Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führ... / B. Form und Inhalt des Lohnkontos

I. Formale Ausgestaltung

 

Rz. 10

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Zu Jahresbeginn oder bei Antritt des Dienstverhältnisses im Laufe des Kalenderjahres ist für jeden ArbN ein neues Lohnkonto anzulegen. Die formale Ausgestaltung steht in dem sich aus den betrieblichen und lohnsteuerlichen Erfordernissen ergebenden Ermessen des ArbG (vgl AEAO zu § 146); der Zweck des Lohnkontos ist zu wahren (vgl § 146 Abs 5 AO); dazu gehört es, dass die mit der > Lohnsteuerbescheinigung an das FA zu übermittelnden Daten aus dem Lohnkonto entnommen werden können (> Rz 4). Das gilt auch für die > Maschinelle Lohnabrechnung via EDV, die heutzutage den absoluten Regelfall darstellt; Ausnahmen von den Anordnungen in § 4 Abs 1, 2 LStDV kann das > Betriebsstätten-Finanzamt zulassen, wenn die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist (§ 4 Abs 3 Satz 1 LStDV). UE kann auf die turnusmäßige Fertigung von Ausdrucken eventuell verzichtet werden, wenn die jederzeitige und unverzügliche Wiedergabe der Daten auf andere Weise sichergestellt ist. Zur Datenspeicherung generell vgl § 147 Abs 2 AO, der uE entsprechend anwendbar ist.

 

Rz. 11

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Bei einer in Papierform als Kartei geführten Sammlung der Lohnkonten sind bestimmte Anlagen zum Lohnkonto zu nehmen. Bei einer anderen Organisation der Lohnkontenführung ist der Zugriff auf die zB gescannten oder digital geführten Anlagen durch Hinweise auf den Zugriffsort sicherzustellen. Solche Anlagen sind ua:

Die schriftliche Erklärung des ArbN über seine (Nicht-) Zugehörigkeit zu einer zur Erhebung der > Kirchensteuer berechtigten Religionsgemeinschaft;
eine etwaige > Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (> Rz 17);
der vom ArbN zu erbringende Nachweis, dass er die > Identifikationsnummer (und sein Geburtsdatum) als Voraussetzung für den Abruf der > Lohnsteuerabzugsmerkmale unverschuldet nicht beigebracht hat (> Nichtverfügbarkeit der ELStAM Rz 3);
Nachweise, die bei der steuerfreien Vergütung von Reisekosten/doppelte Haushaltsführung sowie > Umzugskosten anfallen (> Auslösungen bei privaten Arbeitgebern Rz 75 ff);
Aufzeichnungen zur > Glaubhaftmachung der vom ArbG pauschal ersetzten > Telekommunikationskosten Rz 17 und Rz 21;
die Ansässigkeitsbescheinigung bei einem ArbN aus der > Schweiz Rz 16;
zu Anlagen, die im Rahmen der > Betriebliche Altersversorgung anfallen, > Rz 56.

Die Aufnahme weiterer Anlagen bleibt dem ArbG überlassen; dieser wird abzuwägen haben, ob die Unterlage für die Beweissicherung bzw den Nachweis von Sachverhalten (siehe auch > Glaubhaftmachung) erforderlich ist oder ob es andere Möglichkeiten dafür gibt.

 

Rz. 12

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Führt ein ArbG die Lohnkonten nicht oder nicht richtig oder nicht vollständig, so kann ihm das FA Auflagen über die Führung der Lohnkonten machen und deren Durchführung nach § 328 AO erzwingen (> Erzwingungsmaßnahmen). Kann das FA bestimmte Besteuerungsgrundlagen nicht mehr ermitteln, weil die Aufzeichnungen im Lohnkonto fehlen oder die Daten lücken- oder fehlerhaft sind, muss der ArbG bei seiner Inanspruchnahme als Haftender nachweisen, dass er mutmaßliche Leistungen an den ArbN nicht erbracht hat (Umkehr der > Beweislast). Zur > Haftung für Lohnsteuer vgl § 42d Abs 1 Nr 3 EStG. Auch für ein > Straf- und Bußgeldverfahren können unzureichende Aufzeichnungen im Lohnkonto Auswirkungen haben.

 

Rz. 13, 14

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Randziffern einstweilen frei.

II. Aufzuzeichnende Daten

1. Persönliche Besteuerungsmerkmale

 

Rz. 15

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

In das Lohnkonto sind die beim > Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abgerufenen > Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM; vgl vorstehend verknüpftes Stichwort auch zu weiteren Einzelheiten) zu übernehmen (vgl § 41 Abs 1 Satz 2 iVm § 39e Abs 4 Satz 2 und Abs 5 Satz 3 EStG).

 

Rz. 16

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Entsprechendes gilt für die > Lohnsteuerabzugsmerkmale aus einer dem ArbG vorgelegten etwaigen Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (vgl § 41 Abs 1 Satz 2 EStG). Diese kann für im > Inland nicht meldepflichtige ArbN ohne > Identifikationsnummer (vgl §§ 39 Abs 3; 39e Abs 8 EStG; > Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug Rz 1ff) sowie für ArbN, deren ArbG nicht am elektronischen Verfahren teilnehmen (vgl § 39e Abs 7 EStG; > Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug Rz 10 ff) beim > Wohnsitz-Finanzamt beantragt werden (beachte aber > Rz 18).

 

Rz. 17

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Der ArbG hat die jahresbezogene Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen (> Rz 11) und während des Dienstverhältnisses, längstens bis zum Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres, aufzubewahren. Bei unterjähriger Beendigung des Dienstverhältnisses hat er dem ArbN diese Bescheinigung auszuhändigen (vgl BMF vom 08.11.2018, Rz 107, BStBl 2018 I, 1137; > Anh 2 ELStAM S 1–32).

 

Rz. 18

Stand: EL 124 – ET: 11/2020

Beachtet werden sollte in diesem Zusammenhang allerdings, dass nach § 1 Abs 2 und 3 EStG unbeschränkt stpfl ArbN (> Unbeschränkte Steuerpflicht Rz 8 ff, 20 ff) sowie beschränkt stpfl ArbN (> Beschränkte Steuerpflicht) mittlerweile in das elektronische Ve...

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