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Datenaustausch Zahlstellen - Krankenkassen: Das Chaos regiert

Ganz und gar nicht rund läuft das neue Verfahren im elektronischen Datenaustausch für Betriebsrenten. Nicht endender Mehraufwand lässt Arbeitgeber und Kassen verzweifeln.

Der Einführung neuer IT- Verfahren scheint in Deutschland weiterhin wenig Glück beschieden. Die Probleme bei der LKW-Maut, der elektronischen Gesundheitskarte und ELENA lassen annehmen, dass kaum ein Großprojekt so richtig rund an den Start gehen will. Eindrucksvoll unter Beweis stellt dies aktuell das Verfahren zum elektronischen Datenaustausch zwischen den sog. "Zahlstellen" und den Krankenkassen. Betroffen sind überwiegend Arbeitgeber und Versorgungseinrichtungen, die Betriebsrenten und Pensionsleistungen auszahlen. Solche rentenähnlichen Einnahmen sind grundsätzlich als sogenannte "Versorgungsbezüge" beitragspflichtig zur Kranken- und Pflegeversicherung. Die Zahlstellen melden der zuständigen Krankenkasse insbesondere den Beginn und das Ende sowie Änderungen von Versorgungsbezügen.

Flut von Fehlermeldungen: Abweichende Datenbestände

Der elektronische Datenaustausch für alle in diesem Zusammenhang stehenden Meldungen existiert bereits seit 1.1.2009. Zunächst unter freiwillige Nutzung gestellt, ist die Teilnahme nun seit 1.1.2011 ausnahmslos verpflichtend. Und so nahm das Problem seinen Lauf. Denn trotz des jahrelangen Vorlaufs waren nicht alle Datenannahmestellen zum 1.1.2011 auf die eintreffende Flut von Meldungen eingestellt. Betroffene Unternehmen beklagen, dass es extreme Qualitätsmängel in dem Verfahren gibt. So können etwa viele Rückmeldungen der Annahmestellen beim Arbeitgeber nicht maschinell verarbeitet werden, da es Probleme mit archivierten Daten in den Rückmeldungen gibt. Die Ursache liegt in abweichenden Datenbeständen: Die Krankenkassen haben in ihren Datenbanken gar nicht alle bisherigen Papiermeldungen gespeichert. So kommt es fast zwangsläufig zu Fehlermeldungen aufgrund nicht zueinander passender Daten.

Bestandsabgleich: Alle Versäumnisse werden sichtbar

Verunsicherung entsteht auch durch einen unterschiedlichen Umgang mit dem Bestandsabgleich: Ein Datenvergleich über alle Daten jeder Zahlstelle kann von den Krankenkassen in eigener Zuständigkeit durchgeführt werden. Der Zeitpunkt der Abgabe dieser Meldungen ist zwischen der Zahlstelle und der Krankenkasse zu vereinbaren. Viele, aber eben nicht alle Kassen nutzen den Zeitpunkt 1.1.2011 zur Durchführung eines solchen Datenabgleichs. Bei diesem schlagen natürlich alle vorgenannten Versäumnisse der Vergangenheit negativ auf. Und da die Zahlstellen regelmäßig mit einer Vielzahl von Kassen zu tun haben, sorgt deren uneinheitliche Vorgehensweise nicht gerade für Transparenz.

Zuordnungsprobleme: Untaugliche Nummer als Ordnungsmerkmal

Wenn ein automatischer Datenabgleich durchgeführt wird, kann allein schon eine unterschiedliche Ver- bzw. Bearbeitungsreihenfolge der Partner zu unnötigen Fehlermeldungen, Rückfragen und Irritationen führen. Ein grundsätzliches Übel ist jedoch, dass häufig nicht einmal die Zuordnung der Daten zum richtigen Mitglied gelingt. Denn "aus datenschutzrechtlichen Gründen" ist statt der der allgemein bekannten Rentenversicherungsnummer nur die Krankenversichertennummer als Ordnungsmerkmal zugelassen. Doch diese Nummer ist den Zahlstellen oft gar nicht bekannt, außerdem ändert sie sich zu häufig - z. B. bei jedem Kassenwechsel und meist auch bei Kassenfusionen.

Testbetrieb mit "sauberen" Daten - Echtbetrieb mit "echten" Daten

Warum fallen solche Defizite erst auf, wenn es zu spät ist? Für besonderes Stirnrunzeln sorgt die Tatsache, dass es hier um ein seit zwei Jahren eingesetztes Verfahren handelt, an dem (freiwillig) teilgenommen werden konnte. Auf Nachfrage verweist Claudia Widmaier, Sprecherin des GKV-Spitzenverbands Bund, auf die Testverfahren: "Da in den Tests mit "sauberen" Daten gearbeitet wird, tauchen im Echtbetrieb Fallkonstellationen auf, die in den Tests nicht berücksichtigt werden konnten. Die Kassen arbeiten mit Hochdruck daran, die differenten Daten zu bereinigen, was allerdings für Kassen wie für Arbeitgeber sehr viel Arbeit bedeutet und Zeit kostet. Die aufgetretenen Probleme resultieren hauptsächlich aus den sehr unterschiedlichen Datenbeständen bei den Kassen und Arbeitgebern bzw. Zahlstellen, die nur durch manuelle Sachbearbeitung zu bereinigen sind."

Unrealistische Testverfahren: Verfahren scheitert an der Realität

Es ist unrealistisch - schlicht kaum zu glauben - dass bei den Tests im Vorfeld nur mit sauberen Daten getestet wurde. Ein realistischer "Stresstest" für neue IT-Programme sieht anders aus. Schade, denn statt der Software setzt man nun die Mitarbeiter der Krankenkassen und die Entgeltabrechner unter Stress. Testläufe, die an der Lebenswirklichkeit vorbei gehen, helfen Praktikern gar nichts. Gilt inzwischen auch für die GKV-Datenkonzepte das böse Wort der Bananen-Software, die "erst beim Kunden richtig reift"? Trauriger Fakt ist, dass das Verfahren bei kaum einer Krankenkasse richtig rund läuft. Erfahrene Experten schätzen, dass sich die unbefriedigende Situation wohl frühestens zum Jahresende 2011 hin bessern wird.

Hoffnung für die Zukunft: Optimales Projektmanagement

Immerhin scheinen die Beteiligten aus den Defiziten gelernt zu haben. Insider berichten, seitens der Akteure sei künftig die Installation eines Projektmanagements geplant, mit dessen Hilfe vergleichbare Vorhaben künftig besser durchdacht, geplant und getestet werden sollen. Dies erscheint dringend nötig: Neue, mit wirklich heißer Nadel gestrickte Meldeverfahren stehen schon vor der Tür. Der Sozialausgleich lässt grüßen. Worst case droht hier ein Blackout schon zum Start. Die Software-Programmierer der GKV waren um ihren Job noch nie zu beneiden. Doch derzeit stehen sie heftiger denn je unter Druck und die Zeichen auf Sturm: Mit den Verfahren für Zahlstellen und für Entgeltersatzleistungen kriselt es noch bei gleich zwei realisierten Projekten, während bereits beim nächsten kurzfristigen Mammutprojekt ein heftiger Erfolgszwang existiert. Doch für das Projekt Sozialausgleich 2012 dürfte das geplante Projektmanagement angesichts der knappen Zeit wohl kaum mehr helfen können.

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