Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Auslösungen be ... / II. Fahrtkosten

1. Aufwendungen für das Kraftfahrzeug

Rz. 14

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Soweit die Aufwendungen des ArbN Reisekosten sind (> Rz 5 ff), darf sie der ArbG steuerfrei erstatten (§ 3 Nr 16 EStG); dies gilt während der Dauer der Auswärtstätigkeit zeitlich unbegrenzt und ungeachtet einer Mindestentfernung.

Fahrtkosten aus Anlass von Auswärtstätigkeiten, die auf begünstigte Fahrten (> Rz 24 ff) entfallen, darf der ArbG in der Höhe steuerfrei erstatten, die anderenfalls beim ArbN als WK abziehbar wären. Fahrtkosten sind nach § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4a EStG Aufwendungen

•	bei Benutzung eines eigenen PKW, Motorrads usw in Höhe der sog pauschalen Km-Sätze für Reisekosten (§ 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4a Satz 2 EStG; > Rz 15–17) oder
•	in tatsächlicher Höhe (§ 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4a Satz 1 EStG > Rz 18–21).

Rz. 14/1

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Wird der ArbN bei seiner Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt durch ein betriebliches Fahrzeug zusammen mit Arbeitskollegen zur auswärtigen Tätigkeitsstätte befördert, entstehen ihm insoweit keine Aufwendungen, wohl aber ein geldwerter Vorteil, der uE nach § 3 Nr 16 EStG steuerfrei ist, weil auch solche Sachleistungen einer "Vergütung" gleich behandelt werden (> R 3.13 Satz 1 LStR). Ist die Beförderung für den betrieblichen Einsatz des ArbN notwendig, bleibt dieser Vorteil nach § 3 Nr 32 EStG steuerfrei (> R 3.32 LStR sowie > Sammelbeförderung).

Beispiel:

Der ArbN ist als Fensterreiniger tätig und trifft sich laut Arbeitsvertrag arbeitstäglich mit anderen Kollegen auf einem Parkplatz, der 15 km von seiner Wohnung entfernt ist. Dort werden die ArbN mit einem Kleinbus des ArbG abgeholt und zu der jeweiligen (wechselnden) Tätigkeitsstätte gefahren. Er verlässt die Wohnung morgens um 6 Uhr und kehrt um 17 Uhr zurück.

Für die Fahrten von der Wohnung zum Parkplatz kann der ArbG dem ArbN Fahrtkosten nicht steuerfrei erstatten. Hierbei handelt es sich um einen sogenannten > Sammelpunkt iSv § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4a Satz 3 EStG (> Erste Tätigkeitsstätte Rz 46 ff; BMF vom 25.11.2020, Rz 38, BStBl 2020 I, 1228, > Rz 1). Es ist aber eine > Pauschalierung der Lohnsteuer Rz 160 ff mit 15 oder 25 % Pauschsteuersatz nach § 40 Abs 2 Satz 2 Nr 1 oder 2 EStG möglich. Die mit dem Kleinbus zurückgelegte Wegstrecke bleibt als > Sammelbeförderung nach § 3 Nr 32 EStG steuerfrei und führt beim ArbN nicht zu Aufwendungen. Darüber hinaus kann der ArbG nach § 9 Abs 4a EStG täglich 14 EUR Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstatten. Die Abwesenheitsdauer bestimmt sich nach der Abwesenheit von der Wohnung des ArbN. Sie beträgt mehr als 8 Stunden.

a) Erstattung mit pauschalen Km-Sätzen

Rz. 15

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Üblicherweise werden Kfz-Kosten des ArbN mit pauschalen – festen – Km-Sätzen erstattet (> Typisierende Betrachtungsweise). Ohne Einzelnachweis der Aufwendungen durch den ArbN darf der ArbG die auf begünstigte Fahrten (> Rz 24 ff) entfallenden Aufwendungen pauschal bei Benutzung des vom ArbN gestellten PKW mit den Km-Sätzen steuerfrei erstatten, die für das jeweils benutzte Fahrzeug als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem BRKG festgesetzt sind (§ 3 Nr 16 EStG iVm § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4a Satz 2 EStG; vgl BMF vom 25.11.2020, Rz 37, BStBl 2020 I, 1228, > Rz 1; zu den aktuellen Beträgen > Kilometer-Pauschalen Rz 5).

Beispiel:

Der ArbN hat im Kalenderjahr 2022 mit dem eigenen PKW 24 000 km zurückgelegt, und zwar 3 000 km privat, 9 000 km zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und 12 000 km anlässlich von Auswärtstätigkeiten (= 50 %).

Der ArbG darf dem ArbN für Auswärtstätigkeiten 0,30 EUR/km steuerfrei erstatten. Im Kalenderjahr 2022 sind das (12 000 km × 0,30 EUR/km =) 3 600 EUR.

Erstattet der private ArbG höhere Beträge, zB analog den Regelungen des § 6 LRKG BW (für PKW 0,35 EUR pro Kilometer), ist der Differenzbetrag zu versteuern (BFH/NV 2011, 983; VerfB nach Beschluss vom 20.08.2013 – 2 BvR 1008/11 nicht zur Entscheidung angenommen).

Rz. 15/1

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Neben den Km-Sätzen darf der ArbG außergewöhnliche Aufwendungen oder als Reisenebenkosten geltende Beträge steuerfrei erstatten (> Rz 69).

Rz. 16

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Der ArbG kann den Km-Satz unabhängig von der gesamten Fahrleistung des Kfz anwenden. Er muss nicht prüfen, ob der Ansatz des Km-Satzes bei hoher Fahrleistung und entsprechend geringeren Aufwendungen je km zu einer offensichtlich unzutreffenden Besteuerung führt (vgl BMF vom 25.11.2020, Rz 37, > Rz 1). Soweit der ArbG steuerfrei erstatten darf, bleibt es dabei auch bei der Veranlagung des ArbN (> Reisekosten Rz 4).

Rz. 17

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Stellt der ArbG dem ArbN ein betriebliches Kraftfahrzeug für die Auswärtstätigkeit zur Verfügung (> Kraftfahrzeuggestellung), darf er ihm keine pauschalen Km-Sätze – auch nicht teilweise – steuerfrei erstatten (> R 9.5 Abs 2 Satz 3 LStR).

b) Erstattung der tatsächlichen Aufwendungen

Rz. 18

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Bei Abrechnung der Fahrtkosten für das private Kfz (> Kraftfahrzeugbenutzung) anhand der tatsächlichen Aufwendungen ist dem ArbG der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs nachzuweisen, der dem Anteil der begüns...