Melde- und Beitragsnachweisverfahren (automatisiertes)

Zusammenfassung

Begriff

Die Meldungen und die Beitragsnachweise der Arbeitgeber sind per Datenübertragung oder durch systemgeprüfte Ausfüllhilfen an die Datenannahmestelle der zuständigen Einzugsstelle zu übermitteln. Das automatisierte Melde- und Beitragsnachweisverfahren zwischen Arbeitgebern, Rechenzentren und Arbeitgebern und den beteiligten Krankenkassen setzt voraus, dass die

• Beitragsberechnung,
• meldepflichtigen Tatbestände,
• Meldungen und
• Beitragsnachweise

durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder systemgeprüften Ausfüllhilfen ausgelöst und erstellt werden.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Sozialversicherung: Nach § 28f SGB IV hat der Arbeitgeber der Einzugsstelle einen Beitragsnachweis 2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge durch Datenübertragung zu übermitteln.

Die Beitragsnachweis-Datensätze sind nach §§ 26 i. V. m. §§ 19, 20 DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) durch Datenübertragung mittels zugelassener systemgeprüfter Programme oder Ausfüllhilfen zu übermitteln. Der Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung ist in den GR v. 23.3.2017 beschrieben.

1 Voraussetzungen für die Erstattung von Meldungen und Beitragsnachweisen im automatisierten Verfahren

Voraussetzung für die Erstattung von Meldungen und Beitragsnachweisen im automatisierten Verfahren ist, dass

• die Stammdaten bei der Datenerfassung, spätestens jedoch jeweils vor der monatlichen Abrechnung, maschinell auf Zulässigkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft und als fehlerhaft erkannte Daten protokolliert und nicht in die Entgeltunterlagen übernommen werden,
• Daten nur übermittelt werden, wenn dem Arbeitgeber die melderelevanten persönlichen Daten des Beschäftigten vorliegen,
• die Fehlzeiten maschinell verwaltet werden,
• alle Tatbestände, die zu einer Unterbrechung der sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung führen, maschinell verwaltet werden,
• die SV-Tage maschinell ermittelt werden,
• Rückrechnungen/Beitragskorrekturen mindestens bis zum April des Vorjahres programmgesteuert erfolgen,
• nach Korrekturen von Entgelten oder abrechnungsrelevanten Stammdaten im Zeitrahmen der Rückrechnungstiefe und von Märzklausel-Fällen bereits abgerechnete Monate (auch Monate, in denen einmalig gezahltes Arbeitsentgelt gewährt wurde) automatisch aufgerollt werden,
• alle melderelevanten Daten aus maschinell geführten Entgeltunterlagen entnommen werden,
• alle Meldetatbestände maschinell erkannt werden,
• alle Meldungen, Beitragsnachweise, Anträge und Bescheinigungen maschinell ausgelöst, vollzählig erstattet und dokumentiert werden,
• vor Erstattung der Meldungen, Beitragsnachweise, Anträge und Bescheinigungen die darin enthaltenen Stamm- und Abrechnungsdaten maschinell auf Zulässigkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft sind,
• als fehlerhaft erkannte Meldedaten protokolliert und nicht übermittelt werden und
• entgegengenommene Meldungen, Anforderungen und Bescheinigungen maschinell verarbeitet und dokumentiert werden sowie die sich daraus ergebenden systemseitigen Folgeprozesse umgesetzt werden.

Für die Beurteilung einer ordnungsgemäßen Abwicklung der Entgeltabrechnung sind die Regelungen der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) maßgebend. Für die Berechnung der Beiträge gilt der erste Abschnitt der BVV.

1.1 Systemuntersuchung

Die konkreten Inhalte der Systemuntersuchung werden von der ITSG in Zusammenarbeit mit den Spitzenorganisationen der Sozialversicherung abgestimmt. Die inhaltlichen Anforderungen an die Systemuntersuchung werden in einem durch die ITSG erstellten Pflichtenheft festgelegt.

Bei der Systemprüfung der Abrechnungsprogramme werden die Beitragsberechnung und Beitragsabrechnung sowie die Ermittlung und Übermittlung der Meldedaten und der Beitragsnachweise nach den Vorgaben des Pflichtenhefts und anhand gemeinsamer Testaufgaben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung geprüft.

Die Entgeltabrechnungsprogramme müssen mindestens die in der Anlage 9 des Rundschreibens zum Gemeinsamen Meldeverfahren zur Sozialversicherung^[1] sowie die in den einzelnen Fachverfahren festgelegten Fehlerprüfungen in den jeweils geltenden Fassungen umsetzen.

[1] GR v. 29.6.2016 i. d. F. v. 4.3.2021.

1.2 Zertifizierung

Nach erfolgreicher Systemprüfung erhält der Software-Ersteller einen Bescheid über den erfolgreichen Abschluss der Systemuntersuchung sowie das GKV-Zertifikat "systemuntersucht" und auch eine Produkt Modifikations-Identnummer (Prod-MOD-ID), die ein Jahr lang – bis zur nächsten Prüfung – gültig ist. Die Datenannahmestellen der Sozialversicherungsträger überprüfen diese Nummer. Ist die Version nicht mehr gültig, werden die Meldungen abgewiesen.

1.3 Ausfüllhilfen

Sofern der Arbeitgeber oder sein Steuerberater kein Entgeltabrechnungsprogramm einsetzt, das zur maschinellen Übermittlung von Meldungen und Beitragsnachweisen zugelassen ist, ist eine Übermittlung von elektronischen Meldungen an die Datenannahmestelle nicht möglich. Es besteht aber die Möglichkeit, alternativ mit einer zugelassenen Ausfüllhilfe, maschinell manuell erfasste Meldungen und Beitragsnachweise zu übermitteln. Die inhaltlichen Anforderungen an eine A...