Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Auslösungen be ... / 1. Erstattung der Übernachtungskosten

a) Auswärtstätigkeit

Rz. 50

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Der ArbG kann dem ArbN notwendige Mehraufwendungen für beruflich veranlasste Übernachtungen bei Auswärtstätigkeit (> Rz 9) steuerfrei erstatten (§ 3 Nr 16 iVm § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 5a EStG). Der Umfang der Steuerbefreiung entspricht dem, was der ArbN selbst ohne die Erstattung durch den ArbG als WK abziehen könnte (> Rz 52). Diese Regelung gilt im > Inland und im > Ausland Rz 1. Zur doppelten Haushaltsführung > Rz 60 ff.

Rz. 51

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Abgestellt wird grundsätzlich auf die tatsächlichen Übernachtungskosten für eine Person – den ArbN – (vgl § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 5a Satz 2 EStG; BMF vom 25.11.2020, Rz 117, > Rz 1). Teilt der ArbN die Unterkunft mit anderen Personen, sind auch die Aufwendungen entsprechend zu teilen (BMF vom 25.11.2020, Rz 122 Abwandlung des Beispiels 67, > Rz 1); steuerfrei bleiben nur die anteilig auf den ArbN entfallenden Kosten. Eventuelle Aufwendungen für Mahlzeiten (zB Frühstück) sind gesondert zu beurteilen (> Rz 45).

Rz. 52

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Für Auswärtstätigkeiten gilt (seit dem Jahr 2014; > Rz 1) eine Beschränkung auf das ‚Notwendige’ (vgl § 9 Abs 1 Nr 5a EStG). Damit werden diese Fälle grundsätzlich mit den Fällen der doppelten Haushaltsführung gleichbehandelt, für die eine Beschränkung auf ‚notwendige Mehrausgaben’ ebenfalls zu beachten ist. Aus § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 5a Satz 4 EStG, der für Fälle der Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nach Ablauf von 48 Monaten ausdrücklich auf § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 5 EStG verweist, ist darauf zu schließen, dass das ‚Notwendige’ bei Auswärtstätigkeiten abweichend von den für doppelte Haushaltsführung geltenden Vorschriften bestimmt werden kann. Deshalb ist die monatliche 1 000-EUR-Grenze (> Rz 63) für Auswärtstätigkeiten in den ersten 48 Monaten nicht anzuwenden. Die FinVerw wird zugunsten der Praxis nicht die Angemessenheit der Unterkunft (Hotelkategorie, Klassifizierung oder Größe) prüfen, wenn die Kosten beruflich veranlasst sind (BMF vom 25.11.2020, Rz 119, BStBl 2020 I, 1228, > Rz 1).

Rz. 52/1

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Die Frist von 48 Monaten beginnt neu, wenn die Tätigkeit für mindestens 6 Monate unterbrochen wird (vgl § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 5a Satz 5 EStG). Unmaßgeblich ist, ob die Unterbrechung beruflich (zB Arbeiten an einer anderen Tätigkeitsstätte) oder privat (zB Urlaub, Krankheit) begründet ist.

Rz. 53

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Eine steuerliche Übernachtungspauschale ist gesetzlich nicht vorgesehen (vgl § 3 Nr 16 iVm § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 5 EStG). Schon nach früherem Recht von vor 2014 (> Rz 1) war es zweifelhaft, ob es eine ausreichende Rechtsgrundlage für die Pauschalierung von Übernachtungskosten in den LStR gibt (BFH/NV 2012, 227). UE ist die FinVerw aber zu Vereinfachungen für die Praxis legitimiert, wenn sie sich in den Grenzen der gesetzlichen Regelung halten (> Rechtsquellen des Lohnsteuerrechts Rz 6, 7). Ein praktischer Bedarf besteht auch deshalb, weil arbeitsrechtliche Vereinbarungen teilweise pauschalen Aufwendungsersatz vorsehen, diese Abreden allerdings für die Steuerbefreiung nicht maßgebend sind (> Rz 4).

Deshalb führt die FinVerw die bisherige Regelung in > R 9.7 Abs 3 LStR fort (BMF vom 25.11.2020, Rz 128, BStBl 2020 I, 1228, > Rz 1). Ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen darf der ArbG für jede Übernachtung

•	im > Inland einen Pauschbetrag von 20 EUR steuerfrei erstatten;
•	für das > Ausland Rz 1 gelten besondere Pauschbeträge, die die FinVerw auf der Grundlage der höchsten Auslandsübernachtungsgelder nach dem BRKG bekannt macht. Zu den Beträgen seit 2014 > Anh 2 Reisekosten (Pauschalen Ausland), dort in Spalte 3.

Rz. 54

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Die Erstattung – ggf auch in pauschaler Form – darf nur steuerfrei bleiben, wenn tatsächlich die üblichen Aufwendungen für eine auswärtige Übernachtung entstanden sind. Pauschale Übernachtungsgelder sind nur steuerfrei, wenn der ArbN die Übernachtung in einem Beherbergungsbetrieb nachweist (EFG 2009, 1836). Eine Pauschale darf deshalb nicht steuerfrei gezahlt werden, wenn der ArbN die Unterkunft aufgrund seines Dienstverhältnisses unentgeltlich oder teilentgeltlich (verbilligt) erhalten hat (> Rz 65 ff) oder der ArbN kostenlos bei nahestehenden Personen übernachtet (BFH/NV 2012, 227). Auch bei einer Übernachtung in einem Flugzeug oder auf einem Flughafen und uE auch bei Übernachtung im ArbN-eigenen > Wohnmobil oder > Wohnwagen (> Reisekosten Rz 111) bleibt eine Pauschale nicht steuerfrei (> R 9.7 Abs 3 Satz 7 LStR).

Rz. 55

Bei Übernachtung im Rahmen der > Fahrtätigkeit – zB in der Schlafkabine eines LKW – können für jeden Kalendertag, an dem der ArbN eine Verpflegungspauschale nach § 9 Abs 4a Satz 3 EStG beanspruchen könnte, die tatsächlichen notwendigen Mehraufwendungen angesetzt werden oder es kann an deren Stelle seit 2020 eine Übernachtungspauschale iHv 8 EUR berücksichtigt werden (§ 9 Abs 1 Satz 3 Nr 5b EStG). Die Pauschale kann auch von mitfahrenden ArbN beansprucht werden, die ebenfalls im Fahrzeug ...