05.05.2011 | Versicherungen & Beiträge

DEÜV-Meldeverfahren: Papier-Fehlerrückmeldungen entfallen

Zum 31.5.2011 kommt ein Abschied für immer: Es wird dann für die Arbeitgeber bzw. Entgeltabrechner keine Papierrückmeldungen mehr im DEÜV-Meldeverfahren geben.

Permanente Änderungen in den Verfahren zum elektronischen Datenaustausch setzen das gesamte System unter Druck: Zunehmend entsteht der Eindruck, dass die Technik nicht mehr mitkommt. Trotzdem steht die nächste Änderung bereits in Kürze an. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat zur Genehmigung der Datengrundsätze als Auflage darauf bestanden, dass die Arbeitgeber bereits ab 1.6.2011 nicht mehr die Papierform im Fehlerrückmeldeverfahren auswählen dürfen.

BMAS schaltet den Turbo ein: Aus für die Papierrückmeldungen

Die Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung zur Sozialversicherung wurden vom Ministerium in der Fassung ab 1.6.2011 nur unter einer entsprechenden Auflage genehmigt. Im Ergebnis sind nun bereits ab diesem Zeitpunkt Änderungen bei den Verarbeitungsprotokollen zu beachten.

Abschied von der Papierrückmeldung: Wie funktioniert es nun?

Zum Glück sind die meisten Verarbeitungsprotokolle problemlos, d. h. die übermittelten Daten sind fehlerfrei verarbeitet worden und die enthaltenen Meldungen wurden an die betreffende Krankenkasse weitergeleitet. Werden aber Fehler festgestellt, weil eine oder mehrere Meldungen nicht verarbeitet werden konnten, erhält der Absender der Daten eine Fehlerrückmeldung. Dies kann auf verschiedene Weise erfolgen, die Auswahl erfolgt über bestimmte Buchstaben-Kennzeichen.

Ab 1.6.2011 sind nur noch die Kennzeichen "J" (= Fehlerrückmeldung per E-Mail) und "K" (= Kommunikationsserver)zulässig. Besonders vorteilhaft ist die Verwendung des Kennzeichens "K", da dann die Rückmeldung direkt über den Kommunikationsserver der betreffenden Datenannahmestelle in das Entgeltabrechnungsprogramm des Arbeitgebers einfließt. Dessen Software fordert dann zur Überprüfung und Berichtigung des Fehlers auf. Auf diese Weise ist die Bearbeitung eines Fehlers deutlich komfortabler als bei der E-Mail-Variante. Nicht mehr zulässig ist ab Juni 2011 das Kennzeichen "N", bei dem (nur noch bis Ende Mai 2011) die Rückmeldung mit der "gelben Post" in Papierform erfolgt. Zahlreiche Hersteller zertifizierter Entgeltabrechnungsprogramme haben bereits eine der zulässigen Optionen ab Juni 2011 fix in ihre Programme integriert (Software-Update, meist Verwendung der Option "K"). Nur bei wenigen Softwareherstellern können bzw. müssen sich die Entgeltabrechner optional für eines der zulässigen Rückmeldeverfahren entscheiden.

Ausnahme "Notfall": Papiermeldungen im "Ersatzverfahren"

Das sog. "Ersatzverfahren" läuft unverändert weiter. Wird die Rückmeldung vom Kommunikationsserver (Kennzeichen "K") gewählt, die Fehlermeldung aber nicht innerhalb von 40 Tagen vom Kommunikationsserver abgeholt, gibt es weiterhin eine Rückmeldung auf Papier. Dies dürfte aber der absolute Ausnahmefall sein, da die zertifizierten Entgeltabrechnungsprogramme grundsätzlich regelmäßig die Fehlermeldungen automatisch abfordern.

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