegungspauschalen zahlt, etwa für Einsätze im > Ausland Rz 1 oder weil er auch über die Dreimonatsgrenze hinaus Verpflegungspauschalen zahlt oder weil er bei Gestellung von Verpflegung eine Kürzung der Pauschale unterlässt oder weil er im Einzelfall eine individuell erhöhte Verpflegungspauschale zahlt (Beispiel 1).

Beispiel 1:

Die leitende Angestellte (A) erhält auf Dienstreisen bisher die normalen Verpflegungspauschalen steuerfrei erstattet. Wegen höherer tatsächlicher Aufwendungen zahlt sie aber regelmäßig dazu. Der ArbG kann sich wegen der Präzedenswirkung einer solchen Entscheidung nicht zur Gestellung der Mahlzeiten und der damit verbundenen Pauschalierung des geldwerten Vorteils entscheiden (> Rz 142 ff). Er bietet der A an, ihre Verpflegungspauschalen um 50 % zu erhöhen. Statt 14 EUR werden ihr 21 EUR und statt 28 EUR werden ihr 42 EUR steuerfrei ausgezahlt. Der ArbG versteuert jeweils 7 EUR bzw 14 EUR pauschal zu Lasten des Betriebs.

Rz. 155

Stand: EL 134 – ET: 06/2023

Die für eine Pauschalbesteuerung in Betracht kommenden Beträge sind auch der Höhe nach begrenzt: Pauschaliert werden darf die LSt nur für Vergütungen, soweit sie die steuerfreie Verpflegungspauschale (> Rz 154) um nicht mehr als 100 % übersteigen. Die pauschalbesteuerbaren Höchstbeträge für eine Auswärtstätigkeit im > Inland ergeben sich aus folgender Tabelle (die Steuerabzüge enthalten 25 % LSt, 5,5 % SolZ und – angenommen – 7 % KiSt):

Steuerfreie Verpflegungspauschale	zusätzlicher Betrag, der höchstens pauschal besteuerbar ist	Pauschale Steuerabzüge	Auszahlbare Vergütung insgesamt	betrieblicher Gesamtaufwand
14 EUR	14 EUR	3,94 EUR	28 EUR	31,94 EUR
28 EUR	28 EUR	7,88 EUR	56 EUR	63,88 EUR

Die Pauschalierung erhöhter Verpflegungspauschalen gilt auch für die Auslandspauschalen (> Anh 2 Reisekosten (Ausland)). Sie gilt nicht für die Übernachtungspauschale (> Auslösungen bei privaten Arbeitgebern Rz 53). Zur Barlohnumwandlung > Rz 156.

Rz. 155/1

Stand: EL 134 – ET: 06/2023

Für eine darüber hinaus gezahlte Vergütung kann aber eine Pauschalbesteuerung mit einem besonderen Pauschsteuersatz nach § 40 Abs 1 Satz 1 Nr 1 EStG in Betracht kommen (> Rz 63 ff). Bei der Ermittlung des steuerfreien Vergütungsbetrags dürfen die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden (> R 3.16 Satz 1 LStR). Aus Vereinfachungsgründen nimmt die FinVerw hin, dass der ArbG den Betrag, der den steuerfreien Vergütungsbetrag übersteigt, insgesamt als Vergütung für Verpflegungsmehraufwendungen behandelt wird, um ihn in den Grenzen des § 40 Abs 2 Satz 1 Nr 4 EStG mit 25 % pauschal besteuern zu können (> R 40.2 Abs 4 LStR).

Beispiel: 2

Ein ArbN ist von Montag 11 Uhr bis Mittwoch 20 Uhr auf Dienstreise. Er kann im Gästehaus eines Geschäftsfreundes kostenlos übernachten und wird dort auch kostenlos verpflegt. Deshalb erhält er vom ArbG lediglich einen pauschalen Fahrtkostenersatz von 300 EUR, dem eine Fahrtstrecke mit eigenem Pkw von 500 km zugrunde liegt.

Steuerfrei sind eine Fahrtkostenvergütung von (500 km × 0,30 EUR =) 150 EUR sowie Verpflegungspauschalen von (14 EUR + 28 EUR + 14 EUR =) 56 EUR, insgesamt also 206 EUR. Der Mehrbetrag von (300 EUR ./. 206 EUR =) 94 EUR kann mit einem Teilbetrag von 56 EUR pauschal mit 25 % versteuert werden. Soll der steuerfreie Verpflegungszuschuss als Freibetrag (> Lohnsteue...