12.09.2016 | Top-Thema Besonderes elektronisches Anwaltspostfach

Weitere Bearbeitung in der Kanzlei

Kapitel
Welche Vorgehensweise verbirgt sich hinter Ihrer Tür?
Bild: Michael Bamberger

Wie geht es weiter nach Eingang von Nachrichten und Akten in dem Postfach? Wie sieht die Weiterbearbeitung aus?

Wie auch bei E-Mail-Systemen möglich, kann auf die im beA-Postfach eingegangenen Nachrichten unmittelbar geantwortet werden. Ferner besteht die Möglichkeit, die Nachrichten zu bearbeiten und weiterzuleiten.

Eine Weiterleitung unmittelbar an die Mandantschaft ist aber leider nicht möglich, da die Mandanten vom Gesetzgeber nicht als mögliche Nutzer bzw. Adressaten in die Kommunikation über das beA einbezogen wurden. Sofern eine Nachricht an die Mandantschaft weitergeleitet werden soll, ist es also zunächst erforderlich, diese in das kanzleiinterne System zu exportieren und dann per E-Mail oder ausgedruckt per Post zu versenden. Der Export in das eigene System ist problemlos möglich und wird – sofern der Zugang zum beA über die Kanzleisoftware erfolgt – aller Voraussicht nach automatisch erfolgen.

Dieser Export und die Speicherung im eigenen System werden von der BRAK auch empfohlen, da das beA nicht als Nachrichtenarchiv dienen soll. Dies ist nach Mitteilung der BRAK schon aus Kapazitäts- und Kostengründen nicht möglich. Es sollen daher nach Inbetriebnahme des beA von der BRAK auch Fristen festgelegt werden, nach deren Ablauf die Nachrichten automatisch in den Papierkorb verschoben und anschließend gelöscht werden.

Abgabe eines Empfangsbekenntnisses

Das Erfordernis, den Zugang gerichtlicher Verfügungen mittels Empfangsbekenntnisses förmlich zu bestätigen, wird auch nach Einführung des beA nicht entfallen.

Allerdings wird es nach dem gesetzgeberischen Willen erst ab 2018 möglich sein, ein elektronisches Empfangsbekenntnis abzugeben. Dieses soll dergestalt erfolgen, dass das Gericht zusammen mit dem zuzustellenden Schriftstück einen Datensatz an den Rechtsanwalt übersendet. Er fügt dem Datensatz das Zustelldatum hinzu und sendet dieses elektronische Empfangsbekenntnis an das Gericht zurück. Dort erfolgt im gerichtlichen IT-System eine automatische Auswertung des Datensatzes. Das elektronische Empfangsbekenntnis soll also insbesondere die Arbeitsabläufe bei Gericht vereinfachen und beschleunigen, indem es nicht mehr notwendig ist, das Empfangsbekenntnis als Textdokument manuell auszuwerten und die Zustelldaten im IT-System des Gerichts einzutragen.

Darüber hinaus erleichtert das elektronische Empfangsbekenntnis die Fristenkontrolle in der Anwaltskanzlei. Über die Kanzleisoftware kann das Datum der Zustellung automatisch registriert und mit der entsprechenden Frist verknüpft werden. Fristversäumnisse infolge manueller Übertragungsfehler im Fristenkalender lassen sich dadurch vermeiden.

Bis zur Einführung dieses elektronischen Empfangsbekenntnisses in 2018 kann das Empfangsbekenntnis in der bisherigen Form vom Gericht lediglich als Anhang dem zuzustellenden Schriftsatz beigefügt werden. Der Rechtsanwalt muss das Dokument dann ausdrucken, um es mit Zustelldatum zu versehen und zu unterzeichnen. Das so ausgefüllte Dokument kann dann entweder – wie bisher – als Fax oder per Post an das Gericht verschickt werden. Alternativ kann das Dokument gemäß § 174 Abs. 4 S. 2 ZPO n.F. auch eingescannt und qualifiziert elektronisch signiert über das beA an das Gericht zurückgesandt werden.

Schlagworte zum Thema:  Empfangsbekenntnis, Rechtsanwalt, Bundesrechtsanwaltskammer, Kanzlei, Kanzleimanagement, Besonderes elektronisches Anwaltspostfach, Elektronischer Rechtsverkehr

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