09.06.2011 | Finanzverwaltung

Portokosten: Durchlaufende Posten (OFD)

Bei Werbeagenturen, Lettershops usw., die die Versendung von Briefen, Prospekten u.ä. für ihre Kunden übernehmen, stellt sich die Frage, ob weiterberechnete Portokosten als durchlaufende Posten behandelt werden können, oder ob sie als Teil des Entgelts für die Leistung der Agentur anzusehen sind.

1. Allgemeines

Bei Werbeagenturen, Lettershops usw., die die Versendung von Briefen, Prospekten u.ä. für ihre Kunden übernehmen, stellt sich die Frage, ob weiterberechnete Portokosten als durchlaufende Posten i.S. des § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG behandelt werden können, oder ob sie als Teil des Entgelts für die Leistung der Agentur anzusehen sind.

Eine Behandlung als durchlaufender Posten ist nur möglich, wenn der Kunde mit der Deutschen Post AG in Rechtsbeziehungen tritt. Nach den allgemeinen Geschäftsbedingungen der Deutschen Post Brief National (AGB Brief National) und Brief International (AGB Brief International) bestehen Rechtsbeziehungen zwischen der Deutschen Post AG und dem auf dem Brief genannten Absender.

Versenden z.B. Agenturen Briefe für einen Auftraggeber und ist dieser auf dem Brief als Absender genannt, handelt es sich bei den Portokosten um durchlaufende Posten, sofern die Agentur die Portokosten (Briefmarken) verauslagt hat.

Auch in den Fällen, in denen sich z.B. eine Agentur bei der Post AG als Großkunde anmeldet und ihre Briefe dort einliefert, erfolgt die Zahlung des Benutzungsentgelts im Namen und für Rechnung des Auftraggebers, sofern dieser bei der Einlieferung als Absender angegeben wird. Die Briefe erhalten dann den Vermerk „Gebühr bezahlt“. Bei der Einlieferung wird das Entgelt meist unbar entrichtet. Sollte z.B. ein von der Agentur hingegebener Scheck nicht eingelöst werden können, bleibt Schuldner des Entgelts der als Absender genannte Auftraggeber, da nur zwischen ihm und der Deutschen Post AG Rechtsbeziehungen bestehen. Bei den verauslagten Portogebühren handelt es sich daher um einen durchlaufenden Posten.

Eine Agentur kann auch ihren eigenen Freistempler für gewerbsmäßige Versendung von Kundenpost verwenden. Entgegen den Ausführungen in den AGB Brief National und AGB Brief International wird hierfür keine besondere Genehmigung erteilt. Ein durchlaufende Posten ist anzunehmen, wenn die Agentur bei Verwendung ihres Freistemplers in den Stempel das „Klischee“ des Kunden einsetzt oder auf andere Weise den Kunden als eigentlichen Absender kenntlich macht (z.B. Absenderaufkleber oder entsprechender Aufdruck auf dem Umschlag).

  Die in den o.g. AGB niedergelegten Grundsätze gelten entsprechend für den Frachtdienst (Pakete).
   
  Legt die Agentur in derartigen Fällen in ihren Rechnungen die Vereinnahmung und Verauslagung in fremdem Namen und für fremde Rechnung nicht offen und berechnet für diese Beträge Umsatzsteuer, handelt es sich mangels Offenlegung nicht um einen durchlaufenden Posten. Ein zu hoher Steuerausweis nach § 14c Abs. 1 UStG liegt nicht vor. Der Kunde kann auch hinsichtlich der Portokosten unter den Voraussetzungen des § 15 UStG den Vorsteuerabzug geltend machen.

Erhalten Agenturen von der Deutschen Post AG Rabatte, liegt ein durchlaufender Posten nur vor, wenn die tatsächlich entrichteten Portokosten dem Kunden weiter berechnet werden. Werden dagegen dem Kunden die üblicherweise zu zahlenden Portokosten in Rechnung gestellt, liegt kein durchlaufender Posten vor, da betraglich mehr weiter berechnet wird, als gegenüber der Deutschen Post AG geschuldet wird.

