Anhang 2 – Reisekosten (allgemein) / bb) Kürzung bei teilweiser Kostenerstattung

Rz. 77

Eine Kürzung der Verpflegungspauschalen ist auch dann vorzunehmen, wenn der Arbeitgeber die dem Arbeitnehmer zustehende Reisekostenvergütung lediglich gekürzt ausbezahlt. Nur ein für die Gestellung der Mahlzeit vereinbartes und vom Arbeitnehmer tatsächlich gezahltes Entgelt mindert den Kürzungsbetrag. Es ist hierbei nicht zu beanstanden, wenn der Arbeitgeber das für die Mahlzeit vereinbarte Entgelt unmittelbar aus dem Nettolohn des Arbeitnehmers entnimmt. Gleiches gilt, wenn der Arbeitgeber das Entgelt mit der dem Arbeitnehmer dienst- oder arbeitsrechtlich zustehenden Reisekostenerstattung verrechnet.

Beispiel 50

Der Arbeitnehmer A ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer A in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie am Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Zusätzlich möchte der Arbeitgeber eine steuerfreie Reisekostenerstattung zahlen. Für die vom Arbeitgeber veranlassten und bezahlten Mahlzeiten soll jeweils der geltende Sachbezugswert (2020: Frühstück jeweils 1,80 EUR und Mittag-/Abendessen jeweils 3,40 EUR) einbehalten werden.

Der Arbeitgeber hat keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten zu versteuern. Der Arbeitgeber kann für die Auswärtstätigkeit höchstens noch folgende Beträge zusätzlich für die Verpflegung steuerfrei auszahlen:

Anreisetag:			14,00 EUR
Zwischentag:		28,00 EUR
Kürzung:	Frühstück	- 5,60 EUR
	Mittagessen	-11,20 EUR
	Abendessen	-11,20 EUR
verbleiben für Zwischentag			0,00 EUR
Abreisetag:		14,00 EUR
Kürzung:	Frühstück	- 5,60 EUR
verbleiben für den Abreisetag			8,40 EUR
Insgesamt steuerfrei auszahlbar			22,40 EUR

Zahlt der Arbeitgeber angesichts der Mahlzeitengestellung nur eine (z. B. um die amtlichen Sachbezugswerte für zwei Frühstücke je 1,80 EUR, ein Mittagessen je 3,40 EUR und ein Abendessen je 3,40 EUR zusammen also um 10,40 EUR) gekürzte steuerfreie Reisekostenerstattung von 12,00 EUR an seinen Arbeitnehmer, kann der Arbeitnehmer die Differenz von 10,40 EUR als Werbungskosten geltend machen. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer einen arbeitsrechtlichen Anspruch (nur) auf eine gekürzte Reisekostenerstattung.

Anreisetag:			14,00 EUR
Zwischentag:		28,00 EUR
Kürzung:	Frühstück	- 5,60 EUR
	Mittagessen –	11,20 EUR
	Abendessen –	11,20 EUR
verbleiben für Zwischentag			0,00 EUR
Abreisetag:		14,00 EUR
Kürzung:	Frühstück	- 5,60 EUR
verbleiben für den Abreisetag			8,40 EUR
Insgesamt Verpflegungspauschalen			22,40 EUR
abzüglich steuerfreie Reisekostenerstattung			-12,00 EUR
verbleiben als Werbungskosten			10,40 EUR

Behält der Arbeitgeber die Sachbezugswerte (1,80 EUR + 3,40 EUR + 3,40 EUR + 1,80 EUR = 10,40 EUR) z. B. von den ungekürzten Verpflegungspauschalen 14,00 EUR + 28,00 EUR + 14,00 EUR = 56 EUR) ein und zahlt nur eine gekürzte Reisekostenerstattung von 45,60 EUR (56,00 EUR – 10,40 EUR) an den Arbeitnehmer, können ebenfalls höchstens 22,40 EUR steuerfrei erstattet werden. Der darüber hinausgehende, vom Arbeitgeber ausgezahlte Betrag von 23,20 EUR (= 45,60 EUR – 22,40 EUR) ist pauschal (nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 EStG höchstens bis zu 56,00 EUR) oder individuell zu besteuern.

Zahlt der Arbeitgeber eine ungekürzte steuerfreie Reisekostenerstattung von 22,40 EUR, zieht hiervon aber im Wege der Verrechnung ein Entgelt für die gestellten Mahlzeiten in Höhe der amtlichen Sachbezugswerte (1,80 EUR + 3,40 EUR + 3,40 EUR + 1,80 EUR = 10,40 EUR) ab, ist die Kürzung der steuerlichen Verpflegungspauschalen um die verrechneten Entgelte zu kürzen, im Gegenzug aber die steuerfreie Reisekostenerstattung von 22,40 EUR von den steuerlichen Pauschalen abzuziehen. Zwar erhält der Arbeitnehmer nur 12,00 EUR vom Arbeitgeber ausgezahlt, dies ist aber wirtschaftlich die Differenz aus 22,40 EUR steuerfreie Reisekostenerstattung und 10,40 EUR Entgelt für die gestellten Mahlzeiten. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer einen arbeitsrechtlichen Anspruch auf eine ungekürzte steuerfreie Reisekostenerstattung, die der Arbeitgeber aber im Rahmen der Erfüllung dieses Erstattungsanspruchs mit seinem Anspruch auf das für die Mahlzeiten vereinbarte Entgelt aufrechnet. Die arbeitgeberinterne Verrechnung ändert nicht den wirtschaftlichen Charakter oder die Anspruchsgrundlage der Reisekostenerstattung.

Anreisetag:			14,00 EUR
Zwischentag:		28,00 EUR
Kürzung:	Frühstück	–3,80 EUR (5,60 EUR – 1,80 EUR)
	Mittagessen	–7,80 EUR (11,20 EUR – 3,40 EUR)
	Abendessen	– 7,80 EUR (11,20 EUR – 3,40 EUR)
verbleiben für den Zwischentag			8,60 EUR
Abreisetag:		14,00 EUR
Kürzung:	Frühstück	–3,80 EUR (5,60 EUR – 1,80 EUR)
verbleiben für den Abreisetag			10,20 EUR
Insgesamt Verpflegungspauschalen			32,80 EUR
abzüglich steuerfreie Reisekostenerstattung			– 22,40 EUR
verbleiben als Werbungskosten			10,40 EUR

Zahlt der Arbeitgeber eine ungekürzte Reisekostenerstattung von 56 EUR und zieht hiervon das für die Mahlzeiten vereinbarte Entgelt in Höhe der Sachbezugswerte im Wege der Verrechnung ab (56,00 EUR – 10,40 EUR = 45,60 E...