Reihenfolge am selben Tag eingereichter Gesellschafterlisten

Mehrere gleichzeitig eingereichte Gesellschafterlisten sind vom Registergericht in chronologischer Reihenfolge in den Registerordner aufzunehmen.

Hintergrund

Im Zuge verschiedener Veränderungen in den Beteiligungsverhältnissen einer GmbH übermittelte der beurkundende Notar verschiedene Gesellschafterlisten mit der Bitte um Hinterlegung in einer bestimmten Reihenfolge an das Registergericht. Das Registergericht hinterlegte diese Gesellschafterlisten jedoch in einer abweichenden Reihenfolge. Daraufhin beantragte der Notar, die Listen entweder neu zu ordnen oder sie vollständig aus dem Handelsregister zu löschen, sodass er sie erneut einreichen könne. Nachdem das Registergericht diesem Antrag nicht nachkam, erhob der Notar Beschwerde. Über diese Beschwerde hatte zuletzt das OLG Düsseldorf zu entscheiden.

Der Beschluss des OLG Düsseldorf vom 18.03.2019, Az. 3 Wx 53/18

Die Beschwerde des Notars war erfolgreich. Das OLG Düsseldorf führte aus, dass mehrere, am gleichen Tag eingereichte Gesellschafterlisten im Handelsregister in chronologischer Reihenfolge zu hinterlegen sind. Dies gelte umso mehr, wenn der einreichende Notar eine bestimmte Reihenfolge vorgebe.

Anmerkung

Wenn in Bezug auf die Gesellschafter oder die Geschäftsanteile einer GmbH Veränderungen eintreten (z.B. Gesellschafterwechsel, Namens- oder Anschriftswechsel beim Gesellschafter, Teilung oder Zusammenlegung von Geschäftsanteilen, Schaffung neuer oder Einziehung bestehender Geschäftsanteile), ist unverzüglich eine entsprechend geänderte Gesellschafterliste beim elektronischen Handelsregister einzureichen (§ 40 GmbHG). Hierfür zuständig sind entweder die Geschäftsführer der GmbH oder – wenn an den Veränderungen ein Notar mitgewirkt hat – der Notar. Folgen verschiedene Veränderungen aufeinander (erfolgt z.B. zunächst eine Teilung von Geschäftsanteilen und wird dann einer der durch Teilung entstandenen Geschäftsanteile abgetreten), sind entsprechend mehrere Gesellschafterlisten einzureichen. Dies gilt selbst dann, wenn zwischen den Veränderungen jeweils nur wenige (logische) Sekunden liegen.

Grund hierfür sind die rechtlichen Wirkungen, die an die Gesellschafterliste geknüpft sind: denn nur derjenige, der in die zuletzt beim Handelsregister hinterlegte Gesellschafterliste eingetragen ist, gilt im Verhältnis zur Gesellschaft als Gesellschafter und damit als Träger der Gesellschafterrechte (§ 16 GmbHG). Daher ist es von besonderer Bedeutung, dass die zuletzt hinterlegte Gesellschafterliste auch dem aktuellen Stand entspricht und es insofern nicht zu Abweichungen kommt; andernfalls ist gegebenenfalls jemand als Gesellschafter ausgewiesen, der diese Stellung schon verloren hat. Auch mit Blick auf zukünftige Veräußerungen des Unternehmens ist es wichtig, dass die hinterlegten Gesellschafterlisten ein konsistentes Bild bieten. Denn ein Unternehmenserwerber prüft regelmäßig die lückenlose Nachvollziehbarkeit der Eigentumsverhältnisse und greift dabei üblicherweise auf die Gesellschafterlisten zurück.

Aus diesem Grunde gilt: bei jeder Veränderung bei den Gesellschaftern oder Geschäftsanteilen einer GmbH ist eine geänderte Gesellschafterliste zum elektronischen Handelsregister einzureichen. Wenn mehrere Veränderungen aufeinanderfolgen, sollte außerdem im Sinne der Klarheit und Nachvollziehbarkeit darauf geachtet werden, dass die entsprechenden Gesellschafterlisten in der richtigen Reihenfolge im elektronischen Handelsregister hinterlegt werden. Um dies sicherzustellen, bietet es sich an, entweder in einem begleitenden Schreiben an das Registergericht die Reihenfolge festzulegen (wie im vom OLG Düsseldorf entschiedenen Fall), in den Gesellschafterlisten selbst die zeitliche Reihenfolge deutlich zu machen (z.B. durch Bezeichnung als „Liste 1“, „Liste 2“ usw. oder Uhrzeitangabe) oder aber mit der Einreichung der jeweils nachfolgenden Liste zu warten, bis die vorherige hinterlegt ist.