09.02.2015 | Wiedereinsetzung in den vorigen Stand

Fristsache zu Unrecht als erledigt gekennzeichnet - Tücken des elektronischen Fristenkalender

Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Die allabendliche Ausgangskontrolle fristgebundener Anwaltsschriftsätze mittels Abgleichs mit dem Fristenkalender dient nicht allein dazu, zu überprüfen, ob sich aus den Eintragungen noch unerledigt gebliebene Fristsachen ergeben. Geprüft werden muss auch, ob Streichungen zu Recht erfolgten.

Die Ausgangskontrolle hat auch den Zweck festzustellen, ob möglicherweise in einer bereits als erledigt vermerkten Fristsache die fristwahrende Handlung noch aussteht.

Wurden Fristen zu Recht gestrichen?

Um das Überprüfen der Erledigung fristwahrender Maßnahmen  sicherzustellen, sind Fristenkalender so zu führen, dass auch eine gestrichene Frist noch erkennbar und bei der Endkontrolle überprüfbar ist.

Das ist nach Ansicht des BGH auch bei einer elektronischen Kalenderführung erforderlich, denn ihre Überprüfungssicherheit sie darf nicht hinter der manuell geführter Fristenkalender zurückbleiben.

Schriftsatz versehentlich in normale Ausgangspost gelegt 

In dem fraglichen Fall hatte eine Anwältin eine Berufungsbegründungsfrist versäumt und namens ihres Mandanten Wiedereinsetzung in den vorigen Stand beantragt. Zur Begründung ihres Antrags hat sie angeführt und glaubhaft gemacht,

  • die seit mehreren Jahren in der Kanzlei ihres Prozessbevollmächtigten beschäftigte Mitarbeiterin,
  • die bislang äußerst sorgfältig und fehlerfrei gearbeitet habe,
  • habe die im elektronisch geführten Fristenkalender ordnungsgemäß eingetragene Berufungseinlegungsfrist
  • bei der ihr aufgetragenen Löschung zweier anderer Fristen unzutreffend als erledigt gekennzeichnet.

Anweisungen zur Fristenkontrolle missachtet

Dabei habe sie die in der Kanzlei geltenden allgemeinen Anweisungen zur Fristenkontrolle missachtet.

  • Danach dürfe eine Notfrist erst gelöscht werden,
  • wenn diese tatsächlich erledigt sei,
  • also entweder beim Gericht eingereicht
  • und dies in einem von der zuständigen Mitarbeiterin zu unterzeichnenden Vermerk bestätigt worden sei
  • oder wenn ein Schriftsatz per elektronischem Gerichtspostfach übermittelt
  • und das Empfangsbekenntnis ausgedruckt und zur Akte genommen worden sei.

Im Bereich der Ausgangspost werde eine „Rotmappe“ für Eil- und Fristensachen geführt. In diese Mappen würden die Schriftsätze in ablaufenden Notfristen einsortiert, so dass diese nochmals optisch gesondert sichtbar seien.

Vorzeitige Streichung der Frist für unschädlich gehalten

Die zuständige Kanzleimitarbeiterin habe die vorzeitige Streichung der Frist für unschädlich gehalten, da ihr bekannt gewesen sei, dass der Schriftsatz schon unterschriftsreif erstellt gewesen sei und sie beabsichtigt habe, ihn am selben Tag noch bei Gericht abzugeben.

Beim Sortieren der Ausgangspost am Nachmittag habe sie dann aber die inzwischen unterzeichnete Berufungsschrift nicht in die „Rotmappe“ für Eil- und Fristsachen einsortiert, sondern zur regulären Post gelegt.

Diese dann aber infolge erheblichen Arbeitsanfalls am Tag des Fristablaufs nicht zum Gericht gebracht, weil sich nur wenige Schriftstücke in der Ausgangspost befunden hätten.

Hierbei habe sie übersehen, dass sich darunter auch die in der vorliegenden Sache gefertigte Berufungsschrift befunden habe.

Allabendlicher Komplettabgleich erforderlich

Das reichte dem BGH nicht aus. Zwar sei es bei dem konkret verwendeten elektronischen Fristenkalender technisch durchaus möglich, im Fall eines ordnungsgemäßen allabendlichen Abgleichs der Post mit den Kalendereinträgen diejenigen Fristen aufzudecken, die zu Unrecht als erledigt gekennzeichnet worden sind.

Keine ordnungsgemäße Ausgangskontrolle

„Dazu hätte es allerdings der für eine ordnungsgemäße Ausgangskontrolle unverzichtbaren, in der Kanzlei des Klägervertreters allerdings nicht praktizierten Handhabung bedurft, sämtliche für den jeweiligen Tag eingetragenen Fristsachen (auch diejenigen, in denen die Fristen als erledigt bezeichnet worden sind) am Ende des Arbeitstages anhand der Ausgangspost (und gegebenenfalls der Akten) darauf zu überprüfen, ob sich die in diesen Sachen zu erstellenden Schriftsätze in der für Eil- und Fristsachen bestimmten „Rotmappe“ oder – falsch einsortiert – in der regulären Post, befinden, beziehungsweise ob sie – gemäß dem in den Akten befindlichen Erledigungsvermerk – bereits zu einem früheren Zeitpunkt abgesandt worden sind“, befand das Gericht.

Organisatorische Vorkehrungen für alle Schriftstücke nötig

Der Rechtsanwalt, der gesonderte Mappen für eilbedürftige Post führt, muss laut Richterspruch, um eine wirksame Endkontrolle zu schaffen, auch geeignete organisatorische Vorkehrungen dagegen treffen, dass von dem Abgleich mit dem Fristenkalender solche Schriftstücke ausgenommen werden, die versehentlich in die reguläre Post gelangt sind.

(BGH, Beschluss vom 4.11.2014, VIII ZB 38/14).

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Schlagworte zum Thema:  Wiedereinsetzung in den vorigen Stand, Wiedereinsetzung, Frist

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