Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Bewirtung / III. Aufzeichnungspflichten

Rz. 54

Stand: EL 123 – ET: 08/2020

Für den buchführenden Betrieb ist eine getrennte Aufzeichnung der Bewirtungsaufwendungen gemäß § 4 Abs 7 Satz 1 EStG vorgesehen (Einzelheiten > Rz 55–56). Wird dies nicht beachtet, so ist auch ein beschränkter Abzug nicht möglich (§ 4 Abs 7 Satz 2 EStG; > R 4.10 Abs 6 Satz 5 Nr 4 EStR). Soweit die Abzugsbeschränkung den WK-Abzug betrifft, gilt diese Vorgabe jedoch nicht. Der ArbN, dem der ArbG seine Aufwendungen entgegen § 670 BGB ausnahmsweise nicht ersetzt, wird sie dem FA gleichwohl nachweisen müssen (zur Beweisvorsorge > Rz 57 ff).

Rz. 55

Stand: EL 123 – ET: 08/2020

Nach § 4 Abs 7 EStG sind einzelne und getrennte Aufzeichnungen vorgeschrieben. Beim bilanzierenden ArbG ist also regelmäßig die Verbuchung auf gesonderten Konten erforderlich; beim "§ 4 Abs 3 EStG-Rechner" (> Einnahmen-Überschussrechnung) ist eine getrennte Aufzeichnung von Nöten. UE ist neben dem Geschäftsfreundebewirtungskonto (mit seiner Teilung in 70 % abziehbar und 30 % nicht abziehbar) und dem ArbN-Bewirtungskonto auch ein Konto für zu 100 % nicht abziehbare Bewirtungen sinnvoll, da es in der Praxis immer wieder Fälle geben wird, bei denen die strengen Nachweispflichten (> Rz 57) gar nicht eingehalten werden können.

Rz. 56

Stand: EL 123 – ET: 08/2020

Die Aufzeichnungen müssen fortlaufend und zeitnah vorgenommen werden (R 4.11 EStR). Mit Verweis auf § 146 AO wird hier ein Zeitraum von 10 Tagen bis zu einem Monat nach Rechnungseingang angemessen sein (Broudré, DB 1995, 1430; Bordewin, NWB 10/1995, 851 = Fach 3, 9295). Eine Verbuchung (erst) zum Jahresende ist nach BFH 152, 341 = BStBl 1988 II, 535 jedenfalls nicht ausreichend. Die fehlerhafte Zuordnung innerhalb der vorhandenen Bewirtungskonten führt nicht zu einem Verstoß gegen § 4 Abs 7 EStG, vgl H 4.11 EStH. Insofern wäre es aus unserer Sicht auch nicht zu beanstanden, wenn aus Gründen der Praktikabilität zunächst sämtliche Bewirtungskonten gegen bzw auf das 70/30-Geschäftsfreundebewirtungskonto (> Rz 55) gebucht werden und zum Jahresende die ausschließlichen ArbN-Bewirtungen (zB auf Basis von lohnsteuerlichen Meldungen) umgebucht werden.