Neufassung der GoBD

Die Finanzverwaltung hat die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) neu gefasst und veröffentlicht.

im November 2014 wurden die GoBD erstmals veröffentlicht (BMF, Schreiben v. 14.11.2014, Haufe Index 7480464). Wirtschaft und Berater haben seitdem immer wieder angeregt, das BMF-Schreiben an die fortschreitende Digitalisierung anzupassen.

Nun liegt das überarbeitete Schreiben vor, wobei die Gliederung und die Anordnung der Randziffern unverändert geblieben sind. Modifiziert werden insbesondere folgende Regelungen:

Digitalisierung von Belegen

Die Bestimmungen für die Digitalisierung von Belegen werden angepasst. In den neuen GoBD wird in Rz. 130 klargestellt, dass neben dem Scannen auch das Abfotografieren von Belegen mit Smartphones – das sogenannte mobile Scannen – erlaubt ist.

Dies kann auch im Ausland geschehen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland). Erfolgt im Zusammenhang mit einer, nach § 146 Absatz 2a AO genehmigten, Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland eine ersetzende bildliche Erfassung, wird es nach Rz. 136 nicht beanstandet, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die bildliche Erfassung hat zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland zu erfolgen.

Nach dem bildlichen Erfassen dürfen die entsprechenden Papierdokumente entsprechend Rz. 140 der GoBD vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. 

Umwandlung und Aufbewahrung von Belegen

Bei der Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind nach Rz. 135 grundsätzlich beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen. Allerdings führen die neuen GoBD an dieser Stelle eine deutliche Erleichterung ein, denn auf die Aufbewahrung der Ursprungsfassung kann unter folgenden Voraussetzungen verzichtet werden:

  • Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
  • Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
  • Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
  • Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.

Cloud-Technologie

Die Neufassung der GoBD reagiert auf die immer häufiger genutzte Cloud-Technologie. So könen DV-Systeme vom Steuerpflichtigen nach Rz. 20 als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden.

BMF, Schreiben v. 11.7.2019, IV A 4 - S 0316/19/10003 :001, veröffentlicht am 18.7.2019

Ausführliche Informationen zur Neufassung der GoBD

Schlagworte zum Thema:  GoBD, Abgabenordnung, Buchführung, BMF-Schreiben