Umlageverfahren bei Krankheit: Erstattungssatz bis Ende Januar wählen

Besonders kleine und mittlere Unternehmen belastet es mehrfach, wenn Arbeitnehmende aufgrund Arbeitsunfähigkeit ausfallen. Neben der fehlenden Arbeitskraft besteht in der Regel auch die Verpflichtung zur Fortzahlung des Entgelts. Für Betriebe, die in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmende beschäftigen, wird die finanzielle Belastung durch das Umlageverfahren U1 abgefedert.

Wahl des Erstattungssatzes bis 28. Januar 2026 möglich

Im Rahmen des Umlageverfahrens U1 wird den Arbeitgebern das bei Arbeitsunfähigkeit weiter gezahlte Entgelt in Höhe eines bestimmten Prozentsatzes erstattet. Dieser Erstattungssatz kann immer nur zu Beginn eines Kalenderjahres gewechselt werden. Der Antrag muss bis zur Fälligkeit des Januar-Beitrags bei der Krankenkasse eingegangen sein, im Jahr 2026 somit bis spätestens 28. Januar.

Umlagesatz U1: Arbeitgeber haben die Wahl

Einige Krankenkassen bieten zum U1-Verfahren verschiedene Umlagesätze an. Wählt der Arbeitgeber keinen dieser Umlagesätze, gilt der allgemeine Umlagesatz. Die Höhe des allgemeinen Umlagesatzes wird durch die Krankenkassen individuell festgelegt. Arbeitgeber können bei Kassen mit mehreren Umlagesätzen einen geringeren oder höheren Erstattungssatz wählen. In diesem Fall zahlen sie auch entsprechend entweder einen ermäßigten oder erhöhten Umlagesatz zur U1. Die Erstattungssätze für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall liegen zwischen 40 und 80 Prozent.

Mit Erstattungssatz U1 unterschiedliche Krankheitszeiten berücksichtigen

Durch die Wahl des Erstattungssatzes kann ein Arbeitgeber die individuellen Krankheitszeiten einzelner Arbeitnehmender berücksichtigen.

Beispiel: Eine Arbeitnehmerin war noch nie krank und ist als einzige Arbeitnehmende bei der Krankenkasse A versichert. Der Rest der Belegschaft ist bei der Krankenkasse B versichert und zwei- bis dreimal im Jahr krank.

Ergebnis: Für den Arbeitgeber ist es unter Berücksichtigung dieser Konstellation vorteilhaft, bei der Krankenkasse A den ermäßigten und bei der Krankenkasse B den allgemeinen oder erhöhten Umlagesatz zu wählen. Der gegenüber dem niedrigen Umlagesatz gewählte allgemeine oder erhöhte Umlagesatz führt auch zu einer höheren Erstattung der Aufwendungen bei Krankheit. An die Wahl des Umlagesatzes ist der Arbeitgeber dann jedoch ein Jahr gebunden.

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