Kapitel
Die Buchhaltung muss in angemessener Zeit überprüfbar sein! Bild: Jorma Bork ⁄

Im November 2014 hat das BMF ein neues Schreiben über die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung und den Datenzugiff verfasst. das Top-Thema zeigt, wie sie mit Belegen aus Papier oder in elektronischer Form umgehen müssen, wie eine elektronische Ablage ordnungsgemäß geführt wird und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Der alte Buchhaltergrundsatz "keine Buchung ohne Beleg" gilt sowohl in der klassischen als auch in der elektronischen Buchhaltung. Jeder Geschäftsvorfall ist grundsätzlich durch einen Originalbeleg zu belegen.

Liegt kein Fremdbeleg vor, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Der Beleg weist den Zusammenhang zwischen den realen Vorgängen und der entsprechenden Buchung nach. Im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 wird dieser Nachweis auch als Belegfunktion bezeichnet. Sie ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchhaltung. Der Inhalt des Belegs ist von dessen Funktion abhängig, z. B.:

  • Rechnungen,
  • Kontoauszüge,
  • Auftragsbestätigungen,
  • Verträge,
  • Quittungen über Barvorgänge usw.

Auch empfangene oder versendete Geschäftsbriefe können Belegfunktion erhalten. Ob und wann sie Beleg sind, ist an der Kontierung und Verbuchung des Beleginhalts zu erkennen. Damit ein Dokument die Belegfunktion erhalten kann, muss es Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum enthalten, sofern es sich um ein Papierdokument handelt. Bei einem elektronischen Beleg sind diese Angaben durch die Verbindung mit einem Datensatz, der diese Angaben enthält, herzustellen. Ebenso können diese Informationen durch die elektronische Verknüpfung mit eindeutigen Indices oder Barcodes verbunden werden.

Achtung: Angaben auf den Belegen fehlen

Sofern keine Angaben auf den Belegen enthalten sind, muss durch anderweitige organisatorische Maßnahmen sichergestellt sein, dass die Buchhaltung in angemessener Zeit progressiv oder retrograd nachprüfbar ist. Bei elektronischen Belegen muss aus der Verfahrensdokumentation ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege empfangen, erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Lesen Sie hierzu auch unser Top-Thema "GoBD: Anforderungen an die Buchhaltung", in dem wir Ihnen die Begrifflichkeiten einer ordnungsmäßigen DV-Buchhaltung und die spezifischen Anforderungen an Ihre Buchhaltung und in Ihrem Unternehmen vorstellen.

Schlagworte zum Thema:  Kontierung, Digitale Rechnung, Beleg, Elektronische Rechnung, Rechnung, Buchführung, Vertrag, Kontoauszüge, GoBD, Archivierung, Buchhaltung, Abgabenordnung

Aktuell
Meistgelesen