Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Lohnkonto / C. Besondere Aufzeichnungen für die ...

Rz. 55

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Durch § 5 LStDV (> Anh 1 nach § 41 EStG) werden die Aufzeichnungspflichten des ArbG zur BetrAV erweitert; zudem sind dort besondere Mitteilungspflichten des ArbG gegenüber der Versorgungseinrichtung geregelt (> Rz 59).

Die fraglichen Aufzeichnungen betreffen die ArbG-Leistungen für eine Direktversicherung, eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds (> Betriebliche Altersversorgung Rz 70 ff, 100 ff, 130 ff) und dienen der zutreffenden Besteuerung der späteren Versorgungsleistungen beim ArbN. Für die Besteuerung der Versorgung wird das FA nämlich danach zu unterscheiden haben, ob

•	der ArbG die Leistungen für die Direktversicherung usw in der Ansparphase aufgrund einer nach 2004 gegebenen ‚Neuzusage’ gemäß § 3 Nr 63 EStG steuerfrei belassen hat (> Betriebliche Altersversorgung Rz 140 ff). Dann wird die spätere Versorgung in vollem Umfang nachgelagert besteuert (zu Einzelheiten > Betriebliche Altersversorgung Rz 91); oder ob
•	der ArbG die Leistungen für die Direktversicherung usw in der Ansparphase aufgrund einer vor 2005 gegebenen ‚Altzusage’
-	nach 3 Nr 63 EStG steuerfrei belassen hat (> Betriebliche Altersversorgung Rz 83). Dann wird die spätere Versorgung in vollem Umfang nachgelagert besteuert;
oder	ob er
-	die Leistungen individuell oder nach § 40b EStG aF pauschal besteuert hat (> Betriebliche Altersversorgung Rz 83). Dann wird die spätere Versorgung nur mit dem Ertragsanteil besteuert (> Betriebliche Altersversorgung Rz 92 mwN).
•	Von Bedeutung sind überdies diejenigen Leistungen des ArbG, die im Wege der Entgeltumwandlung finanziert worden sind (> Betriebliche Altersversorgung Rz 15 ff.

Rz. 56

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Diese Vorgänge müssen im Interesse des ArbN an einer zutreffenden Besteuerung der späteren Versorgung im Einzelnen dokumentiert werden. Sie sollten zwar im sachlichen Zusammenhang mit dem Lohnkonto erstellt werden, anders als das eigentliche Lohnkonto müssen diese Aufzeichnungen aber nicht gesondert für jedes Kalenderjahr geführt werden, sondern sollen die gesamte berufliche Biographie eines in die BetrAV einbezogenen ArbN umfassen. Deshalb ist für jeden an der kapitalgedeckten Form der BetrAV – Direktversicherung/Pensionskasse/Pensionsfonds – teilhabenden ArbN und ggf getrennt für jede von mehreren Versorgungszusagen Folgendes aufzuzeichnen:

Rz. 57

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

•

Bei Inanspruchnahme der Steuerbefreiung nach § 3 Nr 63 EStG (> Betriebliche Altersversorgung Rz 140 ff), ob es sich um eine Altzusage oder eine Neuzusage handelt. Zur Unterscheidung von Alt- und Neuzusage und ihren Auswirkungen > Pauschalierung der Lohnsteuer Rz 247 ff. Außerdem sind sämtliche Änderungen einer vor dem 01.01.2005 erteilten Versorgungszusage (Altzusage) aufzuzeichnen, die nach dem 31.12.2004 eintreten. Zu den aufzuzeichnenden Daten im Einzelnen vgl § 5 LStDV.

Rz. 58

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

•

Werden die Aufwendungen für eine Direktversicherung/Pensionskasse/Pensionsfonds über das Jahr 2004 hinaus nach § 40b EStG aF pauschal besteuert und dazu dauerhaft auf die Steuerfreiheit nach § 3 Nr 63 EStG verzichtet (vgl § 52 Abs 4 Satz 16 EStG), bleiben zusätzlich aufzuzeichnen: die Verzichtserklärung des ArbN und – bei Übertragung der Versorgungszusagen auf einen neuen ArbG (> Betriebliche Altersversorgung Rz 170 ff) – die Erklärung des ehemaligen ArbG, dass die Versorgungszusage vor 2005 erteilt worden und bis zur Übernahme nicht als Versorgungszusage iSv § 3 Nr 63 EStG behandelt worden ist.

Rz. 59

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Der ArbG sollte – unabhängig von den Vorschriften über die > Aufbewahrung von Unterlagen – die besonderen Aufzeichnungen zur BetrAV über den Beginn der späteren Versorgungsleistungen hinaus zur Beweisvorsorge aufbewahren. Das FA könnte nämlich die spätere Versorgung auf die jeweils ungünstigste Art besteuern, wenn ihm die Voraussetzungen für eine günstige Besteuerung nicht nachgewiesen werden. Zu den Daten, die der ArbG dem Träger der Versorgung mitzuteilen verpflichtet ist, vgl § 5 Abs 2 und 3 LStDV.

Rz. 60

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Ist eine Aufbewahrung der Aufzeichnungen bis in die Versorgungsphase des ArbN hinein nicht mehr möglich, zB weil der ArbG den Betrieb seines Unternehmens eingestellt hat, muss er in geeigneter Weise sicherstellen, dass dem ArbN die entsprechenden Nachweise zur Verfügung stehen. Das könnte in der Weise geschehen, dass die Aufzeichnungen dem ArbN selbst überlassen werden und/oder dem Träger der Versorgung, dem ohnehin bereits bestimmte Aufzeichnungen über diejenigen Ansparleistungen übertragen sind, die durch die Altersvorsorgezulage (vgl § 83 EStG) oder den Abzug von > Sonderausgaben gefördert worden sind; für diese Art der Förderung kommen auch Leistungen für eine Direktversicherung/Pensionskasse/Pensionsfonds in Betracht (> Private Altersvorsorge Rz 26).