Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führ... / b) Erstattung der tatsächlichen Aufwendungen
 

Rz. 18

Stand: EL 123 – ET: 08/2020

Bei Abrechnung der Fahrtkosten für das private Kfz (> Kraftfahrzeugbenutzung) anhand der tatsächlichen Aufwendungen ist dem ArbG der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs nachzuweisen, der dem Anteil der begünstigten Fahrten (> Rz 24 ff) an der gesamten Jahresfahrleistung entspricht (> R 9.5 Abs 1 Satz 3 LStR).

 

Beispiel:

Die nachgewiesenen Gesamtkosten des PKW betragen 9 000 EUR im Kalenderjahr. Der ArbN hat in dieser Zeit mit dem PKW 24 000 km zurückgelegt, und zwar 3 000 km privat, 9 000 km zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und 12 000 km anlässlich von Auswärtstätigkeiten (= 50 %).

Der ArbG darf bis zu 50 % der Gesamtkosten von 9 000 EUR, also 4 500 EUR (4 500 EUR : 12 000 km = rund) oder 0,38 EUR/km steuerfrei erstatten.

Für die praktische Abwicklung während des laufenden Kalenderjahres muss bei laufender Kostenerstattung allerdings zunächst von den auf den jeweiligen > Lohnzahlungszeitraum entfallenden oder anhand der für das Vorjahr nachgewiesenen geschätzten Gesamtkosten ausgegangen werden. Etwaige Schwankungen werden mit der Kostenerstattung für den letzten Lohnzahlungszeitraum des Kalenderjahres ausgeglichen (vgl § 41c Abs 1 Satz 1 Nr 2 EStG). Zur Ermittlung der Gesamtkosten > Kraftfahrzeugkosten. Bei Fahrzeugwechsel wird auf die unterjährigen Verhältnisse abgestellt.

 

Rz. 19

Stand: EL 123 – ET: 08/2020

Hat der ArbN die tatsächlichen Gesamtkosten repräsentativ für ein bestimmtes Kfz aufgezeichnet, so kann zur Vereinfachung ein auf dieser Grundlage ermittelter individueller Km-Satz steuerfrei bleiben (> R 9.5 Abs 1 Satz 4 iVm Abs 2 LStR). Der auf ein bestimmtes Kfz bezogene individuelle Km-Satz gilt solange, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, zB bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums oder wenn sich die Leasingkosten ändern. Zur Ermittlung des Km-Satzes muss der ArbN für 12 Monate die Gesamtkosten für sein Kfz (> Kraftfahrzeugkosten) und die Gesamtfahrleistung des für die begünstigten Fahrten (> Rz 24 ff) eingesetzten Kfz ermitteln und zunächst gegenüber dem ArbG nachweisen. Der ArbG hat diese Unterlagen als Belege zum > Lohnkonto zu nehmen (R 9.5 Abs 2 Satz 2 LStR). Zum Nachweis > Rz 21. Die Gesamtkosten geteilt durch die Gesamtfahrleistung ergeben den individuellen Km-Satz. Daneben können auch hier die nicht bei der Ermittlung der Gesamtkosten berücksichtigten außergewöhnlichen Aufwendungen oder die als Reisenebenkosten geltenden Aufwendungen steuerfrei ersetzt werden.

 

Rz. 20

Stand: EL 123 – ET: 08/2020

Neben den anteiligen Gesamtkosten können als Reisenebenkosten die Park- und Straßenbenutzungsgebühren (Maut), Beiträge zu einer nur das Risiko für Berufsunfälle außerhalb einer ortsgebundenen ersten Tätigkeitsstätte (also zB Unfälle während einer Auswärtstätigkeit) deckenden Unfallversicherung sowie außergewöhnliche Aufwendungen infolge von Verkehrsunfällen (zu Einzelheiten > Kraftfahrzeugunfall) steuerfrei ersetzt werden. Zu weiteren Reisenebenkosten > Rz 69. Nicht steuerfrei bleiben idR erstattete Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder (> Reisekosten Rz 126). Zu Einzelheiten > Bußgelder mwN.

 

Rz. 21

Stand: EL 123 – ET: 08/2020

Will der ArbG die Aufwendungen des ArbN nach tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei belassen, muss der ArbN ihm diese im Einzelnen nachweisen. Bei Ansatz des individuellen Km-Satzes (> Rz 19) muss der ArbN die Gesamtfahrleistung und die tatsächlichen Aufwendungen für 12 Monate nachweisen. Schätzungen einzelner feststehender Kostenbestandteile zB der Benzinkosten anhand eines durchschnittlichen Kraftstoffverbrauchs sind möglich; > Kraftfahrzeugkosten Rz 18. Es ist jedoch von den für den ArbN ungünstigsten Umständen auszugehen (BFH 167, 421 = BStBl 1992 II, 854; H 9.5 – Einzelnachweis – LStH). Der ArbG, der die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit des von ihm erstatteten Betrags gegenüber dem FA nachweisen muss, hat diese Unterlagen als Anlage zum > Lohnkonto aufzubewahren. Ergänzend > Rz 75 ff.

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Hartz, ABC-Führer Lohnsteuer (Schäffer-Poeschel). Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Hartz, ABC-Führer Lohnsteuer (Schäffer-Poeschel) 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Inhalt.


Meistgelesene beiträge