Melde- und Beitragsnachweisverfahren (automatisiertes)

Zusammenfassung

 

Begriff

Die Meldungen und die Beitragsnachweise sind per Datenübertragung zu übermitteln. Das automatisierte Melde- und Beitragsnachweisverfahren zwischen Arbeitgebern, Rechenzentren und Arbeitgebern und den beteiligten Krankenkassen setzt voraus, dass die

  • Beitragsberechnung,
  • meldepflichtigen Tatbestände,
  • Meldungen und
  • Beitragsnachweise

durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder systemgeprüften Ausfüllhilfen ausgelöst und erstellt werden.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Sozialversicherung: Nach § 28f SGB IV hat der Arbeitgeber der Einzugsstelle einen Beitragsnachweis 2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge durch Datenübertragung zu übermitteln.

Die Beitragsnachweis-Datensätze sind nach §§ 26 i. V. m. 18 DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung ) durch Datenübertragung mittels zugelassener systemgeprüfter Programme oder maschineller Ausfüllhilfen zu übermitteln. Der Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung sind in den GR v. 23.3.2017 beschrieben.

1 Voraussetzungen für die Erstattung von Meldungen und Beitragsnachweisen im automatisierten Verfahren

Voraussetzung für die Erstattung von Meldungen und Beitragsnachweisen im automatisierten Verfahren ist, dass

  • die Stammdaten bei der Datenerfassung, spätestens jedoch jeweils vor der monatlichen Abrechnung, maschinell auf Zulässigkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft und als fehlerhaft erkannte Daten protokolliert und nicht in die Entgeltunterlagen übernommen werden,
  • Daten nur übermittelt werden, wenn dem Arbeitgeber die melderelevanten persönlichen Daten des Beschäftigten vorliegen,
  • die Fehlzeiten / SV-Unterbrechungen maschinell verwaltet werden,
  • die SV-Tage maschinell ermittelt werden,
  • Rückrechnungen/Beitragskorrekturen mindestens bis zum April des Vorjahres programmgesteuert erfolgen,
  • nach Korrekturen von Entgelten oder abrechnungsrelevanten Stammdaten im Zeitrahmen der Rückrechnungstiefe und von Märzklausel-Fällen bereits abgerechnete Monate (auch Monate, in denen einmalig gezahltes Arbeitsentgelt gewährt wurde) automatisch aufgerollt werden,
  • alle melderelevanten Daten aus maschinell geführten Entgeltunterlagen entnommen werden,
  • alle Meldetatbestände maschinell erkannt, alle Meldungen maschinell ausgelöst, vollzählig erstattet und dokumentiert werden,
  • vor Erstattung der Meldungen und Beitragsnachweise die darin enthaltenen Stamm- und Abrechnungsdaten maschinell auf Zulässigkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft sind,
  • als fehlerhaft erkannte Meldedaten protokolliert und nicht übermittelt werden.

Für die Beurteilung einer ordnungsgemäßen Abwicklung der Entgeltabrechnung sind die Regelungen der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) maßgebend. Für die Berechnung der Beiträge gilt der erste Abschnitt der BVV.

1.1 Systemprüfung

Bei der Systemprüfung der Abrechnungsprogramme werden die Beitragsberechnung und Beitragsabrechnung sowie die Ermittlung und Übermittlung der Meldedaten und der Beitragsnachweise nach den Vorgaben des Pflichtenheftes und anhand gemeinsamer Testaufgaben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung geprüft.

Die Entgeltabrechnungsprogramme müssen mindestens die in der Anlage 9 des Gemeinsames Meldeverfahren zur Sozialversicherung (GR v. 29.6.2016) in der jeweils geltenden Fassung aufgeführten Prüfungen umsetzen.

1.2 Zertifizierung

Nach erfolgter Systemprüfung erhält der Software-Ersteller einen Bescheid über den erfolgreichen Abschluss der Systemuntersuchung und gleichzeitig das GKV-Zertifikat "systemuntersucht". Auch Betriebe, die zwar mit einem systemgeprüften Programm arbeiten aber noch nicht zertifiziert sind, müssen sich für die Datenübertragung einmalig beim Trust-Center der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) registrieren lassen. Man spricht hier auch von der "Zertifizierung". Der Antrag auf die Registrierung ist im Zusatzmodul Dakota enthalten und kann darin maschinell befüllt und ausgedruckt werden.

1.3 Ausfüllhilfen

Sofern der Arbeitgeber oder sein Steuerberater kein Entgeltabrechnungsprogramm einsetzt, das zur maschinellen Übermittlung von Meldungen und Beitragsnachweisen zugelassen ist, ist eine Übermittlung von elektronischen Meldungen an die Datenannahmestelle nicht möglich. Gemeinsam mit der Informationstechnischen Servicestelle der "Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG)" haben die Krankenkassen deshalb eine elektronische Ausfüllhilfe entwickelt: "sv.net". Diese Ausfüllhilfe unterstützt die Betriebe dabei, ihre Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise bei einer manuellen Entgeltabrechnung oder in besonderen Fällen, z. B. wenn eine maschinelle Meldung nicht mehr von dem Entgeltabrechnungsprogramm maschinell korrigiert werden kann, manuell zu erfassen und sicher elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Die Anwendung steht in den Varianten "sv.net/classic" (Software für PC-Installation) und "sv.net/online" (internetbasierende Online-Anwendung) zur Verfügung.

Selbstverständlich werden auch noch von anderen Anbietern zertifizierte Ausfüllhilfen angeboten.

1.4 Verschlüsselung mittels "Dakota"

Die Sicherheit während der Übertragung de...

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