Sofern der Arbeitgeber oder sein Steuerberater kein Entgeltabrechnungsprogramm einsetzt, das zur maschinellen Übermittlung von Meldungen und Beitragsnachweisen zugelassen ist, ist eine Übermittlung von elektronischen Meldungen an die Datenannahmestelle nicht möglich. Es besteht aber die Möglichkeit, alternativ mit einer zugelassenen Ausfüllhilfe, z. B. dem SV-Meldeportal, manuell erfasste Meldungen und Beitragsnachweise maschinell zu übermitteln. Die inhaltlichen Anforderungen an eine Ausfüllhilfe werden in einem durch die ITSG erstellten Pflichtenheft festgelegt. Änderungen oder Erweiterungen des Pflichtenheftes bedürfen der vorherigen Zustimmung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung.
Arbeitgeber, die keine Entgeltabrechnungssoftware einsetzen, können z. B. mit der Ausfüllhilfe SV-Meldeportal Meldungen und Beitragsnachweise zur Sozialversicherung auf dem vorgeschriebenen elektronischen Weg verschlüsselt übermitteln.
Neben dem SV-Meldeportal werden auch noch von anderen Anbietern zertifizierte Ausfüllhilfen angeboten.
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