21.12.2009 | Versicherungen & Beiträge

ELENA: Ausnahmeregelung für gemeinnützige Vereine

Beim "Elektronischen Entgeltnachweis" (ELENA) gibt unter bestimmten Umständen eine Ausnahmeregelung für gemeinnützige Vereine.

Auf jeden Arbeitgeber kommt dank ELENA zum Jahresanfang 2010 die neue Verpflichtung zu, alle relevanten Entgeltdaten für ihre Beschäftigten auf elektronischem Weg an die "Zentrale Speicherstelle" (ZSS) zu übermitteln. Die ZSS ist bei der Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung in Würzburg-Heuchelhof angesiedelt.

Zweck von ELENA: Papierformulare sollen bald weniger werden

Von ELENA betroffen sind weit über 3 Millionen Arbeitgeber, die bisher jährlich Millionen von Papier-Formularen (z. B. Verdienstbescheinigungen) für ihre Beschäftigten, auch für Mini-Jobber, ausstellen mussten: Nur so konnten die Mitarbeiter Sozialleistungen von öffentlichen Stellen erhalten. ELENA soll künftig dank der Vorratsdatenspeicherung einen späteren automatisierten Abruf der benötigten Daten durch die jeweiligen Sozialbehörden ermöglichen. Die Arbeitgeber müssen daher ab 2012 viele Formulare gar nicht mehr ausfüllen, müssen jedoch schon ab 2010 regelmäßig die relevanten ELENA-Daten zur Speicherung an die ZSS übermitteln.

Ausnahmeregelungen: Man hatte nur an Privathaushalte gedacht

Es geht bei ELENA um die Meldung der Lohnstammdaten, der Arbeitszeit und der Gehaltsbezüge. Außerdem werden die Steuer- und Sozialversicherungsabzüge an die ZSS übermittelt. Die maßgebliche Vorschrift in § 97 SGB IV ließ nach dem Gesetzestext bisher nur eine einzige Ausnahme zu: Die Meldepflicht entfällt, wenn Entgelte ausschließlich für eine geringfügige Beschäftigung in einem Privathaushalt gezahlt werden.

Auch für diese gemeinnützigen Körperschaften gelten diese Verpflichtungen kraft Gesetzes ab 1.1.2010 immer dann, wenn die Vereinsarbeit durch angestellte Vereinshelfer/Beschäftigte unterstützt wird.

ELENA: Bürokratieattacke auf Vereine? Noch rechtzeitig abgewehrt!

Die Konsequenzen anlässlich der Beschäftigung von Übungsleitern, Ausbildern, Betreuern und Pflegern für deren nebenberufliches ehrenamtliches Engagement wären daher sehr unerfreulich: Die Vereine bzw. Verbände hätten ab 1.1.2010 einen hohen Bürokratieaufwand. Denn wenn schon wegen des Übungsleiterfreibetrags in Höhe von 175 EUR im Monat, sowie bis zu 2.100 EUR pro Jahr für die begünstigte Tätigkeit im musikalischen, sportlichen oder mildtätigen Bereich keine Steuer- und Sozialversicherungspflicht besteht, so hätten die Vereine dennoch mit hohem Aufwand regelmäßige Meldungen wegen ELENA zu erstellen. Man bemühte sich daher mit Hochdruck, diesen Personenkreis noch vor dem Praxisstart von ELENA aus der Meldepflicht herausnehmen.

Einvernehmen der relevanten Stellen: Befreiung für Gemeinnützige

Im Einvernehmen mit der Deutschen Rentenversicherung Bund, dem GKV-Spitzenverband und dem Bundeswirtschaftsministerium wurde anlässlich einer Sitzung am 15.12.2009 die Problematik gelöst.

Nachlesbar ist dies in Kürze auch auf der Internetseite zu ELENA www.das-elena-verfahren.de - mit folgendem konkreten Wortlaut:

Frage:

Gehören nebenberufliche Übungsleiter im musikalischen, sportlichen oder mildtätigen Bereich zum Personenkreis nach § 97 Absatz 1 Viertes Buch Sozialgesetzbuch, die zu melden sind?

Antwort:

Für Nebentätigkeiten als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer, Pfleger und Künstler bleiben Vergütungen seit 2007 bis zu 2.100 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei. Dazu ist erforderlich, dass die Tätigkeit nebenberuflich ausgeübt wird, für eine inländische gemeinnützige Organisation oder eine inländische juristische Person des öffentlichen Rechts geleistet wird und gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken dient (sog. Übungsleiterfreibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG). Nebenberufliche Übungsleiter im musikalischen, sportlichen oder mildtätigen Bereich, für die nach dieser Regelung weder Sozialversicherungs- noch Steuerpflicht besteht, sind nicht zu melden. Sofern dieser Freibetrag überschritten wird, sind die Nebentätigkeiten zu melden. 

 

ELENA-Meldepflicht: Bei höheren Vergütungen unausweichlich

Achtung: Soweit jedoch höhere Vergütungen, über den Freibetrag von monatlich 175 EUR hinaus gezahlt werden, z. B. über ein zusätzliches Minijob-Verhältnis oder eine höhere Vergütungsregelung (etwa für musikalische Leiter, Trainer etc.), muss die neue elektronische Meldepflicht im Rahmen von ELENA unbedingt beachtet werden. In solchen Fällen dürfte spätestens jetzt die Anschaffung einer zertifizierten, professionellen Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware (z. B. Lexware lohn+gehalt 2010) sehr sinnvoll sein. Die Software erzeugt und übermittelt u. a. automatisch die erforderlichen Meldungen im Rahmen von ELENA - in vorgeschriebener Form. Nur mit Hilfe professioneller Software lässt sich künftig der komplexe monatliche Aufwand, der ansonsten zu betreiben wäre, auf ein vertretbares Maß redzieren.

Vereinsmitglieder sollten hierüber Ihre Vorstandschaft, auch ggf. ergänzend eingeschaltete Steuer- und Lohnabrechnungsbüros, informieren.

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