Bei Paketsendungen durch Versandhandelsunternehmen kommen Rechtsbeziehungen nur zwischen dem Absender (Versandhandelsunternehmen) und der Deutschen Post AG zustande. Selbst eine „unfreie“ Versendung oder eine Versendung „per Nachnahme“ führt nicht zu Rechtsbeziehungen zwischen dem Empfänger des Paketes und der Deutschen Post AG. Die vom Versandhandelsunternehmen an den Kunden weiter berechneten Portokosten stellen somit keinen durchlaufenden Posten dar.

Zur umsatzsteuerrechtlichen Behandlung der Entgelte für postvorbereitende Leistungen durch einen sog. Konsolidierer (§ 51 Abs. 1 Satz 2 Nr. 5 PostG) vgl. BMF-Schreiben vom 13.12.2006, BStBl 2007 I S. 119 .

Die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder haben entschieden, dass der Konsolidierer im Rahmen der zwischen ihm und der Deutschen Post AG abgeschlossenen Standardverträge auf der Grundlage der AGB Brief National gegenüber der Deutschen Post AG im fremden Namen auftritt und die Beförderungsleistungen der Deutschen Post AG nur gegenüber den Absendern der Briefsendungen erbracht werden können. Wird der Konsolidierer dagegen auf der Grundlage der AGB Teilleistungen BZA gewerbsmäßige Konsolidierung Brief oder der AGB BZE gewerbsmäßige Konsolidierung Brief tätig, handelt er insoweit gegenüber der Deutschen Post AG in eigenem Namen. Ein durchlaufender Posten liegt in diesen Fällen nicht vor.

Schließen die vertraglichen Abreden zwischen der Deutschen Post AG und dem Postkonsolidierer die AGB Teilleistungen BZA gewerbsmäßige Konsolidierung Brief oder der AGB BZE gewerbsmäßige Konsolidierung Brief mit ein, sind diese besonderen AGB vorrangig.

2. Rechtslage ab 1.7.2010

Unter die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 11b UStG fallen seit 1.7.2010 nur noch bestimmte Post-Universaldienstleistungen. Leistungen, die aufgrund individuell ausgehandelter Vereinbarungen erbracht werden, fallen nicht unter diese Steuerbefreiung, unabhängig von der Art der Sendung (BMF-Schreiben vom 21.10.2010, BStBl 2010 I S. 1192 ; Abschn. 4.11b.1 UStAE).

Handelt es sich nach den o.g. Grundsätzen bei den von einer Agentur weiterberechneten Portokosten um einen durchlaufenden Posten, gilt dies auch für die auf das Porto entfallende Umsatzsteuer. Die Agentur muss die Portokosten in ihrer Rechnung als durchlaufenden Posten darstellen und darf die auf das Porto entfallende Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen. Weist die Agentur unberechtigt die auf das Porto entfallende Umsatzsteuer gesondert aus, schuldet sie diese nach § 14c Abs. 2 UStG, da sie insoweit keine Leistung erbringt.

Der Absender kann unter den Voraussetzungen des § 15 UStG den Vorsteuerabzug aus den Portokosten vornehmen. Hierfür ist u.a. erforderlich, dass er im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung ist. Diese Voraussetzung ist auch dann erfüllt, wenn der Absender nicht im Anschriftenfeld der vom Postdienstleistungsanbieter erteilten Rechnung genannt ist, sich sein Name und seine Anschrift aber aus dem übrigen Inhalt der Rechnung ergeben und in der Rechnung auch alle anderen Angaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten sind.

Legt die Agentur in ihren Rechnungen die Vereinnahmung und Verauslagung in fremdem Namen und für fremde Rechnung nicht offen und berechnet sie für diese Beträge Umsatzsteuer, handelt es sich mangels Offenlegung nicht um einen durchlaufenden Posten. Die Agentur kann die Vorsteuer aus den Portokosten nicht geltend machen, weil ihr Kunde (Absender) Empfänger der Leistungen des Postdienstleistungsanbieters bleibt. Nur wenn aufgrund einer individueller Vereinbarung der Agentur (Einlieferer) mit dem Postdienstleistungsanbieter die Agentur - und nicht der Absender der Sendung - Vertragspartner des Postdienstleistungsanbieters wird, ist er der Empfänger der Leistungen des Postdienstleistungsanbieters. In diesem Fall kann die Agentur unter den allgemeinen Voraussetzungen des § 15 UStG den Vorsteuerabzug aus den Portokosten vornehmen.

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